试述加强建设工程竣工档案质量管理的方法

摘要：建设工程竣工档案质量是全面反映工程质量额度重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修改建的重要凭证。因此，只有做好竣工档案质量管理，才能提高档案的利用价值。

关键词：工程竣工档案 质量 管理方法

国务院《建设工程质量管理条例》的颁布施行，把建设项目文件资料的管理纳入到建设工程质量管理的范围，明确规定建设单位应严格按照国家有关档案管理规定，及时收集和整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管部门移交建设项目档案。同时对违反该规定的行为作出了责令改正并实行经济处罚的规定。从而以立法的形式，奖建设工程竣工档案的管理提升到建设工程质量的高度，赋予建设工程竣工档案质量以新的内涵。建设工程竣工档案质量是全面反映工程质量额度重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修改建的重要凭证。因此，从本质上建设工程竣工档案的质量就是工程质量，建设工程质量不仅是工程“硬件”的质量，而且包括建设工程竣工档案“软件”的质量。

近年来，我们认真学习并贯彻执行《建设工程质量管理条例》，坚持围绕强化城建档案意识，积极探索与实践加强建设工程竣工档案质量管理的思路与方法，取得了一些成效，也引发了如何进一步加强管理的若干思考。

一、强化档案法规、业务培训力度，提高城建档案工作人员业务素质

法规手段可以强制约束人们的行为，教育培训可以引导人们培养正确的行为，经济行政手段则可以鼓励人们的正确行为。因此，经常性地开展档案法规、业务知识培训，不断提高城建档案工作人员得业务素质，是确保竣工档案质量的一项根本性措施。档案意识的培育与提高是一个渐进的实践过程，档案意识是每个从事档案工作人员所应当具有的、是开展档案工作所必备的一种基本要求。档案意识既是一种素质，又是一种能力和行为，是素质、能力与行为的三者统一。对档案意识的基本内涵，我们力求在工作素质、业务能力和规范行为的统一中去把握，并着力在素质上下功夫。建设工程竣工档案管理是一项系统性、专业性较强的工作，建设单位、施工单位的档案意识一般相对薄弱，存在重工程硬件管理，轻资料软件的状况。施工单位的资料员身兼多职，这些造成了档案管理中的“软肋”，从而给竣工档案管理的质量保证带来了难题。为此，我们坚持注重人员素质的提高，以教育培训为抓手，培训机制遵循制度化、规范化、实用性与导向性的原则。

二、强化工程档案质量意识培养，提高竣工档案编报水平

工程档案质量意识是对工程档案质量在工程建设、使用中作用地位得一种认知，其内涵在于档案载体质量是工程质量的真实客观反映，工程质量得优劣应体现在工程档案质量中，工程质量管理与工程档案质量管理必须同步推进。众所周知，工程档案是记载工程建设全过程活动得真实记录，也是全面鉴定工程质量，全面使用维护建设工程的重要依据。实践证明，工程硬件质量造就了城市建设得日新月异，但工程档案的缺陷给城市留下了一系列严重隐患，成为城市管理和社会发展中的制约因素。因此，只有牢固确立工程档案质量就是工程质量的档案意识，才能激发建设、施工、监理等单位做好档案工作的内在动力，实现档案工作与工程建设同步设计、同步实施、同步验收的三同时目标。为此，我们着重在优化档案预验收、激发质量。

1、优化档案预验收，预验收的重点是施工文件与竣工图，完整、准确与真实是验收的核心所在，凡不符合的一律不通过预验收，并限期补正复验;与此同时，对未经档案预验收或验收不合格的工程主动与有关部门沟通，请求帮助把关。

2、激发档案工作质量责任感、要确保档案质量关键是要强化档案资料员的档案质量意识，而档案质量意识的培养是在感知档案重要作用的实践中得到巩固提高的。为此，我们从维护与提升施工企业、房地产开发企业的行业形象与市场竞争力入手，把加强竣工档案质量意识的宣传渗透到企业施工管理与开发经营活动中去，努力灌输档案质量是工程质量的理念，积极宣传工程竣工档案是企业业绩的系统体现与企业发展成长史的见证的重要意义，从而使许多自觉做好归档质量管理的企业在评级、竞标与创优等经营活动中尝到了“甜”头。

3、协同管理，归档质量管理中验收把关是巩固与提高工程档案质量的重要环节，为了更好地取得规划验收、质量监督部门的配合支持。我们定期适时地主动上门沟通，提请帮助把好档案验收关。针对少数施工单位在向建设方移交档案中敷衍了事而造成建设单位在申办档案预验收中被动受阻的情况，我们采取超前预验的办法，既先对施工单位的资料、竣工图进行专项验收，从而促进建设单位工程项目竣工验收的顺利进行。

三、科学合理地划分档案编制体系

责任感与协同管理三个环节上强化管理。在划分竣工档案编制体系时要遵循“放眼全局、立足单项、单位独立、时间顺序、前后连贯”的基本原则。

1、在划分竣工档案编制体系时要有全局的观点。重点工程编制档案首先要有一个全局的观点，只有这样才可能形成前后一致、标准统一的竣工档案，才可能把建设工程组织成一份完整的档案。

2、以单项工程为基本单元组织竣工档案。大型工程包含的单项工程较多，工程较为复杂，在编制竣工档案体系时要划分好单元，再由各单元组织各自形成的档案。单元划分要以单项工程为基本单元。

3、各施工单位组织竣工文件相对独立，各负其责。由于承包施工的单位多，而且所负职责不同，完成的工程任务不同，在划分竣工档案编制体系时尽量做到各施工单位编制的档案相对独立，这样，可以做到谁施工的工程竣工档案由谁编制，有利于档案工作的监督管理。另外还可将大型工程中各施工单位承包的工程视为一个单项即分为一个单元。

4、拟写竣工档案编制体系划分时要按时间的先后顺序、工序(专业)流程、保持工程平面顺序的连贯性进行划分单元。小区工程或单项工程较多的连片开发工程，在编制体系划分时要按开工时间先后顺序划分单元；大型工程，特别是市政工程在划分编制体系时一定要保持工程平面顺序的连贯性。

5、编制竣工档案一定要编制竣工档案编制说明。竣工编制说明是反映竣工档案单元划分(含示意图)、竣工档案装订整理方法、各单元档案编制责任单位及整个工程竣工资料目录，它反映了工程建设及竣工档案的编制情况，对竣工档案查找利用起到积极作用。

因此，在编竣工档案时一定要编制竣工档案编制说明。竣工档案编制说明要描述下述内容：(1)工程概况；(2)竣工档案编制单元划分；(3)档案编制责任人；(4)竣工档案目录；(5)单元划分示意图等。

总之，只有严把竣工档案的质量关，才能更好的提高档案的利用价值。