浅议档案管理信息化

摘要：伴随着信息技术，网络技术的发展，传统档案管理方式与管理理念越来越暴露其不足之处，档案资源利用率低，档案工作人员工作积极性差，如果幂能对档案管理进行改进，如果档案部门不能为企照创造价值，那么它终将被边缘化。因此，档案管理的信息化势在必行。

关键词：档案　管理　信息化

随着社会的发展，经济、文化事业都在高速发展，档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是企业员工信息的重要载体，全面记载员工基本情况，反映着员工个人经历、能力和德才综合表现；是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料，对养老统筹保险等事务有重要作用，所以企业人事档案管理对单位和个人都有举足轻重的作用。随着社会的发展，经济文化社会和高等教育也随之快速的发展，特别是信息技术的高速发展，档案工作也随之赋予更多的意义，不再是传统的文件收集的作用，开始有了更广阔的作用，档案的传统管理模式也要进行改革来适应现代社会发展的步伐，既面临着机遇有面临着挑战。档案工作与公司同步发展，有利于档案工作的建设，人才的培养，档案工作的信息化，从而有利于公司管理建设的发展，使得档案工作与时俱进，科学的发展，从而不断改革创新，更好的为公司管理建设做贡献，更好地服务社会，提高公司的效益。

一.档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司的管理建设中起着举足轻重的作用，立档单位、档案馆对馆藏档案资料和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作，与公司各单位、各部门甚至是个人都息息相关，档案安全管理问题是随着公司的建立而产生的，也在公司的发展中不断的发展进步，有着历史的痕迹，是公司存在的历史见证，在此特殊的情况下，档案室高校历史记录的第一材料，在公司管理中有着无以比拟的重要性作用，同时也是公司发展中必不可少的重要环节，有利于促进公司管理的建设，促进公司的发展。档案安全管理规范化有利于指导公司的工作进程，使公司管理建设连续有序的进行，也是公司管理工作的前提条件。

档案管理信息化的必要性

档案安全管理在公司管理中提供做原始的资料保证，而高校管理建设使为高校培养人才，建设有利的师资，进行合理的人员调配，资源优化配置，为培养更多高素质的人才做准备，使管理得到更好的控制，完成文件、材料、报告等以纸质文档和电子文档的形式保存下来，真实的记录了高校管理建设的过程，是丰富经验宝贵信息的综合，价值不可估量。而这些文件材料的保存就是依赖于档案工作的进行，是档案工作发挥最大的作用。

二.实现档案管理信息化的具体措施

1.收集和归档。公司档案安全管理规范化，

在公司中，

公司所有资料的收集，归档，然后将公司有价值的资料、有保存价值的资料经过安全整理，确保在以后的工作活动资料不会丢失，确保资料的完整、准确，有利于公司工作的完好进行。

2.备份管理。公司各单位、各部门应该有计划的将自己有价值的资料、档案进行备份管理或者放到公司的档案库保存。建立健全档案归档制度，使档案管理进行得安全、规范，同时在管理中要对公司要对档案提供借阅登记，保证资料的安全，是档案进行有效登记、及时归档，做到档案的安全管理，最终确保档案的安全，为公司的发展做长远的打算。

3.对档案进行定期核查。档案是否安全，就需要档案室管理的工作人员定期对档案进行清点核对，做到档案的安全，是否符合档案的原始记录，做到万无一失，机密资料不被盗取，保障公司的权益不受侵害。

4.对档案进行定期修复。完善档案，特别是纸质档案，容易出现老化、破损、霉变等问题，这个时候就需要定期检查，做到及时发现，及时修复完善，电子档文件记得定期备份，电子档案的储存媒介要及时修检，尽量减少不必要的损失。

5.安全存放。不同的档案不同载体的、不容材质的档案应按照其特殊的情况进行分门别类、安全存放、规范保存。电子档案要注重储存媒介的有效保存时间，纸质档案又要注意防霉防潮，因而档案的安全存放就是需要对特殊载体档案的进行特殊存放，根据其特性和要求，安全、规范、合理存放。

6.珍贵档案、有价值的档案的保管。公司建立相应的档案室，对珍贵档案、有价值的档案进行特殊保存，可以放到档案室或者递交别的地方进行保管，同时进行备份，对原件进行保存，复印件拿来使用，保障原始文件的安全，真正保障公司的安全。

三，档案管理信息化建设途径

1.更新观念，增强档案管理现代化意识。管理观念现代化是档案管理现代化的灵魂。档案管理现代化首要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。没有档案管理现代化，即使有一流的档案保护和管理设施，不能称其档案管理现代化。在实现档案管理现代化的过程中，档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

2.加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。要及时配备档案管理现代化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。

3.建设复合型的管理队伍。档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。