《电子签名法》为电子档案管理提速

2004年8月28日，第十届全国人民代表大会常务委员会第十一次会议表决通过了《中华人民共和国电子签名法》，首次赋予电子签名具有与手写签字或者盖章同等的法律效力，同时承认电子文件与书面文书具有同等的效力。在互联网飞速发展的时代，越来越多的数字化经济行为和社会行为、政府行为迫切地需要有效的约束和保障。该法的表决通过，标志着我国首部“真正意义上的信息化法律”正式诞生，从而在法律上填补了空白。

一

电子签名虽然目前主要是在商务活动中使用，但随着政府部门信息化水平的不断提高，各种电子手段开始不断出现在政府的经济、社会事务管理活动中。同时由于在行政许可法中规定“行政许可申请可以通过信函……电子数据交换和电子邮件等方式提出。”“行政机关应当建立和完善有关制度，推行电子政务……方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请……”等依据，电子签名也同样将更多地出现在电子政务领域。

《电子签名法》颁布前，电子签名、数据电文由于缺乏法律的明文规定而处于一个尴尬的位置。这种情况直接阻碍了电子商务和电子政务的发展。而新法的出台，则扫清了法律障碍，消除了束缚的法律限制，对我国的电子商务和电子政务将起到极大的推动促进作用。《电子签名法》第三条规定“涉及停止供水、供热、供电等公用事业服务的文书除外”，这样就扩大了电子签名在公用事业中的应用范围。同时在第三十五条规定“国务院或者国务院规定的部门可以依据本法制定和其他社会活动中使用电子签名、数据电文的具体办法。”这就为电子政务的应用提供了法律的支持。而此前国务院办公厅颁布的《电子公文传输管理办法》是依据《国家行政机关公文处理办法》这一行政法规所制定。《电子签名法》颁布实施后，有了来自法律的直接授权，在保持与上位法一致的前提下，可制定具体的电子公文管理办法，则电子公文的法律效力也将得以确认。

二

从法律上讲，签名有两个功能：标识签名人和表示签名人对文件内容的认可。在电子文件上，无法进行传统的手写签名和盖章，就必须以电子技术手段代替，电子签名应运而生。同时因特网的飞速发展使数据电文的比重开始在各个领域逐渐上升。1995年美国犹他州颁布了《数字签名法》（Utah Digital Signature Act），这是全世界第一部全面确立电子商务运行规范的法律文件。紧接着，许多国家和地区纷纷出台自己的相关法律，迄今已有34个国家和地区制定了同类法律。其中影响较大的有联合国贸易法委员会1996年颁布的《电子商务示范法》和2000年的《电子签名统一规则》，欧盟的《电子签名统一框架指令》等。这些法律的及时制定有力地推动了各国信息产业的发展。

我国将于2005年4月1日起实行的《电子签名法》第二条规定“本法所称电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。本法所称数据电文，是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。”第十四条规定“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。”符合条件的电子文件终于与纸张文件具有了同等的法律效力，这也意味着任何阻挡技术发展进步的障碍，终将被新技术发展的力量破除。电子签名法律在各国的发展历程也充分说明了这一点。然而《电子签名法》的颁布，在意味着拓展IT技术的应用领域，电子商务和电子政务迎来巨大发展机遇的同时，也带来了风险和冲击。电子公文作为电子政务应用最为广泛的领域之一，直接给我们的工作提出了挑战。

三

应该说，档案部门在这方面确实在积极地准备。最近几年，随着全国档案信息化建设“十五”计划的实施，以国家档案局牵头，各省、自治区、直辖市等档案部门积极参与的信息化建设体制基本建立，并取得了显著的成绩。

在行政立法方面，2003年7月国家档案局6号令了《电子公文归档管理暂行办法》，这是根据国务院办公厅颁布的《电子公文传输管理办法》中提出的由国家档案行政管理部门制定电子公文归档工作相关法规的要求而制定的。国家档案局还制定了《电子文件归档与管理规范》。与此同时，还有许多技术标准与业务规范制定完成。比如深圳档案局承担完成的《电子邮件公文归档与管理规则》、《电子文件生命周期表》，浙江省档案局承担完成的《电子文件归档与电子档案管理项目》等，这些都是近两年取得的成果。

但是必须清醒地看到的是，目前我们的档案信息化标准规范建设中，还有许多亟待制定的法规和标准规范以及需要修正的地方。尤其是在《电子签名法》颁布实施以后，从法律上为我们提供了支持。因此，档案部门必须具有前瞻性地仔细研究《电子签名法》的主要内容，特别是涉及到电子签名、数据电文的有效性的条件，如法律规定的原件形式要求、文件保存要求、真实性的考虑因素、电子签名的可靠性认定条件以及法律责任（尤其是刑事、民事责任的认定和落实）等等，从而在相关的电子文件、电子档案的管理办法上做到与法律保持一致。

目前还存在着一些矛盾的问题需要解决。比如对于电子公文的定义没有统一的标准，《电子公文归档管理暂行办法》中规定的电子公文，与国家电子政务标准化总体组启动的《基于XML的电子公文格式规范》（注：XML―――Extensible Markup Language，中文译为“可扩展置标语言” ）给出的定义不一致。鉴于深圳已经颁布了有关电子公文交换的地方标准，《基于XML的电子公文格式规范》项目由深圳市技术监督局作为召集单位，其中第6部分《归档》中将定义电子公文归档的要求和方法等，该部分由深圳档案局承担制定，目前尚未出台。而在2004年6月17日召开的电子公文系统标准与技术论坛上，国家电子政务标准化总体组透露，中国电子公文标准的初稿将于年底出台。我们期待着规范电子公文的产生、流转、传输、归档、保存、利用等方面标准的出台和完善。