试论如何保障档案的有效利用

摘 要：档案是各机关、社会组织和个人在其自身活动中形成的，其具有重要的价值意义。本文结合作者多年工作经验，对如何保障档案的有效利用浅谈看法。

关键词：保障；档案；有效利用

档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。搞好档案利用，让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。

1 提高认识，加强宣传是保障档案有效利用的基础

1.1 提高档案管理人员的认识

档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。

1.2 转变利用者对档案利用工作的看法

由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。

2 建立档案利用体系的政策保障机制

2.1 完善法规体系，为档案利用体系建设提供有力的法制保障

作为档案立法部门应对《档案法》、《档案法实施办法》等法律规章进行相应的修改和完善，制定新的法规体系，增强档案法的现实性和可操作性。各级档案行政主管部门根据相关的法律法规，加强档案工作的执法力度，联系相关执法部门，对档案的违法案件做出强力的制裁。为确保档案利用体系的建立，必须在工作思路、工作内容、工作手段上进行大胆创新。要在实践中不断探索和建立领导保障机制、法制保障机制、政策保障机制、考核评估机制、人才保障机制、经费保障机制、设施保障机制、宣传教育机制等一系列新机制，使档案利用体系建立得以顺利推进。

2.2 突出以人为本，为档案利用体系建设夯实深厚的群众基础

建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案资源建设指导思想的重大转变和重大突破。新的档案资源体系，要体现鲜明的时代特征，那就是突出以人为本，一切为了人民群众。就目前而言，各级档案部门要加强对档案资源体系建设的调查研究、科学论证、业务指导；要整合各类档案资源，将各类涉及民生的档案实行统一的规范化管理；要优化馆藏资源结构，充实涉及个人档案储备。新的档案利用体系，既包括档案查阅室、档案公开栏、档案展览、咨询业务、书信查阅、编史修志、撰文著书等传统形式和方式，还应包含报刊登载、网络公开、新闻、电话热线、主动上门服务、远程服务、免费开放、现行文件利用中心、电子政务信息公开平台、爱国主义教育基地等多种新载体新形势。新的档案利用体系，应具有时代性、公开性、主动性、时效性、多样性、广泛性、便利性、服务性。一切方便人民，应当成为新型档案利用体系的本质和灵魂。

3 保障档案有效利用的其他措施

3.1 强化舆论宣传工作，为档案利用体系建设提供可靠的思想保证

要通过多种途径、借助各类媒体，大张旗鼓地抓好档案宣传工作，为档案事业的发展提供强有力的舆论支撑。既要充分利用自身业务部门的报刊网络，更要主动与大众传媒加强合作，建立档案工作尤其是建立档案利用体系相关信息的定期通报机制，让全社会了解档案事业、认同档案事业、支持档案事业。要采取各种有效教育方式，增强全员服务群众意识，增强全民档案主体意识。通过卓有成效的宣传教育，统一思想，深化认识，营造氛围，鼓舞斗志。

3.2 优化检索工具，是开发档案信息资源的一项基础工作

从传统的手工检索到计算机现代化检索，目的都是方便、迅速、准确地提取档案原始资料，为广大利用者提供信息资源。档案管理基本“四号”（全宗号、目录号、年代号、案卷号）的填写、排列以及案卷目录、全引目录编制，是档案检索最基本最重要的工作，这项工作做不好，其他工作都是错误的进展。通过原始档案的全文扫描、档案目录的著录链接，建立原始档案数据库，是计算机现代化检索的基本途径。对档案工作而言，这是一项基础性而又繁重的任务，一定要认真细致，建立高质量的档案数据库，利用者才能准确迅速检索档案，满足广大利用者对档案信息资源的需求。

3.3 加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础

开发利用档案信息资源，拥有档案是基础，最大限度地收集是最大限度利用档案的前提和保证，所以说档案资料的收集是档案资源开发的基础，是首要工作，要扩大征集和接收档案的范围和标准，认真制定并切实落实档案接收计划，确保到期档案及时、规范进馆。要做到接收和征集并重。纸质档案与其他载体档案并重，档案与资料并重。不但接收到期档案，还要征集本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案，还可以通过接收捐赠、购买等形式对本行政区内社会组织、基层组织、家庭和个人形成对国家和社会有利用价值的档案。档案管理部门充分发挥监督职能及业务指导，在档案资源形成后做到应收尽收、应归尽归，最大限度在做好档案资源的原始积累。

结束语

从档案利用质量的角度思考档案的有效利用是以利用效益为衡量标准进行指标分解，并在进一步分析利用成本和利用收益/效果的思路上层层展开和逐步细化的。随着时间变迁，档案的利用的方法还会用更多的发现，还会有更好的方法，这也是一个要与时俱进的工作。

参考文献

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