关于机关办公自动化系统的设计与实现

摘要：本文根据政府机关的实际情况，结合用户需求，提出了机关办公自动化系统的基本目标，并阐述了办公自动化系统的结构设计和功能设计，给出了一个结合C/S和Web技术的机关部门办公自动化系统实例；对机关建设办公自动化信息系统具有参考价值。

关键词：机关单位；办公自动化；Web

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 19-0000-02

Office Automation System Design and Implementation

Ren Fei1,2

(1.Tongji University,Shanghai200092,China;2.Agricultural Bank of China Ningxia Branch,Yinchuan750001,China)

Abstract:In this paper,according to the government's actual situation,combined with the demand of the user,put forward the basic target of office automation systems,and described the structure of office automation system design and functional design,is a combination of C/S and Web technology departments office automation system;on the organs in the construction of office automation information system has the reference value.

Keywords:Organs and units;Office automation;Web

一、问题的提出

机关办公自动化系统主要是为了实现机关内部各级部门之间以及机关内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的具有战略意义的信息系统。其总体目标是：“以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖政府办公部门的办公信息系统，提供政府与其他专用计算机网络之间的信息交换，建立高质量、高效率的政府信息网络，为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。”

因此，对于如何选择一个合适的应用系统平台，并在其基础上建立适应办公自动化需求的功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、界面友好的各种应用，是政府机关办公信息系统成功的关键。本文以采用C/S和Web技术作为办公系统的基本软件平台，结合必要的相关系统、产品与工具，来实现机关办公自动化系统。

二、用户需求分析

（一）提供电子邮件的功能是办公自动化系统的基本需求。办公自动化、决策科学化的基础是信息。电子邮件系统作为信息传递和共享的工具及手段，是满足办公自动化系统的最基本的通信需求。从另一个角度来讲，电子邮件系统作为办公自动化的通信基础设施，主要提供了办公自动化系统的两方面功能：一是直接作为一种应用提供人与人之间通信的手段，适应随时需要的电子化通信要求。二是为各种应用提供通用的通信平台，灵活适应不同应用系统对通信平台的要求。（二）办公自动化应用是典型的工作流自动化应用。工作流即一组人员为了完成某一项业务而进行的所有工作与工作转交（交互）过程。工作流基本上包括了几乎所有的业务过程，特别是对于办公自动化应用系统的核心应用――公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理后（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。（三）办公自动化系统要求完整的安全性控制功能。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。（四）办公自动化系统应能集成其他业务应用系统和Internet。办公自动化系统决不是独立的应用系统。在任何一个单位内部都存在着其他业务应用系统，如MIS、专业应用系统等等，它们与办公自动化系统是互相联系的，例如专业应用系统的统计结果报表成为办公自动化应用系统的一项办公信息，反之办公自动化系统的一项输出如正式公文是专业应用系统的信息计算与处理依据。因此办公自动化系统必须能够集成单位内部的其他业务应用系统。

三、系统设计

（一）系统基本目标。1.实现机关单位办公规范化和制度化。对于绝大多数机关单位来说，由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和MS Office系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，机关单位建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。2.管理多种数据类型。机关单位办公自动化信息系统所包括的范围是整个日常办公。日常办公会产生大量的数据，包括业务办公所产生的各种数据，有些数据甚至还会涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据又有不规范的、非结构化数据，机关单位办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的"无缝"联接，保障数据的一致性和安全性。3.系统设计的先进性。办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。我国政府目前要求机关单位要尽量控制办公费用的支出，因此，机关单位从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件，短时间内对系统进行全面升级。系统应能够适应机关的不断变化，应具有可扩展性、易升级性和开放性。

（二）系统结构设计。在办公自动化系统开发中，基于Web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，但是这种系统具有传输速度较慢，不利于大数据量的传输的缺点。有必要结合其他系统来实现大数据量之间的传输，而这正是基于C/S结构的开发方式的优点所在。C/S与Web技术的结合所开发出来的系统，能够满足机关单位办公自动化系统的需要。本实例是以某一政府机关单位办公自动化系统为例，来阐述机关单位如何实现办公自动化。本系统主要具有两方面的功能：一是日常事务管理；二是业务事务管理，针对机关单位主要是日常办公，在办公过程中会产生大量的数据和可能要涉及到大量图形数据（如地形图和规划图等）。因此本系统的开发就是采用了一种结合C/S和Web的方式。利用Web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而C/S结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据（如图形数据）传输，让客户的数据传输得到保障。机关单位办公自动化系统的服务器以Windows NT为操作系统，Oracle、SQL Server或MS Access为数据库，Exchange作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者，IIS实现Web。客户端主要以Windows XP为平台，用Outlook来进行邮件接收、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览，MS Project进行项目规划，Word进行文档编辑，Auto CAD进行地图编辑浏览。

首先，先确定以Exchange为基础而建立C/S结构网络，并辅以IIS。客户机上采用以Outlook为基础平台软件，由于它本身既是Exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在Outlook基础上对其它程序进行控制，并构造各程序数据的流通桥梁；最后各部分数据都尽量存储在数据库中，实现数据库对各种类型数据的进一步集成。

1.通过VBA6利用OLE、API等技术对客户端多个应用程序进行集成形成自己的系统；2.Outlook通过浏览窗口访问Web Server并通过它访问数据库；3.Outlook通过Exchange Server进行邮件发送和接收；4.Word访问数据库中的文档；5.MS Project通过数据库实现资源数据共享；6.Auto CAD访问共享图形数据。

（三）系统功能设计。一般的机关单位所拥有的职员比较少、规模也比较小，但其办公自动化系统的功能也有其自身的特色，其功能不仅包括了机关单位日常办公的常用功能，通常还包括了日常办公中的许多小功能；同时还包括了部分业务办公的功能。

本实例通过结合机关单位的特点，并对用户需求分析进行充分分析的基础上把办公自动化系统划分为八个子系统：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、公告板和电子邮件，业务事务则为项目管理，同时还包括了系统维护。

1.行政管理功能――机关单位行政方面的各种功能，主要包括了考勤管理、会议管理、用餐管理、传真管理、复印管理以及单位用车管理等。2.人事管理功能――机关人事方面的各种功能，包括职工的调动管理、晋升管理、培训管理以及客户信息管理等。3.文档管理功能――包括了机关单位各种档案管理、各种业务信息管理及图书管理等。4.工作管理功能――包括了机关单位职工个人日志、个人工作报表及职工考核等。5.电子邮箱功能――包括了机关收发机关内部电子邮件等。6.公告板功能――机关单位内部之间的论坛和通知等。7.项目管理功能――跟机关业务相关的功能。包括了研究项目小组成员的选择，项目情况的查询及项目成果的监控等。8.系统的维护功能――包括了用户的基本信息维护、权限管理及重要数据的安全性的维护等。

机关单位办公自动化系统是采用了Web和C/S相结合方式开发的。因此在功能模块的使用上则相对比较灵活，可以针对职工的不同的职位及职工所从事的不同业务而提供不同的功能。例如：用餐管理功能则只提供给行政经理；客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理；而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员，而行政经理和人事经理则不提供此功能。采用这种方式提供功能既方便职工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证职工不能越权操作。正好适应了机关单位灵活的特点。

该机关单位运用本系统后，办公系统运行良好，使该机关单位的运作完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面使得操作性更加人性化，同时还增强了系统的安全性；特别是行政管理子系统中的用餐管理、考勤管理和单位用车的管理等功能的使用，大幅度提高了机关单位的工作效率；工作管理子系统的个人日志、工作报表和职工考核功能不但有利于职工提高工作效率，又方便于机关单位领导对职工进行全面且准确的考核；项目管理子系统则对机关单位的研究项目进行了规范化管理；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能为职工提供了一个良好的交流平台，增进了职工之间的交流与合作，活跃了机关单位的文化氛围。

四、结束语

目前，我国政府正逐步对机关办公进行改革和优化。本文通过一个采用Web技术和C/S结合的方式开发的机关单位办公自动化系统的实例，充分分析了机关单位办公自动化系统的设计与实现。采用这种方式既可以发挥出Web技术上的优势，使得信息的流转、信息的、查询及维护更加快捷、方便；系统的功能扩展和规模扩展更加便利；系统的开发速度更加快、开发成本更加低；同时又发挥了C／S结构有利于大数据量（如图形数据）的传输的优点。这种开发方式更加贴近机关单位的实际需求，也符合机关单位的实际情况。既满足机关单位对日常办公的需要，又满足其对业务办公的部分需求。此外，采用这种开发方式充分考虑了投入／产出比，节约了成本。而且，采用这种开发方式开发的办公自动化系统具有良好的扩充升级功能，能够适应机关单位未来发展的需要。

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[作者简介]任飞，男，北京人，工程师。