浅谈提高县区档案管理水平

摘要：当前，档案的安全管理工作是最敏感最重要的问题，如何做好环境监察部门基层单位档案室的管理工作，更是环保档案工作的第一要务。因为，档案室的管理工作是确保基层档案安全的基本条件，是县区综合档案馆重要的组成部分。基层档案室普遍存在管理不善，存在很多亟待解决和改善的问题。

关键词：档案管理 水平

一、主要问题：

1、档案意识不强，领导重视不够。基层单位的档案工作不能与其他工作同步规划同步发展，这是普遍存在的问题，有些领导干部的档案意识薄弱，认为档案工作可有可无，认识不到档案在社会和人民群众生活中的重要性和必要性。严重影响了档案事业的发展。

2、档案室管理机制和设施不健全。基层单位的档案室没有专人管理，各项管理制度落实不到位，管理设施不健全，分管领导也不过问。有的单位没有独立的档案室，和行政办公室在一起；有的档案室里堆放单位的各种杂物象“仓库”;有的档案室被挤占，装具不足，不能统一保管档案，文书财会档案立卷后各管各的。给档案保管和利用带来了诸多不便，存在着严重的安全保密问题。

3、档案管理人员更换频繁，专业知识差。由于基层单位对档案工作重视不够，档案管理人员一身兼多职，没有时间系统学习档案业务知识，加之更换频繁，多数档案员刚熟悉点档案业务就换新人，使许多档案管理人员没有长远的思想观念，何谈钻研档案业务知识，所以档案业务知识贫乏，管理水平跟不上，很大程度上制约了档案管理水平的整体提高。

二、针对以上问题，要调整思路，改进方法做好县区基层单位档案室的管理工作。

1、加强基层档案室工作的领导，增强全员档案意识。领导重视是做好档案室管理工作的前提，领导把档案工作纳入全年工作的议事日程，充分认识档案的重要性，把档案与自己日常工作、生活联系在一起，加大档案工作的宣传力度，就能增强全员档案意识，使广大人民群众真正认识档案工作的意义和作用，积极支持档案工作，促进和提高基层档案室的建设工作。

2、提高档案管理人员的素质。一是加强培训，档案管理是一项专业性很强的工作，当一名合格的档案管理人员，必须掌握档案专业理论知识，是做好档案管理工作的前提。只有通过专业培训，继续教育，才能提高档案业务水平。二是深入实际，亲自实践，制定适用于本部门的档案保管期限表，以便掌握本部门档案信息的需求，提高辨别信息水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，不断研究探索档案管理工作新思路，提高档案室的管理水平。三是爱岗敬业，树立正确的世界观、人生观、价值观。从事档案工作的管理人员，要严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》，严守党和国家的机密，恪守工作纪律，要有高度的责任心和使命感，热爱自己所从事的档案工作，树立全心全意为人民服务的思想，甘当默默无闻的奉献者，这才真正体现出你的世界观、人生观、价值观，也是档案人所具备的素质。

3、完善档案室管理制度。建立健全档案室的管理制度，是做好档案室工作的重要保证。基层档案室工作必须制度化。一是建立档案收集和归档制度、档案利用、保管制度；制定档案保管期限表、归档范围、分类编目方法等规定。把分散在个科室和个人手中的文件材料收集齐全，立卷归档，集中到档案室统一设专人管理与利用。做好档案借阅登记、利用效果登记等各种登记，要手续齐全。二是基层档案员更换时，要严格遵守交接规定，档案管理人员交接前要清点档案室的各类档案，严格办理交接手续。避免档案移交给综合档案馆时出现多卷少卷、责任不清等问题。三是把这些制度和规定纳入岗位责任制和年度考核办法中，将档案室管理工作与绩效考核挂钩，有效地提高基层档案室的管理水平，促进档案室管理工作的规范化、科学化、标准化，有力地推动县区档案工作的发展。

4、加强档案室基础设施建设和现代化管理。基层单位档案室建设工作应有一定物质条件作保证。档案室建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。一是设立单独档案室，专人管理。二是要加大资金投入力度为档案室购置一些必要的现代化设备，象电子计算机软件等，具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度准确读入、存储和输出数据。档案工作中的档案、资料统计、管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调。档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。这样基层档案室管理工作迈上新台阶，提高基层档案室工作的管理水平，推动县区档案事业的全面发展。

三、提高档案管理人员综合素质

档案工作者既然是信息工作者，那么就要具备一定的信息能力，这才能适应信息资源管理工作的需要，为了使档案工作人员能够适应信息资源档案管理工作的需要，就必须要体现档案管理人员的信息收集和管理的能力，要充分发挥档案工作人员的主观能动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力，因此，档案工作者信息管理能力主要反映在以下几个方面：

1、观察能力和分析综合能力

现代社会是一个纷繁复杂的社会，处于不断的发展变化中，档案的信息资源管理巩固中要求档案工作者具有敏锐的观察能力和迅速的反应能力，观察使获得信息，收集、征集、挖掘有价值档案的第一步。档案工作者要善于观察分析，既做到寻找能够留住历史的有价值的档案，又做到寻找档案中能够激活历史并为显示服务的有价值的信息，分析和综合是发掘信息、开发高层次档案信息的重要方法。通过细致周密的观察，缜密的分析、判断、综合，就能够从纷繁复杂的表象中发掘有价值的信息，做好档案的收集、整理、鉴定的工作；就能透过现象看本质，从档案信息资源中发掘出阐明问题、建议合理、带有参考和指导意义的信息。

2、调查研究能力

档案工作者必须具备一定的调查研究能力，掌握调查研究的基本方法。要真实、全面地留住历史，就必须深入实际调查研究，全面了解社会历史的真实面貌。要为社会提供服务，就要在客观、全面、科学的原则指导下，不断提高调查研究能力，这样才能了解和掌握社会需求，进而满足社会和人们不断增长的信息要求。

3、组织能力和协调能力

在实际工作中，档案工作者需要面对一个地区或一个系统开展工作，需要组织建立工作网络，需要进行档案信息资源建设的管理，需要培养、指导档案员的工作。要做好这些工作，都要求档案工作者学习掌握组织和协调的有关原理，具备一定的组织能力和协调能力，通过自己的努力，在工作网络中建立起互相理解、相互支持、相互协作、相互配合的关系，形成工作合力，按岗位、分层次、多渠道、多形式的进行教育培训。

4、信息技术的应用能力

档案工作者既要熟悉文件档案管理系统流程和基本要求，又要掌握一定的计算机基础和基本技能，努力做到二者的有机结合，熟练地运用信息技术，处理和解决信息资源管理中的问题。

综上所述，提高对档案管理工作的认识，利用各种资源进行档案工作的现代化管理，并提高档案管理人员的综合素质是做好档案管理工作的关键。

参考文献

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