浅谈计算机技术在档案管理应用中的必要性

摘要：随着科技的进步和社会的发展，计算机技术在档案管理应用中的必要性得到了相关部门越来越高的重视。本文对现行文件与档案管理方面分别应用的一些计算机的技术阶段进行了分析和介绍，对网络安全影响计算机的档案管理方面的问题、档案信息的安全管理方面的要求或者解决方法等方面进行了简要的分析和阐述。

关键词：计算机技术 档案管理 应用 必要性

对档案信息运用计算机对其进行管理，具有手工的管理所不能比拟的优点，比如查找方便、检索迅速、存储量大、可靠性高、寿命长、保密性好、以及成本低等，所有的这些优点都能够很大的提高档案管理方面的效率，也是档案部门正规化、科学化管理以及与世界接轨的极其重要的条件，但是受到规模和行业的影响，计算机方面的应用技术层次水平还呈现出参差不齐的状态。

一、现行文件和档案管理分别应用的计算机技术阶段

档案管理应用计算机技术主要是用于档案检索、整编、借阅以及统计等业务方面的职能。主要是包括：第一，运用计算机对档案的检索工具进行编制。用著录项目所组成的档案及对目录数据库进行解读，然后根据不同的要求，对库内数据进行利用，自动的对专题目录、案卷目录、分类目录等进行编制。第二，运用计算机进行相关的档案检索。根据档案的著录项目里面的所标志内同的特征和形式上的特征，将符合不同的利用者要求的相关档案目录以及其原件检索出来。第三，运用计算机对相关档案管理中所形成的各种情况或者数据，包括出库与入库数量、档案的调阅力归还、库存的空间占有率等进行统计和登记。计算机技术方面的应用对档案管理的工作人员自身的劳动强度进行了减轻，使得工作时效得到了提高

二、网络安全将成为影响计算机档案管理的主要问题

伴随着网络化方面的发展，一些档案信息方面的上网管理以及它的可靠性、安全性等问题也会日益突出。同时网络方面的不安全性也已经成为了限制它发展的最大的障碍。通常规律是当网络的用户数量按照算数级数进行增加时，网络的危险性与网络的效益都是以几何级数的形式增加。根据那些发达国家的相关经验，网络安全的保证方式已经引起了一些最高领导层方面的重视。我们都知道在美国一些重要的安全举措都是以总统命令的形式进行的。通常认为，构成计算机的网络系统方面的主要安全威胁有：计算机病毒方面的入侵、黑客入侵、修稿网络方面的关键数据、保密信息的泄漏、来自内部方面的攻击等。针对档案管理方面相关的信息及网络安全问题，我国的档案部门已经在标注化、科研方面进行了支持。在2005年所确定的和计算机的档案管理相联系的科研项目里面，有将近三分之一与网络以及信息的安全有关。今后也将会有一系列的技术标准和措施出台。这些技术和标准措施将会对档案管理的网络安全等级的划分以及测评档案的信息上网之前的密级控制，以及网络中档案信息的安全管理等都提供了比较规范的要求或者解决方法。

根据带来的安全隐患行为方面的目的性，对于网络安全隐患而言，它主要分为两方面，无意识行为与有意识行为。对于前者而言，它主要包括计算机的管理员对于计算机方面的安全配置不够适当所造成安全方面的漏洞，或者是因为安全意识不够所引发的相关用户口令的选择不慎等方面。后者则带有比较强的反向的目的性，它是计算机网络方面所面临的最大的威胁。电子档案的安全威胁的形式包含：黑客攻击、计算机病毒、软件或者系统的漏洞，以及后门程序和因为网络自身缺乏一些相应的安全机制从而对电子的档案信息的完备性、安全性、真实性的潜在威胁。

三、解决电子文件归档和电子档案的长期保存问题

对于电子文件而言，它的归档问题应该引起更多方面的注意。对相关的行业标准或者国家标准要加紧制定。电子文件方面的生成数量已经相当惊人，而且它和纸质文件方面的区别又是很大的，当前多数的档案工作者对它的特殊性还很陌生，这不得不说是一个相当大的隐患和威胁。国家档案局方面已经成立了关于电子文件的归档问题的领导小组，并且由专门的相关课题组研究并且解决相关的问题。尽管已经在标准制定和问题分析上有了初步进展，但是离真正的解决问题还是比较远的。针对这类问题应该在如下的几个方面进行努力：（1）对各类电子邮件方面的特性进行研究，对从生成机制方面到归档保存方面的一系列环节实行剖析，同时在这个基础上面从档案管理的角度提出能够确保其原始性、安全性以及真实性等方面的相关技术措施。（2）同电子文件按的相关组成部门进行主动的配合，共同制定出相关标准，并且严格的加以执行。因为电子文件方面的管理工作跨行业、跨部门，所以标准化所涉及的范围广、种类多，它的必要性与工作难度也都将会大大的超过纸质的文件，应该引起较为足够的重视。

四、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识和现代化意识

在实现档案的计算机管理时，应该先对计算机意识进行培养。所谓的计算机意识，主要是人们在生活、生产中的一种新型的思维方式，在这样的意识状态下，首先人们在时间中尽可能的企图通过对计算机技术的应用来分析和解决问题，使得计算机以及它的技术成为人们劳动方面的一种非常重要甚至是首选的手段或者工具。21世纪是一个高科技无处不在的世纪，我们将会在高科技的背景和环境中进行学习、生活以及工作，将会在高科技方面的发展中谋发展、求生存。高科技在对世界展示它的相当强大的奔腾势头的时候，同时也在向每一个人都提出了全新的使命：不但要具有高科技的基本技能、基础知识以及对高科技的创造和应用能力，同时还要有一颗能够紧扣高科技的发展脉搏而不停跳动的心。属于信息管理范畴方面的档案部门，它的工作手段方面的更新、工作对象方面的拓展，信息技术方面是发展方向。但是在现实中，一些档案部门工作人员的计算机的意识还比较薄弱，同时时代的紧迫感也是不强的。现在的管理手段仍然还停留在以往的手工管理的阶段，工作效率还比较低，档案人员也没有静力和时间进行相关信息的开发，即便是做了一些相关的开发工作，质量也是不高的。推究其根源，除了经费以及机制等方面的因素以外，一个重要的方面就是一些档案的工作领导对于计算机在相关档案的管理里的作用还缺乏一定的认识，缺少那些计算机的管理档案方面的愿望和意识。整个档案队伍里面的先进生产力方面的代表还比较少，现代的科技理论和管理技能的层次还比较低，知识的结构还不够合理，因此档案的管理水平是很难有实质性的改进和提高的。

总结：

计算机技术在相关档案部门中的普及应用已经变成了一个新型的发展潮流。为了适应这样一种新形势的发展，相关档案部门应该培养并且造就一批具备世界的科技前沿水平，同时层次较高的档案人才的队伍和档案的学科带头人，还要不断的对知识进行更新，以此来适应新时期的档案事业的发展需求。本文通过对档案信息的安全管理方面的要求或者解决方法、网络安全影响计算机的档案管理方面的问题以及现行文件与档案管理方面分别应用的一些计算机的技术阶段等方面的分析和阐述，提出了计算机技术在档案管理应用中的必要性。

参考文献：

[1]鄂时彪.信息技术的发展与我国的发展战略[M].高科技的产业化.2002(04)

[2]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用.安徽科技.2008(10)

[3]郑时彪.信息技术的发展与我国的发展战略.高科技的产业化.2008(04)

作者简介：

柯建波华南理工大学本科毕业 专业与助教名称 “计算机科学与技术”广州华立科技职业学院