浅谈企业档案工作的规范化标准化

摘 要： 档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，是提高档案利用价值的有效途径。只有实现档案工作的规范化、标准化管理，才能客观地反映出企业生产经营活动的本来面貌，维护档案的完整与安全，便于企业系统地开发和利用档案信息资源。

关键词： 企业； 档案工作； 标准化

中图分类号： G275.9 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）04-0025-01

一、做好文书处理工作

档案由公文转化而来。公文制发的质量高低，直接影响着档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量问题。在公文制发过程中，要重视做好以下几项工作：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，必须符合《国家行政机关公文格式》规定。排版形式为横写横排，双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。二是要检查制发公文是否履行了签发手续，公文标题是否规范、准确，主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固、清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是各种记录、报表、签字、批注等，要尽可能用碳素墨水或蓝黑墨水，不要用纯蓝墨水，更不要用圆珠笔、铅笔书写，以保证字迹鲜明、清晰。打印时要保证印品着墨实、均匀，字面不花、不白、无断划，以有利于日后长久保管利用。四是文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字及简化字等，以利于今后规范化、标准化检索手段的实施。

二、做好档案的收集工作

档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，实现档案工作的规范化、标准化具有重要意义。在档案收集中，要做好以下几项工作：一是及时、全面地把档案收集进馆（室）。收集时不仅要注意归档文件的齐全完整，而且要注意所接收的档案质量。二是档案人员应持有积极的态度，为档案工作主动“开源”，应采取各种有效措施，把凡属于应由本馆（室）管理的各种档案文件收集起来，以丰富馆（室）藏，保证档案的齐全、完整。三是加强馆（室）外的调查和指导。档案人员应及时掌握企业的机构变动、调整等情况，了解各职能部门的业务涉及的范围、内容及建档情况，保存档案的数量及整理、保管情况，以便合理安排档案接收事宜。四是要注意研究和掌握档案形成规律和档案发挥作用的规律性，处理好从文件形成到归档，从形成单位到档案馆（室）的档案形成周期，既要防止把档案形成单位尚在经常使用期间的档案过早地集中起来，又要防止忽视整体的需要，把需要集中信息的档案当作某部门的“小家底”。五是要明确规定案卷验收的质量标准，案卷封面和卷内编目的内容、格式和要求，以推行档案的规范化、标准化，改善和提高归档和入馆（室）档案的案卷题名，卷内文件目录的填写及备考表、卷脊的编目等，都有明确的规定，并在验收时严格按照规定执行，推进了档案管理工作的规范化、标准化。

三、做好档案的归档工作

文件归档要以本企业形成的文件为主。在文件的归档中要做好以下几项工作：一是明确归档范围。要认真遵照国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定执行，并要结合具体情况，制定本机关文件归档与不归档的范围。凡是本企业生产经营活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会、基建等工作中形成的各种形式和载体的文件，均应归档。尤其是近年来计算机的广泛应用形成了许多非纸质载体的文件，如存储在磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等介质上的会计数据和文件、信息等。这些数据和文件、信息也都是有关立档单位经济活动的真实记录，也应当及时归档。此外，为了保证这些数据和文件、信息的可读性，必须在归档时注意将相关的支持软件及其说明材料等一并归档保存。二是明确归档时间。如支书档案，要求在第二年的头三个月之内由文书部门整理后向档案室移交；会计档案要在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满后在三个月之内，由会计机构编制移交清册一式两份向档案室移交。三是维护全宗的完整性。在归档工作中必须要把一个单位的档案作为全宗集中在档案室内，不允许把一个全宗的档案人为地分割。如有些单位要抽走另行集中，应以复制本代替，原件仍须回原全宗进行集中管理，要保持全宗的不可分散性。四是对那些内容庞杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能地将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组过程中还应对那些无档号章、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写，提高案卷的规范化、标准化和利用效率。

四、做好拴心留人工作

做好档案人员的拴心留人工作，是推动档案管理规范化、标准化的关键。一是要注重人才的使用，要敢于大胆使用那些工作能力强、专业技术精的年轻干部，充分调动他们工作积极性，以利于档案工作发展。二是要稳定档案干部队伍。档案工作的专业性、连续性强，特别是基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。在市场经济条件下，企业尤其是中小企业档案专职人员大大减少，大部分为兼职人员，且流动性大，直接影响到档案工作的连续性和档案的安全保管。因此，必须做好档案干部队伍的稳定工作，从维护档案工作的长远利益出发，加强档案干部的思想政治工作，时刻把握他们的思想脉搏，激发他们的工作热情，切实解决他们的实际问题，做到感情留人、环境留人、事业留人、待遇留人，使他们充分感受到领导的关怀，组织的培养，发自内心地把档案工作当作一项事业去干。三是要建立健全档案人员的进出管理制度和档案交接制度，从制度上克服人员流动的弊端，保证档案工作的持续稳定发展，为档案工作的规范化、标准化管理提供物质基础。四是要加强现有档案人员的继续教育。面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，要加强现有人员的继续教育，不断提高档案人员的业务技能以适应岗位发展的需要，更好地做好企业的档案工作。加快企业档案工作的规范化、标准化进程，为企业生产经营服务。