浅谈如何加强建筑企业档案管理工作创新

中图分类号：G271文献标识码： A

摘要：笔者根据自己在建筑企业档案管理的亲身体验，就当前建企业档案管理中存在的普遍问题，针对性的提出了创新档案管理工作基本思路和基本原则（即整体性原则、服务性原则和社会化原则，）精辟的论证了建筑施工企业档案管理工作要有出路，就务必加强档案管理的观念创新、技术创新和知识创新。

本人在从业的国有建筑施工企业任办公室主任，企业的建筑档案管理为分管工作之一，在多年的实际工作和调查研究中发现，大多数建筑企业的档案管理工作存在诸多共性的问题，集中表现在档案归集不全面、队伍建设相对薄弱、信息化建与形势需要不配套设等方面，这些问题的存在，严重影响到企业档案为企业的持续发展及社会发展应有作用的发挥。

存在的问题和不足

一、管理的方式简陋粗糙。当前，多数国有建筑企业在档案管理的方式上，习惯于微观管理为主，而宏观管理相对薄弱，对管理对象及行业的复杂性、多样性缺乏足够的认识；在工作重点上，对新领域档案工作研究不够；在管理手段上，习惯于使用行政手段，而较少使用法制手段、经济手段；在管理体制上，不能适应社会多元化的要求，上下衔接，内外沟通的工作机制有待于进一步促进形成。由于管理上的被动，造成了对全局性和局部性情况掌握不灵、史料鉴定滞后，电子文件、信息化管理无从下手等问题，使档案室成为各类档案资料的“仓库”，档案人员成为“仓库保管员”。

二、档案管理队伍薄弱。当前社会，任何管理队伍建设的其重心不在于人数，在于其知识结构，对于档案管理是同样的道理。通过对系统内兄弟单位的了解和统计，当前国有建筑施工企业档案队伍在队伍人数上或多或少，在知识结构上则参差不齐，普遍存在“三多三少”现象，即：档案专业人员多，其他专业人员少；一般管理人员多，深层次管理人员少；工作型人员多，创新型人员少。因此，如何以新的观念和新的方式，全方位发掘、选择、培养档案人才，建立档案人才库，并不断采用新的模式，为企业档案工作的创新提供知识支持，已成为建筑施工企业档案工作亟待解决的问题。

三、档案信息服务落后。档案管理是信息开发利用的基础，信息资源的开发和利用是档案管理的最终目的。档案的生命在于应用，而目前国有建筑施工企业档案工作在提供各类信息利用与服务方面，无论是案卷检索的方便性、材料编研的针对性、信息传递的快捷性、服务手段的多样性或服务的主动性、协作性等方面均存在许多不足。如不少单位的档案编研、利用仍是手工操作，有的单位网络档案信息化管理甚至尚未起步。由此可见，国有建筑施工企业档案工作的服务水平与信息化管理的要求差距较大。

国有建筑施工企业档案工作创新

一、创新档案工作的几项原则。同志指出：“创新是民族进步的灵魂。”建筑施工企业档案工作的根本出路也在于创新。创新，就应该准确把握创新的基本原则，真正做到档案工作既能够紧密结合现实情况，又能够符合时展的必然趋势。

1、整体性原则。建筑施工企业档案工作的创新，必须紧紧围绕企业改革、发展、稳定这个大局来展开，要把研究档案工作自身的形成、生长、发展规律置于企业改革、发展、稳定之中，要在服从和服务于企业改革、发展、稳定之中寻求档案工作自身的创新与突破，并着力解决企业急需的热点、疑点、难点问题。只有这样，企业档案工作才能在创新中赢得主动，争取支持，提高地位，实现发展。否则就难免陷入“孤芳自赏”的尴尬境地，甚至偏离创新的方向。

2、服务性原则。服务于企业建设是建筑施工企业档案工作永恒的主题。当前，我国已经加入WTO，企业面临着优化现代企业制度、调整生产经营结构、开拓国内外市场、加强新时期党建和思想政治工作、强化民主管理职能等一系列重大而深层次的问题，这既是对建筑施工企业档案工作提出的严峻课题，也是建筑施工企业档案工作创新的极好机遇。因此，建筑施工企业档案工作只有牢固树立主动服务的意识，发挥“鉴古喻今”的不可替代的作用，为企业的中心工作及时提供能够促进企业可持续发展的各种信息，才能寻求自身的定位与发展。

3、社会化原则。建筑施工企业档案工作的基本功能，不仅包括法定的职能，而且还包括相关的社会功效。随着知识信息社会的到来，社会进步进程的加快。

无论是社会、企事业单位，还是个体，都对信息资源有大量的、全方位的需求。建筑施工企业档案工作作为整个社会信息资源的组成部分，就应该从原有的封闭状态中走出来，在不违背保密、保管期限等前提下调整服务思路，建立新的优质服务体系，采用有偿或无偿相结合的办法，向整个社会、单位及个体使用者开放，从而使建筑施工企业档案在推进社会进步中发挥重要作用。

二、国有建筑施工企业档案工作创新的途径。建筑施工企业的档案工作创新重点应从以下几个方面下功夫。

1、前提是创新观念。长期以来，国有建筑施工企业档案工作在实践中创造和积累了许多好的经验和方法，收到了应有的效果。但也要看到，在新的历史时期，确有一部分经验陈旧过时了，需要改革，需要创新。人的意识决定了行动。没有观念创新这个前提，档案管理工作创新都会成为空谈。

世界在变化，我们的思想也要随之变化。如不破除“按部就班”“照章办事”的旧观念，就难以有所作为。因此，档案人员要不断解放思想，做到“不唯上、不唯书”，敢于在实践中抓住新机遇，探索新途径。要积极吸收当今世界上先进的管理经验，真正走出一条适合自身发展的新路子。概括地讲，国有建筑施工企业档案工作要从过去传统的封闭型和半封闭型向开放型、社会化转变，要从计划经济体制下的手工作业型向市场经济条件下的现代化管理型转变，同时，还要对现存的档案理论进行大胆改革。只有在观念上不断更新并在实践中大胆创新，才能赢得建筑施工企业档案工作的主动权。

2、关键是创新知识。如何运用微机对建筑施工企业的档案进行管理，是档案现代化管理中的重要标志之一。但是，当前档案工作的微机管理，主要还是应用计算机建立档案数据库、案卷目录、卷内目录、专题目录等，虽然不必再像以前那样人工抄写和人工检索，但整个管理还是模拟手工操作。造成这种状况的原因固然很多，但与多年来建筑施工企业档案地位不突出，重视程度不够，人员结构不合理，知识层次相对偏低等因素有关。为了提升建筑施工企业档案管理水平，应该加大投入力度，为档案部门配备微机、打印机、空调和去湿机等设备，用以改善档案人员的工作条件。同时，还要采取多种形式，多种途径，不断更新知识，优化知识结构，切实建设一支以科技知识做支撑的复合型档案人才队伍。

3、保障是创新技术。国有建筑施工企业档案的技术创新贯穿于工作的各个环节，核心是要朝着以科技为先导，以科技管理为手段的方向发展。信息时代的企业档案工作要实现技术创新，重点应在以下两个各方面着力用功：一是要结合胶片、光盘、磁盘、新型感光材料等新的档案载体、介质转换与修复手段，资源网络化管理与资源共享等技术，实现档案信息电子化及电子档案信息化，使技术创新成为档案信息收集、传递、开发、应用等主要功能的源泉。二是要把主要精力放在管理、开发、利用档案信息上，而不是用在管理档案的载体上。如果建筑施工企业档案技术创新得以实现，必将把固有的管理模式引入一个全新的领域，使得传统的人工管理模式过渡到计算机管理、网络管理模式。档案室也必将从档案的保管基地转换成对社会公众提供广泛利用的信息中心。