试论高校档案信息资源的开发与利用

[摘要]高校档案是高校从事教学、科研、党政管理及其他各项与教育教学紧密相关活动的真实写照，它记载和反映了高校教育教学活动的全过程。在当代信息化背景下，高校档案信息资源的开发与利用工作是高等教育发展的重要组成部分。

[关键词]高校档案；信息资源；档案工作

[中图分类号]G273.5 [文献标识码]A [文章编号]1005-3115（2014）12-0052-02

一、高校档案信息资源开发与利用的重大意义

高校档案记载和反映了高校教学、科研和管理活动全过程和具体成果，是高校管理者在决策过程中获得信息的重要渠道之一。重视高校档案信息资源的开发利用，可以为管理者作出科学可行的决策提供客观依据。

高校档案工作既是一门管理工作，同时也是服务性的专业技术工作。档案工作不仅服务于学校的教育教学工作，也为学校各管理部门开展工作、举办活动提供服务。高校档案是学校文化、办学成果、科学技术的综合反映，具有凭证性、权威性、借鉴性。各单位、各部门的教学、科研、管理及社会活动，都有赖于档案信息的传播和利用。

目前，高校档案的利用者只限于少数层次较高人群与档案工作相关人员，这主要是由于许多工作者档案意识淡薄，档案的深层次开发工作滞后。高校档案部门进一步改进档案利用工作，对于提高档案利用率具有重要意义。作为档案管理人员，应该积极主动、充分挖掘馆藏档案信息资源，为各类利用者利用档案提供便捷，形成档案利用工作的良性循环，从而提高档案利用率。

二、高校档案信息资源开发利用现状

（一）传统档案工作的特点明显

一方面，由于传统文化的长期影响和束缚，部分档案工作者安于现状，缺乏开拓创新精神，缺乏创造业绩的激情和活力，以及主动服务意识；另一方面，高校领导对档案工作重视程度不够，高校资金优先用于学校科学研究、教育教学、基础设施建设等方面，在档案方面的人力、物力投入有限，这就使得高校档案开发利用、服务手段较为落后。尽管档案部门应用计算机的数量和水平正在逐渐增加和提高，但就整体而言，计算机软件开发单一，档案深层次加工的主要内容编研工作严重滞后，档案资源无法得到充分开发和利用。

另外，由于历史、政治等多种因素影响，我国的档案工作长期处于一种封闭半封闭的管理模式。档案工作存在“重藏轻用”与“重政治服务、轻经济服务”两种倾向。高校档案部门馆藏结构单一，以被动保管为主，虽然有相当可观的馆藏积累，但许多高校却将其束之高阁。

（二）利用人群有限，利用率低

当前高校的档案利用者以专业人员居多，而作为高校主要群体的学生，他们对档案的利用率近乎于零。调查数据显示，大部分学生对档案作用的认识只停留于凭证作用，他们中的绝大多数人表示没有利用过学校档案馆的档案。

（三）管理体制不够完善

各高校根据党的十八届三中全会关于深化教育领域综合改革的要求，不断完善教学管理方面的规章制度，但在档案管理方面，有关改革创新的规章制度却未被提及。高校档案馆依然在沿用旧的管理制度，而这些制度甚至是多年来几乎未曾改变。档案馆相关管理制度的不完善，不利于档案管理工作的进一步开展。

三、高校档案信息资源开发利用的方法和对策

（一）加强学习，培养专业的档案管理人员

职业道德是档案工作者所必须具备的品德和基本行为准则。档案工作者必须更新观念，认真学习党和国家关于档案管理方面的方针政策，具备全局意识、创新意识和服务意识。档案工作者还应有丰富的专业知识。一是要求高校档案工作人员熟悉档案库藏内容、成分及档案存放的位置；二是要熟悉档案馆（室）的各种检索工具，熟练掌握库存档案的检索，并注意将常用的数据进行采集加工，对有关信息进行编研，有计划地开发专题性的档案信息；三是为满足档案管理网络化、电子文件归档等业务的需要，高校档案工作者还需提高计算机应用能力。通过运用计算机技术，提高档案工作自动化水平，使利用者根据自己的需求方便地检索和利用。

（二）优化馆藏结构，提高馆藏质量

由于认识上的偏差，不少人把丰富的馆藏单纯地理解为馆藏数量的增加，忽视了馆藏质量的提高，习惯于以馆藏数量的多少作为衡量档案馆地位高低和工作优劣的尺度。因此，转变档案“多多益善”的观念，树立馆藏优化的思想，正确处理好馆藏数量与质量的关系，是当前高校档案馆馆藏建设工作中的一个重要方面。

高校档案馆在馆藏数量达到一定规模后，应着眼于馆藏质量建设，坚持丰富与优化馆藏并举、质量与数量并重的方针。同时，档案馆应结合档案鉴定工作的展开，定期或不定期地进行档案的鉴定、销毁工作，及时剔除失去保存价值的档案，保证馆藏档案价值的精度。

（三）注重收藏与利用双重功能

网络信息时代的档案信息资源管理工作，既要保管好档案，也要利用档案使之永续不绝，产生社会效益和经济效益。因此，高校档案管理人员在制定档案事业持续发展战略时，应把档案保管和档案利用放在同等重要的位置上来考虑，绝不能顾此失彼。

（四）加大对档案建设工作的投入，多形式、多层次开发档案信息资源

目前，高校由于缺乏资金或管理者对档案重视不够，档案资源建设投入不高，从而影响档案资源的开发利用工作。因此，高校应加大对档案部门的软硬件建设，提供规范化、标准化的服务，使高校档案发挥其应有的作用。

1.完善制度，健全标准

高校档案管理工作在有效合理的领导体制和管理机构下，需要有一套严格的管理制度予以保障。建立和健全档案管理的规章制度，是管理科学化的标志，对协调高校内部档案管理的各种关系、形成合理的工作秩序意义重大。

2.提高在校大学生用档意识

在校大学生是知识的接受者和传递者，他们对档案信息的利用将会极大地促进高校档案工作的发展。如今高校学生档案意识淡薄，学校应该开展相关活动，在学生中广泛宣传档案的重要作用和意义，培养他们的档案意识，让他们成为高校档案工作的参与者与宣传者。

3.开展档案宣传教育工作

随着时代的发展，学校档案也将逐步面向社会开放，宣传教育便是开放学校档案资源的必要手段。其一，举办档案展览。档案是历史记录的原始资料，在数量上一般都是单份（孤本），因此一般情况下档案是不外借的。但有针对性地开展档案阅览、外借等服务可以增强高校档案馆的开放、服务程度。其二，开展教育活动。有条件的高校可以充分发挥档案的文化教育功能，利用档案开展教育活动，帮助学生了解相关历史，传授相关知识，还可以让学生参与到相关的参考资料编写活动中来。

4.开展档案信息编研工作

档案编研工作是指由档案工作人员通过对繁杂的原始档案信息精心提炼，编撰、出版专题材料。编研工作是利用服务的重要手段之一，档案编研工作既可以使档案部门由被动服务变为主动服务，又可以使档案利用由低层次向高层次飞跃；同时是保护档案原件的有效措施，档案编研成果可以成为副本，从而减少利用者对档案原件的损坏；档案编研工作还可以较好地体现档案价值、扩大档案的影响。

5.推进档案信息网络化建设

档案网络的建设是社会发展的客观规律，是档案事业发展的必然。随着网络化的普及，通过网络提供档案信息服务将是档案信息开发与利用的重要形式。

高校开展档案信息网络化建设，可以改变原有的、单一的对档案收集、整理、加工、利用的管理方式，借助和依托网络这种新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超时空的信息服务。此外，借助网络技术可以将丰富的档案信息呈现在利用者面前，有助于更多的人认识档案、了解档案，进而实际利用档案。

四、维护高校档案信息资源安全

高校档案信息资源的保管也是档案开发与利用工作中的一项重要工作。维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。

为此，高校档案工作者必须牢固树立档案信息安全意识，加强对档案工作中各个环节的安全防范，确保档案信息的安全。其一，防止档案的损坏。高校档案工作者要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门有效的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内；其二，千方百计地延缓档案自然老化过程。通过将现代科学技术的最新成果运用于档案保护，采用先进的科学技术方法、技术装备和设施保护档案的安全，最大限度地延长档案寿命。

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