基于OA系统实现高校文档数字化管理的思考

摘要：OA系统的推广和发展为高校文档工作实现数字化管理新机制提供了便利和支持，既对提升效率、优化流程产生了积极的影响，同时也对管理安全提出了更高的要求。本文对OA平台下，高校实现文档数字化管理的阻力进行了梳理，并针对理念渗透不够、管理体制分离、技术支撑不足等问题提出了相应的改进措施：首先要注重宣传，更新理念；其次要统筹规划，加强协同；最后要优化技术，完善硬件；从而为高校依托OA系统，实现文档数字化管理提供保障。

Abstract： The promotion and development of OA system has provided the convenience and support for the new management mechanism of digital document management in colleges and universities， which has a positive impact on improving efficiency and optimizing the process， and also puts forward higher requirements for management security. In this paper， the obstacles to the digital management of college document under OA platform， are sorted out， and countermeasures are proposed for the problems such as lack of concept penetration， management system separation， lack of technical support and so on. First， focus on publicity， update ideas； second， pay attention to overall planning and strengthen the coordination； finally， optimize the technology， improve the hardware； so as to ensure colleges to achieve digital management of documents relying on OA system..

P键词：OA系统；文档数字化；高等学校

Key words： OA system；document digitization；higher school

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2017）16-0021-02

0 引言

随着高校教育管理信息化程度的加深和数字化校园建设的推进，作为学校开展教育教学管理工作重要载体的文书档案工作，其数字化管理改革已经被提上日程。当前，校园OA（Office Automation，即办公自动化）系统在高校已经大范围普及，其应用功能也日益拓展，为校内外办公信息的收集、传递、处理、共享提供了便捷的平台，也为承载着大量学校管理事务的文书档案工作带来了新的发展契机和现实挑战。

1 OA系统为文档管理工作带来的机遇和挑战

1.1 提升了文档流转的效率

传统的纸质文书处理步骤繁复，耗时过长，而将文件电子化在OA系统中进行流转处理，既可以一键实现校内多人的同步传阅和大范围的信息共享，也可以依托系统中的流转监控功能，设置办文提醒通知，保证文件的即时交办和适时督办。而系统中留存的文件办理轨迹，包括批阅意见、传阅层次、办理结果等有价值的要素也能够有条理地直接转化输出，运用现代化档案管理系统快速、准确地完成档案信息的整理、录入、立卷等一系列归档操作，从而有效地减少重复劳动，提高工作效率。

1.2 革新了文档处理的流程

传统文档管理工作的分工和界限比较清晰，办公室、职能部门、档案部门负责各自的工作流程，分属不同部门的工作环节之间相对分离，而OA系统的应用和介入为文档管理流程实现一体化集成提供了便利。在OA系统的网络环境下，学校的文书工作及办文过程中职能部门的业务工作可以实现更好的响应和互动，而以OA系统的数字化办文为基础，与档案系统数据库进行沟通，档案工作也能够提前介入，同步参与到文件的整个生命周期的管理中，将档案的鉴定、著录、保存、利用等工作融入贯穿于文件形成、签批、流转等各个具体环节，从而将办公室收发文工作、相关部门承办工作以及档案部门归档工作整合为一个工作系统，用统一的工作制度、管理标准进行全程一体化管理[1]。

1.3 提高了文档管理的安全要求

OA系统在高校内部构建了一个便捷地共享信息、高效地协同办公的开放平台，但是同时也带来了文档管理的安全隐患。与纸质文档相比，电子文档在传递、处理、存储过程中更容易受软硬件故障、病毒感染、黑客攻击等偶然或人为因素影响造成信息的失控、失真和失踪。因而，高校在电子文档管理中要尤其重视信息安全问题，进一步完善系统的技术防范功能，确保文件的真实、完整和安全。

2 OA平台下实现文档数字化管理的阻力

2.1 数字化管理理念渗透不够

目前，高校管理工作的数字化程度普遍较低，校园OA的运用局限于文件通知、收发校内邮件等基本功能，文书档案工作仍然拘泥于传统的纸质处理形式。追本溯源，陈旧的工作模式源于滞后的工作理念：一是领导层面的办公习惯更倾向于纸质阅读，不熟悉OA系统的操作，数字化管理缺乏自上而下的推动；二是工作人员对新理念的接受认同度不够，惯性思维束缚了工作方式的转变，数字化管理缺乏执行的内生动力，导致高校的文档工作因循守旧，按部就班，明显无法适应当前教育信息化的快速发展。

2.2 文书档案管理体制分离

文书工作与档案工作关系密切，文书是档案的基础和来源，档案是文书的延伸和归宿，但受文档分治的体制传统影响，长久以来，高校的文书工作由学校办公室承担，档案工作由档案室负责，相对独立，各司其职，这使得文书处理和档案管理工作系统的开发和应用也缺乏统筹，各行其是，衔接不够，为实现统一平台下的文书档案数字化管理增加了难度。

2.3 信息化技术支撑不足

信息化技术的发展是引发文档数字化管理改革的诱因，也是推进文档数字化管理实践的支撑。高校的文档来源多样，多个主管部门、各条业务线都有电子或纸质的文件需要接收和处理，网络办公系统相互孤立，文件格式形式不够统一。碍于系统对接、格式兼容等技术问题，高校大多采用电子文档纸质化，统一书面处理的方式，这显然与电子政务及数字校园的发展趋势相悖。而部分依托校园OA系统尝试文件在线处理模式的高校，又受系统本身设计的局限，数字化管理过程仅仅停留于文件的现行处理阶段，未能从技术层面完全解决文书处理和档案管理两个系统衔接协同的问题。

3 依托OA系统，实现文档数字化管理的措施

3.1 注重宣传，更新理念

文档数字化管理模式的实现不仅要凭借技术层面的革新、工作方式的创新，更要依靠思维观念的更新。因此，高校要从顶层设计的高度将文档数字化管理工作作为完善数字化校园建设、提升管理服务水平的重点工作，纳入到学校建设发展的全局工作中去，一方面推进OA系统的常态化应用，一方面推广数字化管理的理念和业务，以宣传、教育为先导，分层次、有重点地做好领导层面和执行层面的工作。首先，要注重对学校领导的理念渗透，奠定其对数字化管理及自动化办公趋势的前瞻性认识，为工作开展争取支持；其次，要加强工作人员的理论和业务培训，使其认识到当前数字化管理实施的重要性和必要性，进一步更新数字化管理的知R结构，掌握必要的现代化办公技能，为适应线上管理的新模式做好铺垫。

3.2 统筹规划，加强协同

高校要扭转文档分离，各自为政的体制弊端，必须从整体上将文档管理工作作为一项多部门参与配合的系统工程，从领导层面就相关职责权限、组织架构、流程体系等进行全面、科学的综合考虑和统筹规划，逐步建立、完善文档数字化管理的工作标准和制度规范。在统一的顶层设计和工作指导下，一是要以OA系统的应用为载体，促进电子文书工作中各个部门之间的相互配合，实现网络环境下文书工作机制的协同联动；二是要将现有OA办公与档案管理两大系统进行数据匹配和系统链接，根据实际需求选取兼顾安全性和稳定性的数据接口，做好管理平台的平滑对接，从而加强文书处理及档案管理工作的紧密联系[2]。

3.3 优化技术，完善硬件

信息技术的支撑和硬件设施的保障是文档管理实现信息化、数字化的的基础条件。高校首先要妥善地做好主管部门发文系统与校园OA系统，校园OA系统与学校档案系统间的两两对接工作，由软件开发方、校方信息技术人员及文档管理人员三方进行详尽沟通，切合实际地提出设计需求，拟定对接规划，依据实际需求开发接口程序并进行试运行，在试行阶段要继续关注数据迁移、系统切换的操作性和稳定性，针对过程中凸显的不足和问题再度商讨、优化，以满足文件从产生、接收至保存、利用的全程化管理需要[3]。同时，在打通文件的收、发、存、用各个管理环节的基础上，还要构建与文档数字化管理配套的安全系数高、功能拓展性强的硬件环境，建设满足信息安全和运行效率要求的服务器系统、网络系统，配备满足日常办文需要的刻录、扫描设备，此外，为规避信息泄露、遗失的风险，还要在OA系统和档案系统相联通的平台上采用身份认证、权限管理、数据备份等安全防护措施，全方位加强硬件基础建设[4]。

数字化管理模式是文书和档案工作优化流程、提升实效的必然选择，而OA办公系统的开发和应用为实现文档数字化管理提供了可行的操作平台和可靠的技术路线。面对文档数字化工作推进过程中的阻力，高校要进一步发挥OA系统在收文、办文、归档工作中的沟通作用和效率优势，从而全面加快学校文档工作的数字化发展进程。

参考文献：

[1]李静.“文档一体化”的理论与实践探索[D].苏州大学，2013：11.

[2]王静，辛玉明.高校OA系统与档案管理系统集成问题探索[J].兰台内外，2016（04）：17.

[3]操天明.高校数字档案馆建设与OA系统对接研究[J].科技创新导报，2015（21）：47.

[4]蔡亚琼.高校OA系统与文书档案管理的无缝对接[J].兰台世界，2016（07）：49.