试论商务标书编制中主要环节的对策
时间：2022-09-18 03:33:25
【摘
要】随着社会的发展和招投标制度的建立和逐步完善，投标工作成为企业承揽项目的主要途径。投标对企业来说是一件具有挑战的工作，如何编制出高水平的标书来保证中标，是企业需要考虑的问题。本文就编制投标书的基本程序及其方法技巧进行了简单的分析阐述。
投标工作是一项具有相当大难度和挑战的工作，要编制出高水平的投标文件，就需要企业提高自身的管理水平和业务水平，认真学习研究招标范本、规范及要求，投标文件是业主考核投标企业的实力的关键文件，因此，对于标书的编制成为投标的重要环节。
一、投标文件编制的基本程序
1、对招标文件的研究。投标单位在收到招标文件后，要首先对其进行认真仔细的研究和分析。研究招标文件的各项要求尤其是对投标单位技术、人员、施工业绩及财务状况的要求，确定自身企业是否可以购买标书进行投标。在编制投标文件时，必须按照招标文件的要求来编写，不得进行一点的修改、遗漏或回避招标文件中的问题。
2、分析项目可带来的利润。是否能够在承揽的项目中获得利润是企业是否要进行投标的根本。要分析建筑条件、资金要求、施工条件、难度和业主信誉等因素，来考虑工程实施的可靠性。考虑企业自身的经济实力、技术水平、管理水平和实际的经验，是否能够满足业主的要求完成项目。总之要综合考虑项目要求及企业自身的实际和发展现状，做出是否投标的决策。
3、报价文件。编制报价文件时要对项目进行现场的实地考察，认真的了解项目的实际情况并据此做出基础的报价文件。在投标的过程中，基础的报价文件是确定最终投标报价的重要依据，是一项重要的环节，要认真进行的研究。
商务标书是整个投标文件中的基础，是保证投标文件编制质量的保证。商务标书的编制需要认真的态度、高度的责任心和专业的知识，才能减少标书编制的错误。本文结合实际情况，对商务标书编制主要环节的注意事项进行了总结。
1、投标函及其附录。①投标总金额的填写一定要与报价人员核实准确，在装订之前做好最后的核对，确认无误后分别用阿拉伯数字和文字进行填写。②工程概况及工程工期的填写要与相关工作人员核对确认，投标有效期的填写应根据投标人须知中的数据进行填写。所有的数据在装订之前要做最后的核对检查，避免出错。③投标函附录的内容原则上不允许修改，要按照原样填写。工期一栏的数据有时要求填写实际工期，有时要求填写业主规定的工期，填写时要做好区分。有的附录中，业主将合同条款号留空要投标人来填写，其数据一般可以从招标文件的相关条款中获得。如不能确定，要及时的向业主发出书面的咨询。
2、投标担保。①要根据招标文件的要求，确定担保的方式及金额数量，与财务部门做好协商。②投标保函在交财务办理之前要进行核对，确保数据准确，在财务办理交回后，要再次复核。有些项目的业主有大业主、小业主和招标机构等，要区别好保函抬头业主单位的名称。如业主改变开标时间，要注意保函上的有效期时间能否满足要求，如不能，需重新办理。③最后，要明确投标文件中是否放投标保函、汇票、业主收据等资料。
3、公证书。有些项目的投标需要具备公证书，它是投标书中重要的法律文件。公证书中投标人名称要按照公章的全名填写，不可简写。业主给予参考格式时，要确定好是按照参考格式还是公证处格式填写，避免出错。
4、工程业绩。①工程业绩要必须保证满足业主的强制性要求，时间一般是以最近五年为主。业绩的填写要与业主的项目有关联，比项目要求要低的项目就不要填写。②业绩填写的数据一定要准确，必须进行重新的计算来确保数据的正确。对于强制性业绩要尽可能的详细填写。③注意业绩证明材料的顺序。竣工验收报告要先于业绩证明，获奖证书随业绩证书附上。在每项业绩的证明材料上要标明“某某项目业绩证明材料”的字样，方便评委查阅。④如投标单位在项目所在地有其他的在建或完工项目，要优先填写，方便业主考察评判。
5、人员。①首先是人员的选择。项目经理、项目的总人员的人选要与人力资源部门协商确定，要满足业主的强制性履行。中标之后要保证人员可以直接到项目任职，其他的人员可根据需要在企业人力资源中选择，选择时要主要专业，一般人员满足强制性履行既可，专业的技术人员可适当增加。②其次，是人员的资历。在编制时，各专业的工程师的工程项目经历要与其专业相对应，同时注意人员资历表中对工作年限、年龄、职称、职务等的填写。③此外，在一些情况下，项目经理和项目总工除了要附有建造师证件外，还要附有安全生产考核合格B证。有时对项目副经理和安全责任人也要求附有相关的证件。
6、财务状况的填写。①首先，投标单位的财务能力必须达到业主的强制性要求。财务状况表中的数据填写要仔细核对资产报表中的数据，如现金流、利润表、资产负债率的等数据，以确保其准确性。②预审中要求的银行信贷证明要按照要求及时办理，并与财务人员沟通。在实际中，因投标人在银行的授信额度是有限的，有时要办理的数额较大而授信额度已满时，需要先进行清退再办理。如招标文件对于信贷额度有明确的要求则按要求办理，若没有明确要求，一般按照工程估价的10%来办理，银行信贷的格式要严格按照招标文件的要求。③有些情况下，需要办理银行的查证授权书，要按照要求及时办理。银行查证授权书的抬头应填写银行名称，但有时也要求填写业主名称，要注意做好区分。业主没有做出要求时，应填写开户行的名称。
7、包封。要详细阅读资审、招标文件的要求，分清是几层封。招标文件有要求的按要求编制，没有要求的按照范本编制。包封除了招标文件外，要注意业主后续的澄清资料或补遗，按照要求执行。外封面的地址，一般写递交的地址或者是开标的地址，要随时注意业主对于开标地点的变化。当开标的时间改变时，要及时的修改外包封上标书的有效期。
8、其他应注意事项。①在做标或资审时，要认真审阅和充分的了解好招标文件和资审文件中的全部要求，尤其是符合性审查和业主评分标准部分要仔细阅读研究。②标书在编制过程中对于招标文件的条款要逐条做出明确的回应，否则被招标方视为放弃或不响应，导致扣分甚至废标。③在编制投标书的过程中，如遇到难以确定的问题，要及时的向业主书面咨询，待有明确的回复后才能填写。④一份合格的商务标书，不但内容的填写上要准确、详细，按照要求进行编制、装订等，还要在需要签字和加盖公章的地方不能有任何遗漏。
总结
商务标书的编制是一项需认真和严谨的工作，对一些重要的条款，一定要尽最大的努力减小失误，要选择编写经验丰富、工作认真负责的人员进行审查核对，确保万无一失。我国的商务标书编制是一个逐渐完善的过程，投标企业要时时注意投标书编制的信息，力求以合理的标价、先进的施工水平和优良的企业信誉来赢得中标，为企业的发展开创新局面。
参考文献
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