供电企业声像档案数字化管理的探索与实践

【摘要】本文论述了声像档案管理中存在的问题，并介绍了声像档案数字化的主要做法。

【关键词】供电企业；声像档案数字化管理；探索；实践

档案管理是企业一项重要的基础工作。档案不仅记录着过去、承载着历史，还指导工作，指引未来。档案在企业的日常生产经营管理中起到至关重要的作用，不仅为企业领导重要决策提供参考，还为公司的发展规划、安全生产、优质服务、人力资源管理、财务监察审计、法律诉讼、维稳、企业文化等诸多方面提供了系统、真实的依据。

一、声像档案管理中存在的问题

随着电子信息技术的发展，在20世纪后期，供电企业逐步出现了以照相、录影、录像等形式记录珍贵历史时刻的现象。这些宝贵的历史镜头、声音和影集，生动地承载了企业的发展历程。由于受当时的技术条件限制，这些声像档案只能以录像带、磁带和照片等载体保存。因岁月的变迁和光化学物质的侵蚀，这些声像档案在管理过程中，存在以下一些困难。

一是难以保存。由于化学氧化反应，照片会出现变黄、褪色和霉变等现象，录像带和磁带也会出现退磁的情况，使得声像档案难以长期保存。

二是不便查阅。因时代变迁，播放录像带、磁带的机器难以寻踪，造成部分声像档案难以查阅。即便有的声像档案可以播放，但截取所需部分较难。因档案库房场地限制，声像档案要进行必要的堆积，查阅这些资料时，必须从很多的档案资料中寻找翻找，即费时间，又浪费人力。

三是不便管理。对于声像档案借阅，若直接借阅实物，每播放、观看一次容易造成档案实体的损坏；若复制借阅，成本较高。此外，声像档案对温度、湿度、磁场等存储空间要求较高，一般企业难以满足。

二、声像档案数字化的主要做法

影音数字化是利用计算机云技术、信息处理技术、光电技术将各种模拟图片及影带转化为数字数据的方法。将所有的影相资料转化为数字格式，保存于一台大型存储设备上。当需要调阅档案时，可以直接在计算机上进行查看和播放；当需要利用档案的一部分时，可以直接剪切复制，极大地方便了调阅和管理。声像档案数字化采集扫描实施过程如下：

（一）采集扫描前准备。加强档案数字化处理各环节的安全保密管理机制，与从业人员签订安全保密协议，确保档案原件和数字化档案信息的安全。影视资料及照片、底片等在数字化处理前进行详细的登记，按照档案管理要求，做出相应的标识，分类汇总需要数字化处理的声像档案。准备目录数据，规范资料的目录内容，包括确定影视、照片资料的名称，内容和要求。制作并填写待采集和扫描资料交接登记表单，详细记录待采集和扫描的资料内容。

（二）影像采集和照片扫描。影像采集利用专业的采集卡，通过连接播放设备，运用专业的采集软件，将录像带的影像转化为MPEG格式进行存储。采集时可通过软件调节分辨率，以达到所需的要求。照片通过专业的照片和底片扫描仪，将照片及底片以JPG的方式存放于硬盘中，在扫描时应注意保证原始照片不能受到损伤，严格确保图像质量。对于软件采集的影像资料，在后期处理方面可以进行后期的剪接制作及压缩，达到需要的效果，如原先2段分开的视频可以合二为一，调节视频的分辨率及帧数等。照片及底片后期处理方面，要对照片及底片的偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量的，应重新进行图像的处理；由于操作不当，造成扫描的图片不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

（三）采集扫描件的存储和管理。在数字化完成后，要对照处理前建立的登记表进行核对，并检查扫描、采集目录，确保档案不丢失，确保记录完整规范。视频文件为MPGE-4G格式，照片及底片文件为JPG格式。根据原始资料结合登记资料，对采集的视频文件和照片进行合适的命名，不能出现重复命名的情况，同一类文件要进行归类处理。

（四）工作的组织与实施。根据声像档案数字化建设的特点和要求，项目成立管理层和实施层，确保项目能够按期、顺利、高质量地完成。项目管理层的主要职责是组织各专业人员，明确责任分工与实施方案。编制施工技术规范，计划进度，质量标准。负责组织各专业人员优质按时完成工程任务。确定各专业人员验收相关文档资料。项目实施层设项目经理一人，对项目全权负责。下设四个小组，需求组在项目实施前期完成项目的详细需求与分析；采集组负责项目实施过程中所有声像档案的采集；文档组负责项目实施过程中所有声像档案的整理、归类等工作；服务组负责项目实施过程中各项事宜的协调及后勤工作。

三、结束语

综合上述，将声像档案进行数字化处理，便于永久保存和重复利用，不仅提高了企业的档案管理水平。通过声像档案维护企业合法权益、宣传企业的正面形象，充分发挥声像档案的经济效益、社会效益和管理效益，推动企业发展壮大。