试论民生档案利用与社会档案意识的提升

摘要:从民生档案入手,通过档案利用图表,阐述了民生档案利用工作与社会档案意识的关系,并进行了分析和探讨。档案工作者注入“以人为本”的理念,通过及时更新观念,增强服务意识,提高服务质量、自身素质等措施,提高社会档案意识,提高民生档案的利用效率,实现民生档案的社会价值,推动档案事业的蓬勃发展,为构建和谐社会发挥应有的作用。

关键词:民生档案 利用 档案意识

档案是一种普遍存在且意义深刻的社会事物。随着现代信息技术的发展及人们法律意识的增强,档案的利用已渗透到社会的各个领域,发挥着越来越重要的作用。档案工作的发展,对社会的发展具有多种积极的作用,而档案事业的发展与社会的发展有着密不可分的联系。为了全面推进我国档案事业的健康发展,加快推进以改善民生为重点的社会建设,服务民生是中国档案服务方向的新选择,是档案工作服务于社会的一个新举措。由此,民生档案工作应运而生。

一、民生档案

民生档案是指机关、社会组织和个人形成的与人民群众利益直接相关的档案,包括劳动就业、社会保障、教育、医疗、食品安全、社会管理等民生领域中形成的档案。民生档案具有重要的原始性、基础性、凭证性特征,在解决民生问题过程中发挥着重要的基础性作用。

民生档案具有泛指性,它不是指某一类档案。总而言之,民生档案就是与人民群众利益密切相关的档案,是维护群众合法权益的原始凭证。“民生档案”实际上是一项工作、一种提法,即档案系统要关注民生,转变作风,全力推进档案工作为民生服务。①

提供涉及民生的档案利用是档案部门服务的中心工作。围绕这一中心工作,档案部门提供最直接、最具体的档案信息资源服务于民生社会建设,满足社会对档案利用的需求。民生档案利用程度的好坏会直接影响社会档案意识水平的高低。

二、社会档案意识与民生档案利用

1.社会档案意识

社会档案意识指的是社会各方面的人们对档案这一客观事物和档案工作这一项事业的认识和重视,它是由档案和档案工作所显示的社会作用长期影响人们而在社会上形成的一种较为稳定、普遍的大众心理趋向,是档案和档案工作面向社会、走向社会并达到一定程度的社会化产物。②

社会档案意识的高低是评价一个国家、一个地区文明发达程度的标志之一。社会档案意识是档案工作存在和发展的基础,它不仅制约着档案事业自身的发展,而且影响着档案资源的合理开发和有效利用。③

社会档案意识,既包括社会上人们对档案和档案工作的认识,也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。社会公众档案意识的提高是促进档案事业发展的重要因素。但是,社会档案意识的增强是一个渐进的过程。

2.民生档案利用与社会档案意识的关系

民生档案利用的核心要“以人为本”,而“以人为本”又是社会档案意识的核心。社会档案意识依赖于档案的社会作用,而档案社会作用的高低取决于档案部门和档案人员的社会意识,两者相互依存、相互促进。民生档案利用工作与社会档案意识相互制约、相互影响,有着不可分割的密切联系。

档案工作的重心下移,是实现档案工作服务民生、促进社会和谐的最直接途径,也是提高社会档案意识,依靠广大人民群众发展档案事业的最有效方法。④

因此,在民生档案利用过程中,基层档案部门的档案信息发挥着重大的作用,可有效地促进社会档案意识的提高。

社会档案意识的高低,可以直接反映在对档案的利用意识上。大众对档案的需求情况,即档案的利用率,包括利用档案的人次、卷/件次、种类等都是衡量社会档案意识的重要标志。

图1 为我单位2003年—2009年民生档案利用卷/件次、人次统计数据表。在档案分类中,无论是哪一类归根结底都是以解决个人的切身利益为目的的档案利用,与解决民生的实际问题息息相关。从近几年民生档案利用的具体数据中,不难看出民生档案已成为各单位档案利用的一个重要组成部分。

人们在利用档案的过程中,真正感受到档案对自己的价值,从而增强了档案需求意识。民生档案的利用,充分说明社会对这一类档案需求的广泛性、迫切性和自觉性,提升了社会档案意识。良好的社会档案意识是档案事业发展的必要保证。只有认真搞好民生档案的利用工作,满足社会对档案利用的需求,才能提高和改善社会的档案意识。

毋庸置疑,在做好民生档案利用服务工作的同时也提高了社会档案意识,反过来也会进一步改进民生档案的利用工作。

三、做好民生档案利用工作的主要经验

1.档案工作者增强自身的社会意识

社会档案意识的提高,关键在于档案工作者自身社会意识的提高,这是社会档案意识提高的基础和前提。档案来源于社会,也必将服务于社会。社会档案意识的提高离不开档案的社会作用,而档案社会作用的发挥又离不开档案工作者的社会意识。

2.强化档案利用服务理念

做好民生档案工作,服务于社会大众,已成为广大档案工作者的共识。在档案利用中以“以人为本”的服务理念为指导,通过热情、周到、快捷的服务,提供全方位的档案信息服务,让利用者真正感受到档案对自己的重要性,从而提高社会档案意识。

3.不断提高自身的素质

新形势对档案工作人员的素质要求越来越高,档案工作者不仅要有较强的责任感,而且要具备较强的业务能力、计算机能力以及交叉学科的知识,同时善于捕捉与民生相关的编研题材,才能适应新形势下的档案工作,最大限度地发挥民生档案的社会作用。

4.推进民生档案信息化建设

民生档案信息化建设对社会档案意识的提高起着至关重要的作用。通过档案数字化工作,整合社会民生档案资源,通过网络实现资源共享,通过民生档案数据库建设,使档案利用工作更加完善、充实,从而更好地满足社会档案利用的需求,也使档案社会价值得到充分的发挥。可以说档案信息化建设促进了档案意识的提高。

另外,健全的管理制度,注重档案的基础工作,加强档案利用的宣传,省、市档案局监督指导,年检制度,单位领导的重视等均对民生档案的利用及社会档案意识的提高起着不可忽视的作用。

注释:

①严永官.论“民生档案”[j].档案管理,2009(1):21-24.

②杨冬荃.社会的档案意识与档案界的社会意识[j].档案学通讯,1991(l).

③王桂燕.档案工作主体研究[j].辽宁医学院学报( 社会科学版), 2009(1):109-111.

④王树梅.提高社会档案意识的几点思考[j]. 浙江档案,2008(4): 10-11.