电子档案管理现状与对策

【摘要】由于办公自动化的发展和网络的普及，计算机被广泛应用于各个领域，在各种社会实践活动中产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，因此，档案管理者也应顺应时展的潮流，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。本文主要就电子档案的管理模式展开研究，并分析了现阶段我国电子档案存在的问题，同时提出有针对性的改进对策。

【关键词】档案；电子档案；问题；对策

中图分类号：G25文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-0046-01

现代信息技术的发展促进了档案管理方式的创新与变革，其中电子档案管理的出现弥补了传统档案管理存在的不足，表现出了极大的优势与发展潜力。

一、我国电子档案的管理模式

在我国电子档案管理中，主要以机构自行分散管理和档案馆集中管理两种模式为主，主要采用双套制电子档案管理方式，也就是同时将电子与纸质两种档案归档、保存、管理。

机构自行分散管理的电子档案管理模式的优点在于能够很好的保证电子档案的完整性与可识性，同时还能减轻档案馆的资金与技术负担，但该模式的缺点也是明显的，即文件实体分散、部分有价值的档案管理欠妥。

档案馆集中管理的电子档案管理模式能够实现档案的集中管理，使档案实体置于妥善的管理之下，能够有效避免删改、修改档案的情况发生，有利于保障电子档案的真实性与可靠性。

二、电子档案管理存在的问题

我国的档案管理正在逐步走向数字化、现代化，但在电子档案管理的实践中仍然发现了一些突出的问题：

（一）电子档案的“本来面目”极易改变

电子档案管理实践表明，电子档案极易遭到破坏。首先，原始性难以保证。电子档案在内容上与形式上呈现相对独立的状态，内容易变，且无固定形式，加之电子档案生成、传输、接受状态完全一致，这便为电子档案原始性的鉴定造成困难。

（二）电子档案安全管理面临隐患

当前，电子档案管理人员对于档案的安全性并未引起足够的重视，安全防范措施不到位。电子档案以计算机系统为载体，在电子信息的收发、保存、归档过程中面临着病毒感染、被盗、泄密、伪造、篡改等一系列风险；同时，由于电子档案更易被修改、覆盖，原稿易被破坏，以致电子档案利用时面临着诸多安全隐患。

（三）档案管理软件研发明显滞后

与信息技术迅速发展相比，电子档案管理软件的研发明显滞后，无法充分满足电子档案管理、查阅、利用、传输等多方面要求。同时，由于各地区发展存在差异，重视程度又多有不同，以致电子档案管理系统多有不同，对电子档案的全国联网构成了制约。

（四）管理人员的管理水平参差不齐

当前，我国电子档案管理人员的管理水平梯度明显，业务素质差距较大，导致各电子档案管理单位的管理现状差距明显。如部分单位将纸质档案通过数字化扫描将纸质档案转换为电子档案，并将电子档案挂接入档案专用服务器并与系统内网连接，已经实现了档案全文搜索及一体化管理，但有的单位目前仍然停留在将发文时的电子版底稿保存或只是部分实现档案目录管理。

三、完善电子档案管理的策略

电子档案将越来越成为未来档案管理的主要形式，而这一趋势的推进还需要采取积极的策略加以完善。

（一）改进技术手段保持电子档案的“本来面目”

电子档案的原始性、真实性、完整性难以保证，就失去了电子档案应有的价值，因此就需要通过改进技术手段加以避免：

首先，采集背景信息和元数据。形成电子档案的同时，应利用先进技术采集描述电子档案的背景、内容、结构以及整个管理过程的元数据，旨在为未来检验电子档案原始性、真实性及完整性提供依据。

（二）完善电子档案的安全体系

在电子档案管理中，如何保障其安全性是至关重要的，这也是电子档案管理中较为常见的问题，因此，应强化电子档案的安全体系建设：

首先，建立数据备份和恢复系统。为有效克服网络系统安全隐患，应加强数据备份和恢复系统建设，保证即使出现安全性事故也能有效恢复关键、重要信息数据。

其次，加强网络安全管理。可以通过验证用户信息、输入调阅口令、限制访问以及安装病毒防杀软件防止病毒和黑客的恶意破坏。

再次，针对重要文件施用“双重“归档法。鉴于电子文件载体及信息技术的易修改性，为保障数据安全，可以将之制成硬拷贝存档。由于签署和印章是文件生效的主要标志，故而应充分利用现代技术，以纸质的形式将具有凭证作用和法律效力的文件保存下来。

（三）研发电子档案管理软件

因为电子档案管理工作具有特殊性，这就需要通过强大的软件平台开展工作。电子档案管理软件，应当具有统一的数据格式标准，并且具备良好的兼容性，以适应当前以及未来一段时间电子档案管理工作的需要。

（四）加强培养优秀的档案管理人员

档案管理员作为电子档案管理的实施者，直接决定着档案管理的成效。面对档案管理人员业务素质参差不齐的状况，应当加大档案管理人员的培养、培训力度。

首先，提高档案管理人员计算机技术水平。电子档案的管理工作要求管理人员必须很好掌握处理和操作图像、声音等多媒体文件技术以及日常电子档案维护工作。这就需要培训档案管理人员的计算机应用能力，助其更好适应电子档案管理工作。

其次，加强管理人员素质。档案管理人员在开展管理工作时，必须要具备强烈的安全意识和高度的工作责任感，以使其能够真正履行自己的职责，而这都是需要在平时就要加强培养的。

总之，应正确认识当前电子档案管理工作面临的问题，并及时采取有效的解决方案，不断提升电子档案管理水平。

参考文献：

[1]马全.电子档案管理的现状及对策[J].档案工作，2012，5（12）： 21-22.

[2]张荭.电子档案管理面临的困境及对策[J].科技向导， 2014，4（10）：9-10.