电子政务工程项目的沟通管理

电子政务工程项目的沟通管理

1.引言

随着信息技术的日益进步,人类社会正进入高速发展的信息化时代,电子政务成为世界各国政府追求的目标和关注的焦点。所谓电子政务,就是政府机构应用现代信息和通信技术,将管理和服务通过网络技术进行集成,在互联网上实现政府组织机构和工作流程的优化重组,超越时间和空间及部门之间的分割限制,向社会提供优质、规范、透明、高效、全方位的服务。电子政务工程是一个运用信息技术手段改造政府、提升管理的有效性以满足社会和公众的需求,促进社会经济发展的信息化过程,是为了实现高效、透明、规范、便捷的电子化内部协同办公和对外服务,提高政府竞争力而进行的一系列投资。电子政务工程是一项非常复杂的系统工程,具有相当的难度,在项目建设和实施过程中,会涉及众多的项目干系人,存在各种各样的问题和困难,良好的信息沟通非常重要。沟通是在人、思想和信息之间建立连接,是进行项目各方面管理的纽带,是项目成功的关键因素。因此,根据沟通的基本原则,结合电子政务工程项目的实际情况,构建有效的沟通管理体系,保持顺畅的沟通渠道,能够极大地提高项目的成功率。

2.把握项目沟通的基本原则

很多人在电子政务工程项目中也知道去沟通,可效果却不明显,总是不要到位,由此引起的问题也层出不穷,关键是没有正确掌握沟通的基本原则。开展项目沟通必须把握以下基本原则:

2.1准确性原则。主要包括两个方面,一是沟通中所传递的信息本身必须是准确的信息,不能是似是而非、模棱两可的信息;二是沟通中所使用的语言和信息传递方式必须能被信息接受者所理解,使其能够获得准确的信息和思想。

2.2完整性原则。指信息的完备性和沟通的完全性。沟通中所传递的信息应该是足够和充分的,不能够留下很大的信息缺口,信息的发送者需要努力为对方提供信息,以保证二者之间的完整性。同时,要通过沟通管理确保所有应该得到信息的人或组织都能够适时、全面地获得所需要的信息。 本文由论文联盟收集整理

2.3及时性原则。众所周知,任何信息都有一定的时效性和有效期,信息一旦过时,就会毫无价值,失去了指导决策的作用。因此,要使人们及时获得必要的信息从而做出决策和行动,必须保证项目沟通的及时性。

2.4强制性原则。这一原则要求人们在通过项目沟通获得必要的决策信息以后要立刻采取正确的行动。因为,项目沟通的根本目的是为了采取必要的行动,如果没有必要的强制性就会使沟通成为无休止和毫无价值的“争论”,从而使得项目沟通失去指导行动的作用。

3.建立项目沟通管理体系

有效的沟通能在各种各样的电子政务工程项目干系人之间架起一座桥梁,把具有不同文化和组织背景、不同技能水平以及对项目执行或结果有不同观点和利益的干系人联系起来。要实现有效沟通就必须建立一个高效运作的沟通管理体系。项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、、存储、调用并最终处置所需的各个过程。在完整的沟通管理体系中,一般包括沟通规划、信息、绩效报告、项目干系人管理等过程。

3.1沟通规划。沟通规划的核心是确定项目干系人的信息和沟通需求,制定项目沟通管理计划,包括确定哪些人是项目干系人,他们对于项目的影响程度如何,谁需要信息、需要什么信息、何时需要信息、如何传递给他们。沟通规划首先要识别项目干系人。项目干系人是指积极参与项目,或其利益可能受项目实施或完成的积极或消极影响的个人和组织。识别干系人是识别所有受项目影响的人员或组织,并记录其利益、参与情况和对项目成功的影响过程。在电子政务工程项目的早期就识别干系人,并分析他们的利益、期望、重要性和影响力,对项目成功非常重要。随后可以制定一个策略,用来接触每个干系人并确定其参与项目的程度和实机,以便尽可能提高他们的正面影响,降低潜在的负面影响。其次进行项目沟通需求分析。该项工作涉及到对确定沟通需求所需要的信息收集、加工以及对项目的信息需求的全面决策。

3.2信息。信息是向项目干系人即时地提供所需要的信息,在电子政务工程项目的整个生命周期内,项目干系人可以即时地收取和共享信息。项目信息可以通过不同方式,如召开项目工作会议、书面文档、项目简报、电子邮件、传真、电话、网上交流等等,通常需要借助一定的沟通技巧。同时,需要确定信息的责任人,明确其工作职责和任务。

3.3绩效报告。绩效报告是一个收集并项目绩效信息的动态过程,包括状态报告、进展报告和项目预测。项目干系人通过审查项目绩效报告,可以了解组织为了达到项目的目标是如何使用资源的,这些资源的状况和对项目的贡献。随时掌握项目的最新动态和进展,分析项目的发展态势,即时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题,从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施。

3.4项目干系人期望管理。项目干系人期望管理就是为满足干系人的需要而与之沟通和协作,并解决所发生的问题的过程。管理干系人期望涉及针对项目干系人开展沟通活动,以便影响他们的期望,处理他们的关注点,并与他们一起解决问题。在电子政务工程项目中,做好问题日志或行动日志可以确保对问题有统一认识,进一步促进沟通。当有任何需要沟通的问题时,项目干系人都可以在项目问题日志上登记,同时要求项目负责人每天都阅读问题日志,了解问题出现的原因,根据问题的紧急性和潜在影响,明确地对问题进行描述和分类,为问题解决方案中的每项行动制定责任人,并设定解决问题的目标日期。

4、结束语

电子政务工程项目中的沟通管理就是项目干系人之间传递和沟通信息的过程,对于项目取得成功是必不可少的。由于电子政务工程项目涉及单位多,实施难度大,复杂程度高,影响面广,因此根据沟通基本原则,建立沟通管理体系,灵活运用沟通管理的方法和技巧,保持畅通的沟通渠道,能够保证项目顺利建设,早日发挥社会效益。