河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策

1 前言

从上世纪70年代末，档案界开始尝试运用计算机管理档案；上世纪90年代，开展对电子文件归档与管理方法及标准的研究；2000年底，《全国档案事业发展十五计划》对全国档案部门提出大力加强档案信息化建设的任务；2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》正式，标志着我国档案信息化建设经历了起步、快速发展和系统推进三个发展阶段。2010年，《河南省档案信息化建设“十二五”规划》进一步明确了全省档案信息化建设的指导思想、目标和主要任务，把档案信息化建设提到档案工作重要日程，给我省高校档案工作带来新的挑战和发展机遇。

2 河南省内高校档案信息化建设存在的问题

根据办学规模、层次及发展水平，笔者选取省内一些有代表性的高校，通过问卷调查和实地考察，对其档案信息化建设现状进行了分析、探讨。从调查情况看，河南省内高校档案信息化建设整体推进情况良好，规模较大、实力较雄厚的高校走在了前列，取得了令人欣喜的成绩，成为其他高校学习借鉴的先进典型。但还存在一些问题，概括为以下四个方面：

2.1 基础设施建设方面

2.1.1 信息化管理设施配备薄弱。由于不少高校建设的重点是与教学、科研紧密相关的项目，很少有资金投入档案管理的基础设施建设，因而，很多高校档案设施设备相当落后和简陋。档案室没有计算机，档案数字化管理一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高校档案室虽实现了内部数字化管理，但未与外界联网，谈不上真正的数字化管理。服务效果不好，效率低，信息资源共享不能全面实现，给推进档案信息化建设增加了难度。

2.1.2 档案信息数据库建设落后。目前，我省高校档案的数字化和电子文件的采集、接收程序建设落后：一是数据不完整，一些高校只录入一些基本数据；二是数据不准确，数据输入时只图简单、省事，不加以核对检查，造成有的数据不准确；三是数据失真，对更新数据没有及时修改补充，造成数据不能反映现实情况，失真情况严重；四是档案目录建设不完善，影响了数据库的查全率和查准率，降低了档案管理信息系统的使用率和可信度。

2.1.3 发展不平衡。由于学校发展历程不同，高校档案馆的发展十分不平衡。与同级档案馆对比，在基础设施、基础业务等方面存在很大的差别。譬如，同为省一级档案馆的不同高校，有的高校库房面积达1000平方米以上，而有的高校仅200多平方米，相差五六倍；在馆藏档案数量上，有的高校多达十几万卷（册），有的高校仅一万余卷（册），相差近10倍；在档案人员编制上，有的近20人，有的只有五六人。在档案信息化建设方面，教育部直属高校已经领先其他高校一步。部分部属高校2002年就已利用档案管理软件进行档案管理，经过多年的发展，档案信息化不断升级。而有些高校的信息化建设不仅起步慢，且不连续，信息化建设停滞不前。

2.2 档案管理应用系统建设方面

2.2.1 档案管理软件品种过多。可能是因为早期缺乏系统的规划，不同高校使用了不同的档案管理软件。品种过多的档案管理软件不仅不利于统一管理和使用培训，更可能影响将来的信息资源开发与档案信息共享。甚至有些早期的档案管理软件开发商已退出档案管理软件研发市场，这无疑会给已购买该软件的档案馆造成软件升级等诸多困难。

2.2.2 以单机版软件的使用为主。目前，市场上推广和使用的档案业务管理软件，大多仍以“单机版”为主。虽“单机版”价格较“网络版”便宜，也可满足档案业务管理工作需要，却并不适应今后档案信息化建设发展趋势。尤其是早期推广的一些软件，缺少与OA系统互通数据的网络接口，不具备网络使用的拓展功能。随着档案信息资源开发深入，越来越多的电子文件和其他数据信息要求在网络环境中及时流转和处理，若“单机版”档案管理软件不能随着这种工作需求及时升级，必将不利于档案信息化的发展。

2.3 档案信息资源建设方面

2.3.1 档案网站建设水平不高。从档案网站的质量上来看，一是，档案网站内容空洞、功能单调，没有真正地站在用户角度去安排栏目内容。网站虽然设置了档案机构概况、馆藏介绍、规章制度等栏目，但这些内容基本上都是一些介绍说明性质的文字材料。二是，网站中，可提供利用的档案信息内容、信息媒体类型和档案门类都比较单一。三是，网页制作粗糙，缺乏技术创新。四是，界面缺少特色与文化内涵。五是，普遍忽视与读者沟通的途径。

2.3.2 信息资源开发“表层化”。我省部分高校档案馆的信息资源开发工作过于“表层化”，仍停留在目录录入、数字化扫描上。目录数据库建设、档案数字化虽然是信息资源开发的重要组成部分，但光“建”不“用”，只能为信息资源利用奠定基础，不能发挥出信息化建设的真正作用。若开发工作中只注重改变档案信息的存储方式——从传统保管转化为数字化、网络化保管，而非寻求转变带来的信息利用方式的改变——从手工检索查阅转变为随时随地网络检索查阅，信息资源建设就成了摆设，失去其真正意义。

2.4 档案信息化人才建设方面。“技术型”人才严重不足。技术人才的缺乏，已成为档案信息化建设发展十分严重的障碍。目前，档案从业者中，具有信息技术专业背景（大、中专以上学历）人员的比例还不到5%。因为没能拥有自己的技术人才，很多档案馆在开展与技术有关的信息化工程时，不可避免地使用外包策略，在方案论证和工程设计过程中被边缘化，对工程的进度和效果缺乏必要的技术监控，其结果是受制于人，影响到信息化的整体效果。

3 推进高校档案信息化建设进程的发展对策

3.1 优化档案信息设施配置。由于高校投入基础设施建设的资金有限，档案部门在选购信息设备时，必须考虑周全，让有限的资金得到最大价值的利用。一方面，档案部门在购置新的信息基础设备时，一定要高瞻远瞩，集思广益，根据单位整体信息化建设需求和支付能力，合理购置适合本单位的、性价比最优的信息设施。争取让每样入馆信息设施都得到高效利用，而非闲置的“面子工程”或因不适用而浪费。另一方面，充分利用旧机器，将有限的资金优先用于购置其他更急需的信息设备上，不失为一种克服短期设备缺乏的过渡办法。

3.2 推广符合规范的网络版档案管理软件。选择档案管理软件不像采购其他信息产品，可以根据需求的变化淘汰更新。软件要有地区适应性和市场稳定性，且能随着工作需要不断升级。在一定范围内统一使用同种软件，有助于当地档案行政主管部门进行定期的软件使用培训和售后服务。档案信息化建设的深入发展要求档案管理不能只停留在简单的计算机管理上，而是朝着网络化方向发展。“单机版”档案管理软件使档案管理实现了计算机化，而“网络版”档案管理软件却能在网络环境中对大量档案信息资源进行管理。随着馆内局域网、政务网、Internet的迅速发展，档案管理软件越来越需要能够适应网络化操作。为了顺利开展今后的电子文件归档与管理工作，推广“网络版”档案管理软件势在必行。

3.3 提高档案网站的建设水平。高校档案网站作为信息化建设的门户，能反映出高校档案信息化建设工作的发展程度和水平。档案信息化建设的核心是档案信息资源开发，而信息资源开发的最终目的是提供利用。档案网站建设必须充分发挥出档案部门的信息服务功能。档案网站的作用不能只停留在档案宣传和馆藏建设上，应向综合服务功能转变。除了开通档案检索、在线展览、档案编研、档案教育外，还可提供一些现行文件阅览服务、网上预约查档服务、在线互动服务、地方特色服务、爱国主义教育服务等。网站设计也要从“以我为主”向“以人为本”转变，改变以往的呆板空泛的语言表达形式，针对网站不同的访问人群，设计不同的栏目和语言表达方式。网站管理也应从以往的简单、粗放型向科学、专业化转变。

3.4 建立“需求-开发-利用”的档案信息资源科学开发机制。首先，立足自身馆藏，增加传统编研力度，建立地方特色数据库，开展定向专题信息服务。其次，信息资源开发应充分分析并满足用户需求。档案信息资源开发反映出档案信息由保管向利用的一种高层次转化，这是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作。档案馆在进行信息资源开发时，必须处理好“需求”、“开发”、“利用”三者之间的关系，尤其应积极开展网络服务，发展网络信息用户，利用网络优势，方便、快捷地同信息用户建立点对点联系，随时向用户提供特定需求信息。

3.5 实施合理的人才政策。首先，是优化队伍结构，引进具有档案专业知识或精通计算机网络技术的人才从事档案工作；其次是培养信息化档案人才，能够站在高校档案信息化建设的前沿，通过先进的思维和广阔的视角，采取多种形式推动档案信息化，促进本校的档案信息化建设；最后，是加强现有档案工作人员的培训，通过参加培训，全面提高档案管理队伍整体综合素质和工作水平。

（作者单位：鹤壁职业技术学院 来稿日期：2012-10-18）