浅议档案数字管理信息

[摘 要]随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。

[关键词]档案数字 管理 信息

中图分类号：TU914 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0339-01

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养

数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.

开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养。

数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，在数字化管理技术开发和应用阶段，显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端，建议把握几个关键的环节

随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。

档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。

档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。

虽然说，今后的档案管理费由财政来买单，但是，如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益，服务于民众和企业的需求，继续高成本维持是否有必要？

据报道，中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委等五部门本周联合下发通知，明确将于2015年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费，各地要将相关经费纳入同级财政预算。

此前，新华社曾报道，全国200多个地级市，每个市每年收费少则数百上千万元，大城市动辄上亿元，全国每年收取的档案保管费至少达数十亿元。但这笔钱怎么花，一直缺少明白账。

如今，不合理的档案费终于取消，而且取消日期也比预期提前了一年--根据2012年的《关于降低部分行政事业性收费标准的通知》规定，档案保管费“三年后自动取消”。对于多如牛毛的行政收费清理，就应当有这样的紧迫感和高效率，能早一天做到的事，就没必要再拖。

档案管理费的取消，是顺应民意之举。但档案制度的改革不能止步于此，要看到，管理费问题只是档案制度弊病的一个方面，档案制度，是计划经济时代的产物，在市场经济体制已确立，“单位人”向“社会人”转换的今天，旧有的档案制度越来越不能适应时代的需要。

人事档案最初是作为考核干部的重要依据，由于这样的制度设计初衷，后来这一制度被当成“职业诚信记录”服务于就业，难免产生种种问题。例如，档案的不透明管理，使得公民对自己的档案中装有哪些记录一无所知，现实中，公民因为自己档案中莫名其妙出现污点记录，而四处碰壁的事情屡有发生。

对于公务员和事业单位以外的就业人群而言，人事档案的功能已大大弱化，由此产生大量的“弃档”、“死档”等问题，2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示首批长期失去联系的流动人员档案5700多份，仅有200多人前来认领。但对于这些“沉睡档案”，各地人才服务机构也不敢随意销毁，必须得妥善保管，导致无谓的社会成本。

毫无疑问，目前的档案制度与人才的频繁流动格格不入，其对大部分就业人群和用人单位的服务功能聊胜于无。此前南京大学公共事务与政策研究所的一项调查表明，有45%的受访者明确表示我国现行的人事档案亟须改革，有84%的受访者明确表示我国现行的人事档案无继续存在的必要。虽然说，今后的档案管理费由财政来买单，但是，如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益，服务于民众和企业的需求，继续高成本S持是否有必要？

在国外，统一的档案管理多只适用于公务员，对于企业而言，并不存在一个高度统一的、行政化色彩浓厚的档案管理制度，个人的诚信记录的管理，多通过社会征信系统来实现。所以，面对人口大流动的现实，出于以人为本和尊重权利，取消管理费之后，人事档案制度改革当提上日程。