浅谈科技业务综合档案的信息化管理

摘要：实现科技业务从申报、受理、评审、立项审批、签订合同、拨款、中期管理、项目验收、资料归档等全流程的电子化管理， 提高科技服务工作的水平，提高科技业务综合档案的利用率。

关键词：科技业务；综合档案；信息化

1 科技业务综合档案信息化管理的必要性

科技业务综合档案是科技服务部门为开展科技业务工作而建立的，目的是实现科技业务从网上申报、推荐、审批立项、合同签订、项目管理及验收、资料归档等全流程的电子化管理，并与上级科技业务综合管理系统实现无缝对接，从而提升业务管理的水平和效率，实现科技业务档案管理的科学化、规范化。科技业务档案管理系统信息化管理，不仅提高科技业务工作人员的工作效率、处理能力，还极大地加强部门之间的沟通和资源共享，密切与社会各界的联系，提供高质量的档案信息服务。

2 科技业务综合档案信息化管理的目标要求

信息化管理主要目标要求是达到覆盖整个科技项目档案的管理业务流程，并提供与其他系统进行数据和业务交互的接口，主要体现以下功能指标和性能指标两方面：

2.1 功能指标

1、项目申请管理：项目申请填写，提交项目申请，管理项目申请，个性化项目申请查询/统计。

2、项目评审：项目申请内部初评，项目申请初筛与，专家网上评审，线下评审意见代录，评审数据查询/统计。

3、在研项目管理：内部项目批准，个性化项目查询/统计，项目跟踪管理，项目网志。

4、经费管理：管理项目经费，经费查询，经费划拨。

5、系统管理：申报企业信息管理，推荐单位管理，人员职能与权限管理，专家库管理，信息，通知与信息订阅，数据备份/恢复。

6、监察管理：监察数据发送流程，实现与市监察系统数据实时对接。

7、 采用MVC 开发模式，基于组件开发技术。

8、支持“用户名+密码”和数字证书两种系统登陆方式，支持数据加密传输。

9、实现与短信息和邮件平台无缝集成。

10、支持可扩展、可定制架构，支持表单定制、流程定制、报表定制，开发配置工具，实现各类系统可配置。

2.2 性能指标

1、负载能力：典型使用模式下，支持同时在线用户数≥1，000；

用户响应时间：除项目申请初筛与、各查询/统计/报表生成相关页面外，在典型硬件配置和网络环境下，各页面平均用户响应时间≤3s，最大不超过5s；

2、申请书数据抽取：在典型硬件配置和网络环境下，处理吞吐量≥2，000 份/每天。

3、 可靠性指标

平均无故障时间（间断运行方式）≥3 个月

平均无故障时间（24*7 方式运行）≥1 个月

3 科技业务综合档案信息化管理的内容及措施

（一）针对科技业务管理的流程及规范作调整，增加科技创新项目、企业研究开发费用税前扣除、专利相关业务申报等流程，以及实现省市申报单位和人员信息的数据共享，进行基础平台用户管理子系统、专家子系统等的升级改造。

（二）按照科技项目档案管理要求，针对申报书、合同书、验收书、变更书等表格和材料格式进行再配置修改，开发科技业务综合档案管理系统未纳入的科技创新项目等申报表格。

（三）依据科技管理的需求改进处理流程。

（四）根据部门需求完善科技项目统计和分析系统，实现业务数据信息的统计分析。

（五）改进科技管理基础平台以适应针对科技业务事项的单级和多级科技管理部门的协同处理，建立适合的状态通信机制，实现可配置的业务流转控制。

（六）建立相应用户控制机制和程序实现用户的数据共享。

（七）开发监察数据交换软件，根据实际修改监察数据发送流程，实现业务监察的实时性。

4 科技业务综合档案信息化管理的社会效益

（一）提高科技业务综合档案管理质量和效率，用查找、浏览、筛选命令显示出所需项目档案信息，利用档案库数据自行生成各类报表，节省大量手工操作填表时间。

（二）提高科技项目档案的利用率，进行档案的查询，可以按业务类型、业务名称、申报专题、技术领域、推荐单位、年度等任意条件查询相关科技项目档案；科技项目基本情况的统计和查询，档案输出，可以输出单个档案、全体档案、各类档案名册等。省去了调卷、阅卷、摘抄材料等工序，为科技档案管理人员和利用者节省了大量时间。

（三）延长科技项目档案材料的寿命。以计算机查询为主，从而使原始档案材料的利用率大大降低。减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成档案的磨损，有效地延长了科技项目档案的寿命。

作者简介

阮健芳，馆员，研究方向：档案管理