试论数字档案馆的利用效率

[关键词]数字档案；利用效率

近年来，随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，数字档案馆的建设与研究成为档案界关注的热点。但是，数字档案馆的研究重点大都集中在介绍数字档案馆的概念、特征、功能和技术层面上，对数字档案馆的利用效率问题重视不够。

档案馆作为永久保存国家档案的基地；它一直把自身建成为社会提供档案信息的信息中心，实现档案信息全社会共享，提高档案利用率作为梦寐以求的目标。但是，在以往的条件下，这个目标是很难实现的。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而让人们最大限度地利用这些信息。

要提高数字档案馆的利用效率，就要真正体现信息数字化、传输网络化、馆藏超时空化、服务有线化，让查阅者足不出户便可掌握有关的目录、索引和全文，实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，数字档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史，我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次，一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案纠正了大批冤假错案；另一次是上个世纪80年代全国范围内的编史修志促成的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下，为特定的目的而形成的特殊现象。因而，这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证明，随着时间的推移，大规模的编史修志工作的基本完成，档案利用工作再次走入低谷。尽管，档案部门想尽各种办法，丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等等，但是，档案馆门前依旧是门可罗雀，档案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫无起色。有专家强调：“我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆，日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象。”

要提高数字档案馆的利用效率，就要想方设法吸引异地的档案利用者利用档案资料。传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前，这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决或立刻消失，数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是，档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。如果没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享，说到底实际亡是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们知道，一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录，尤其是市(地)级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下，连本地区、守着家门的利用者都不去利用的档案，异地的利用者还能对其有利用需求?或者说，连对本地的档案都没有利用需求的利用者，还会对本地区没有关系的档案产生利用需求?更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案，可以说在内容上是大同小异的，而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的土地、房产、婚姻、公证等档案，也只是与当地的利用者有关系，与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时，多数是在利用它的凭证作用，但数字档案在目前是很难起到凭证作用的，因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者。从这个意义上讲，就是大部分档案馆都建成了数字档案馆，档案信息的利用问题仍旧不可能解决，数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。

数字档案馆的建设和运行，是把新技术运用到了档案的快速检索与异地查阅的工作中，更新了档案利用的手段。数字档案馆的建设，对于部级和部分省级档案馆以及一些其他档案馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的大部分市(地)级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道，解决不了根本问题。因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择，同时也应该看到，开发档案信息资源仍然任重道远。 (收稿日期：2007―02―05)本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。