第19次ISO/TC46/SCII工作会议动态

2007年11月5～8日第19次国际标准化组织档案，文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SCII)工作会议在南非行政首都比勒陀利亚召开。来自14个国家的代表团出席了此次会议，我国全国档案工作标准化技术委员会也组织了代表团出席了该次会议。

各国代表团就ISO15489在其所在国的应用概况作了简要汇报。加拿大国家图书馆和档案馆的Daniel J.Caron介绍了加拿大政府正在制定的用于评估和审计政府管理活动的文件标准的最新动态。SCII下属的四个工作组(元数据标准工作组、工作过程分析标准工作组、ISO15489文件管理标准修订工作组、数字文件保护工作组)及两个特别任务工作组(文件管理体系标准工作组和数字化标准工作组)分别汇报了自2007年5月在西班牙圣地亚哥召开的第18次国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SCII)工作会议以来各工作组的工作进展，就各工作组负责的工作标准进行了讨论和修订，拟定了未来工作的计划。最后通过了大会决议，明确明年5月将在瑞典首都斯德哥尔摩召开第20次工作会议。

ISO15489文件管理国际标准全球应用进展

根据14个国家代表团对ISO15489文件管理国家标准在各国应用的汇报，作者将ISO15489在国家范围内的应用状况归纳为三级发展进程。

第一级为初级：国家范围内ISO15489的应用仅限于翻译、宣传、培训。了解ISO15489可以做什么，代表性国家有丹麦、日本、韩国、中国。

第二级为中级：国家范围内ISO15489的应用发展到制定应用实施指南和一致性评估指南，关注如何更好地应用ISO15489，代表性国家有西班牙、法国和南非。

第三级为高级：国家范围内ISO15489的应用被纳入国家电子政府建设框架、政府信息建构、政府管理评估体系与审计体系，ISO15489成为电子政府基础设施建设的重要组成，国家信息资源和资产管理的重要基石，代表性国家有澳大利亚、加拿大、荷兰、英国、瑞典、美国和肯尼亚。

档案／文件管理分技术委员会工作组工作进展

1、文件管理元数据标准工作组(WG1)就《ISO/TS23081-3信息与文献管理过程一文件元数据第三部分：文件管理元数据集评估》和《ISO/TS 23081-4文件管理元数据方案指南》技术报告的起草工作进行了讨论，前一技术报告将在2008年由ISO出版，后一技术报告将作为免费资源供用户使用。会上代表团成员一致认为，《ISO/TR 23081-2文件管理过程一文件元数据第二部分：概念及实施问题》应该从技术报告转为标准。会议决定在下一次会议前就成员国应用ISO23081的情况及其经验开展一次全面调查。该工作组还将就ISO23081系列标准与文件管理体系标准的关系开展进一步的研究。

2、ISO15489文件管理标准修订工作组(WG5)完成了用于ISO15489文件管理宣传的《管理陈述》。完成了ISO15489-1自评工具的初步研究，提出了用于15489-1自评的基本问题。由于SCII文件管理标准家族将转换为文件管理体系标准，工作会议决定，ISO15489文件管理标准修订工作组的工作到此结束。

3、文件管理过程标准工作组(WG6)就《ISO/TR26122文件过程分析》标准的建议稿进行了讨论，最终稿将于2008年正式出版。

4、数字化标准工作组(WG7)就《ISOPDTR 26102.3文件管理电子文件长久保存要求》建议稿进行了讨论，该标准与文件管理体系标准的关系，与其他标准的重复问题等还待进一步解决，修订本将于2008年5月前提交下一次会议讨论。

5、文件管理体系标准特别工作组讨论并通过了将SCII文件管理系列标准转化为管理体系标准家族结构的论证报告、文件管理体系项目规划、文件管理体系：基础和术语设计说明书、文件管理体系：要求设计说明书。会议决定成立文件管理体系：基础和术语标准起草工作组(WG8)和文件管理体系：要求标准起草工作组(WG9)开展新标准的研制工作，在2008年3月前完成标准草案起草工作，供下次会议讨论。

6、数字化标准特别工作组在新西兰档案数字化国家标准的基础上提交了采纳为ISO标准的数字化标准提纲，讨论了各成员国的建议反馈意见。会议认为制定数字化技术报告标准是对ISO15489的实施的补充，十分必要，决定成立数字化标准工作组(WG10)开展相关工作。

会上还就美国代表团提出的将美国国家标准《重要文件规划：业务关键文件的识别、管理和恢复》(AN-SI/ARMA 5-2003)和《数字文件的转换过程：规划、要求和程序》(ANSt/ARMA 16-2007)转化为ISO标准的问题进行了讨论；就荷兰代表团提出的将欧洲数字保护中心(DCC)和欧洲数字保护(DPE)课题组研制的《基于风险评估的数字保存库的审计方法》(DRAMB-ORA 2007)转化为1SO标准的问题进行了讨论。会议认为《重要文件规划：业务关键文件的识别、管理和恢复》(ANSI/ARMA 5-2003)是基于纸质文件管理的标准，重要文件概念在各国认识不统一，概念较窄，采纳为国际标准不妥。但该标准提出的文件管理对业务活动的持续性支持要求具有普遍意义，文件管理对危机管理、风险管理、突发事变等的支持应该在相关文件管理体系要求标准中得到体现。是否提出专门化标准应根据需求调查在两个管理体系标准制定后再决定。代表认为在《数字文件的转换过程：规划、要求和程序》(ANSI/ARMA 16-2007)基础上提出国际标准十分必要，决定成立特别工作组调查该工作与相关标准的关系，以免标准之间的交叉和重复，在下次会议前提交有关论证分析报告和标准草案建议。代表认为在《基于风险评估的数字保存库的审计方法》基础上产生相关技术报告十分必要，可以保证机构评估其业务背景下文件产生与控制的需求，开展支持风险管理的文件管理，迈出实施ISO 15489和ISO 23081的第一步。会议决定成立特别工作组，在下次会议前提交有关论证分析报告和技术报告草案建议稿。

此外会议还成立了ISO 15489市场化战略特别工作组，研究ISO 15489产品在各国的宣传、实践与应用，在下次会前提出IS015489产品的全球市场发展规划。

几点启示

在参与SCII工作会议并与各国代表团成员的交流中，作者发现全球文件与档案的管理有以下国际化发展趋势，值得我国关注。

1、文件、档案管理工作正在成为电子政府管理工作的有机组成，文件管理国际标准已成为政府有效管理必不可少的管理手段。加拿大、澳大利亚、新西兰、瑞

典、英国和肯尼亚等国ISO15489成功应用的经验揭示，文件管理是政府变革管理的重要内容，应纳入国家法律体系框架，成为政府管理活动评估与审计的基础。文件管理标准是透明性政府和责任性政府建设必不可少的管理工具。近年来，新西兰、瑞典、英国和韩国等国，分别开展了文件管理和档案馆的立法修订工作，授予国家档案馆文件全程管理、监督指导和审查的权力与责任，按ISO15489对文件全生命过程进行规范化管理，成为各国文件、档案管理的发展方向。这也是上述国家电子文件管理的基本国策和成功经验。

2、文件管理正在成为国家信息资源与资产管理工作的基础。如英国、加拿大、瑞典等国建立了基于文件管理的国家信息管理机制，文件管理标准成为支持信息自由法、新闻自由法和信息管理政策实施的重要内容，成为公共信息利用的重要保证。

3、SCII标准及其产品向管理体系家族结构转换，是档案／文件管理分技术委员会工作的新发展，这为文件的形成、管理和利用与业务集成提供了系统的方法，由此而来，文件的形成与控制成为机构活动及其活动过程和活动系统有机整体的一部分。建立文件管理体系家族结构可以为机构背景下的文件管理提供国际公认的最佳实践基准，提供面向服务的成套的文件管理产品和解决方案：可以通过知情的决策提高业务活动效能，支持绩效管理、促进生产力提高、管理及操作连贯、持续和有质量保证；支持准确和快速反应的服务、资源管理和成本控制；提供法律保护与支持和规章的一致性；支持责任承诺、基于证据的治理、财务和业务审计；支持风险管理包括安全、信誉管理、业务可持续发展规划与实施；提供遵守道德规范的证据包括满足外部股东的期望、开放和具有诚信；维护机构记忆包括对机构知识的捕获和再利用及利用战略知识支持业务。由此而来。ISO15489系列标准将与ISO9000质量管理体系标准，ISO14000环境管理体系标准，ISO27000信息技术安全管理体系标准等管理体系标准具有更好的兼容性和互操作性，可以将文件管理体系标准纳入一体化的管理体系标准建设中，提供应用的一致性评估和认证。文件管理体系标准将为不同国家、不同文化和不同法律体系下的机构文件管理提供可以被国际公认的文件管理原则、政策和最佳实践。