论检修企业如何对应收账款进行控制

[摘 要] 由于检修行业的特殊性,应收账款频繁复杂,应收账款一旦出现问题,将使企业面临严峻挑战,所以必须对应收账款进行有效控制,才能确保企业稳定健康发展。

[关键词] 检修行业 应收账款 有效控制

我所在的公司属于电气检修行业,是一个有着几十年历史的老牌国有企业。众所周知,检修行业的工作时间无法准确预计,各行各业由于种种原因会有突发性设备故障,或临时电路问题,所以我们接到的任务总是非常紧急,加班抢修是经常的事。复杂、零散的电气设备常常要求当天进厂当天就要修理返还,否则将影响客户生产任务,所以办理出门手续非常频繁。这一切都要求作业任务无论从下达作业票还是完工验收都要有一套精密的控制程序和制度,才能确保不出问题。

一、旧有管理制度的缺陷

过去,我们公司由于没有打开集团外部市场,只保障集团内部各单位的正常生产活动,所以检修任务不是特别饱和,管理上的小漏洞不足以体现,虽然有时发现有漏洞,但也容易补救,因而没有对整个管理体系进行改革。随着日益激烈的竞争,公司开始重视营销工作,不断拓展集团外部市场,大量各种各样的外部检修任务接踵而至,在对技术提出更高要求的同时也使原来的工程管理体系不再适合日益增多的工作任务,出现了一系列漏洞。比如,每天、每月、每年市场部向车间下达了多少个工号;哪些工号是现金结算,哪些是信用结算;哪些工号有合同,哪些没有;甚至是原有工号的分类名称也需重新定义……这些问题造成很大混乱,特别是当市场部领导变动时,无论财务部还是市场部本身都无法准确说明情况,使得一些款项无从查询或无法追回、坏账准备增加、应收账款流失等严重后果。

二、新制度的出台

针对这种情况,我们重新设计了从接收生产任务到组织工人施工、出厂登记、结算的整个流程。使问题从源头上得到了解决。主要体现在以下环节:

1.规范作业票的下达和传递

过去,我们并不要求作业票报送财务部,所以财务部对工号不是很清楚,无法确认与工号对应的回款情况。为强化财务部门管理控制的职能,改变了原先市场部直接下达作业票给车间的程序,要求市场部将作业票在下达车间前先报送财务部,并规范填写客户名称、施工内容、承揽人、接收时间等全部信息,所下工号不允许有重号、断号、跳号的现象,财务部审核无误后盖章确认,并留存一份。车间只有在看到财务部的盖章后方可施工。

2.及时登记电子账

财务部建立了工号电子账,每日及时录入,将所有与工号有关的信息全部录入,并定期装订作业票,对回款情况、开票情况、出门情况也及时录入,每个工号的档案一览无余。不但财务部建立了电子账,由于对车间进行了利润指标考核,车间也对所干的每个任务建立了明细账,何时入厂、何时出厂等均有记录。

3.严格出门备案制度

财务部对设备修理完毕出门时进行严格把关,要求市场部办理出门手续时必须经过财务部的审核,而不是像从前那样自行办理。财务部将市场部的出门证与作业票核对,并要求经办人员提供工程预算单、合同、验收报告三样资料,审核无误后在出门证上盖章,对没有付款的工号还须填开《回款担保书》,强制经营人员担保具体回款期限,否则将影响业绩考核。缺少任何一种资料将不予出门。最后在留存的作业票上标注出门情况,以防止重复出门、出门证内容有误等情况。车间只有在见到财务部的盖章后才允许市场部将设备拉走。

4.门卫严格审查出门证

门卫对出门证的内容进行严格把关,只有在见到财务盖章以后才可放行,并将当天的出门证在下班时交于财务部,财务部将出门证与对应的作业票抓对儿。这样,车间、财务部、门卫三方将整个出门过程牢牢控制住了。

5.客户分类

在扩大市场的过程中,不得不使用信用政策。客户信用政策虽然增加了市场份额,但使应收账款问题日益突显。应收账款的不断扩大,会给企业带来严峻后果。比如,收账成本随着时间的推移会不断增加,包括请客户吃饭、来回路费、领导变动风险、通货膨胀损失等等;另外,财务部也将提取高额的坏账准备,从而使利润减少;最要命的是,当应收账款问题无法及时解决时,企业资金链将出现问题,甚而影响到企业的生存。为确保款项及时收回,我们将客户进行了严格划分,分为大型国有企业、大型民营企业、中小型企业三类,对于前两类企业一般可以先将设备拉走,期后再付款,而中小型企业必须先付清款项方可拉运设备,特殊情况需总经理批准。每半年统计一次应收账款,并由财务部给公司领导、市场部下达通知单,告知应收款的状况,提请相关人员注意,效果比较理想。

6.定期与市场部核对账目

每月末,财务部统计当月工号完工情况、结算情况、出门情况等,与市场部对账,一旦发现不符,立刻查清原因。

这样,财务部门就对结算情况了如指掌,一年总共干了多少个工号,哪些工号已经结清,哪些工号只是部分结算,哪些工号根本没有结算。同时方便了对经营人员的考核。年底公司根据回款情况对经营人员考核,促使他们及时回款。

三、如何克服实施中的阻力

任何新制度在起用时都会或多或少遇到各种阻力,因为大家都不愿意重新适应变化。其实,我们在刚实施这套管理办法的时候,困难和阻碍是非常多的,特别是经营人员,他们已经习惯了过去的自由散漫。当财务部介入时,很有情绪,而且在整个过程中要求他们提供各种单据和证明,总是找借口,不是领导不在签不了字,就是时间紧迫来不及办理手续,为此,我们进行了大量的教育和培训,辅之以处罚,并且对经营部输入了新鲜血液,从车间公开招聘了一些年轻有活力的员工,使市场部的每个人都有了危机感。大约经过四个月的时间,这项制度便畅通无阻了!

应收账款管理是一个需要不断深化和总结的过程,以上仅就我们企业在应收账款方面的管理为读者进行了简要介绍,希望能对大家有所帮助。