“简化原则”的真义

【前言】“简化原则”的真义由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。简化原则还要求我们重新考虑我们的做事流程，削减重复性的工作内容、环节和任务安排。前端控制和全程管理的思想，越来越成为现代档案管理者的行为准则，其实要想把这些先进的文档管理思想运用好，关键点之一就是坚持“简化原则”。例如，我们有一项档案整理要求就是去...

有一则广告语是“简约不简单”!在许多人热衷于谈论大量新概念的现时代，我却把“简化原则”拿出来做一篇文章，似乎有点儿脱离“主旋律”之嫌。其实，在现实的档案管理实践中，我们的管理思想如果能够时时注意坚持简化原则，那么我们就可以少走很多弯路!

熟悉管理学理论的人都知道英格兰逻辑学家威廉提出的一个基本原理：“如无必要，勿增实体”。其含义是：只承认一个个确实存在的东西，凡干扰这一具体存在的空洞的普遍性概念都是无用的累赘和废话，应当一律取消。他使用这个原理证明了许多结论，包括“通过思辨不能得出上帝存在的结论”。这使他不受罗马教皇的欢迎并被教皇作为异教徒关进了监狱，为的是不使他的思想得到传播。在狱中过了四五年，他找到机会逃了出来，并投靠了教皇的死敌――巴伐利亚的王爷。他对王爷说：“你用剑来保卫我，我用笔来保卫你。”正是这次成功的越狱，成就了威廉的威名。他的格言“如无必要，勿增实体”也得到了广泛的传播。这一似乎偏激独断的思维方式，后来被人们称为“奥卡姆剃刀”。

做事情应该尽量简单。奥卡姆剃刀的出发点就是：大自然不做任何多余的事。如果你有两个原理，它们都能解释观测到的事实，那么你应该使用简单的那个，直到发现更多的证据。对于现象最简单的解释往往比复杂的解释更正确。如果你有两个类似的解决方案，选择最简单的、需要最少假设的解释最有可能是正确的。一句话：把烦琐累赘一刀砍掉，让事情保持简单!

在我们的档案管理实践中，我们的领导者和管理者应当时常问问自己，哪些事情是多余的、重复的、无积极意义的，并且下定决心将“任何多余的事情”砍掉。在我国的档案管理理论中，我们非常倡导的一种整理原则就是“充分利用原基础”，这其实就是坚持简化原则的一种具体表现。然而，我们却看到一些档案管理部门经常把整理过的档案进行反复不断的“加工”，甚至作为一种业绩来宣扬。我们的档案部门所能支配的“资源”(包括人力资源、物力资源和财力资源等)是有限的，如果能够把有限的资源用于对档案内容信息的整合、开发和组织方面，不仅可以提高我们的服务能力，而且也能够使我们的单位影响力和社会影响力得到提升。

简化原则在实践中的运用还要求我们要注意保持档案文件的原始面貌。近来看到一些所谓的档案整理“细则”的规定，多少有偏离正确轨道之嫌。为了求得外表的“整齐划一”，一些“细则”要求对档案实施“硬性”的加工处置，大开“杀戒”，“刀斧”相加，把本来完整的档案实体，按照“标准规格”切削一致，“削足适履”!难道我们不做这些，就会影响档案管理的现代化、信息化和服务目标的实现吗?在以往的经济短缺时代，我们的档案包装材料有限，而现实上我们已经到了一个经济发展“小康”的时代，各种尺寸和规格的新的包装材料已经供应充足，为什么我们就不能做一些“简约不简单”的事情呢?把互有联系的一组文件有机体放置在一个卷盒之中有序保存，配以目录控制，本来是非常容易做到的事情，我们为什么还要在档案上打“三个洞”装订呢?

简化原则还要求我们重新考虑我们的做事流程，削减重复性的工作内容、环节和任务安排。前端控制和全程管理的思想，越来越成为现代档案管理者的行为准则，其实要想把这些先进的文档管理思想运用好，关键点之一就是坚持“简化原则”。例如，我们有一项档案整理要求就是去除文件上的“金属物”。难道我们的文件形成者就没有想过通过“前端控制”来解决这一问题吗?如果我们使用的装订材料本身就是“耐久的”，那么我们的档案整理人就少了一项负担，不就可以简化我们的整理负担吗!如果我们的数据采集工作都能做到前端控制，那么档案人就可以从烦琐的“编目”工作中解脱出来，更好地熟悉本单位的业务，多积累相关的用户服务知识，我们的服务不就可以上一个新“台阶”吗!