论档案保管利用过程中的保密工作

[关键词]档案保管利用;保密;职责

保密工作是档案保管利用工作的重要环节,是保证档案在利用过程中安全的必要手段,二者具有相辅相成、良性互动的关系,现就当前新形势下加强保密工作的新思路、新举措和新方法谈一下档案保管利用过程中的保密工作自己的粗浅认识。

一、积极做好档案保管利用过程中公文管理与保密工作

在档案保管利用过程中公文管理与保密,是机关文档管理的一项重要工作。做好公文管理与保密,对于促进机关工作,确保公文的有效运转,提高机关工作效率,具有十分重要的意义。

二、提高档案保管工作人员的职责和素养,加强保密意识

1.档案管理人员的职责。档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案,要及时抢救。不丢,就是使档案绝对安全,不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃,不仅保证档案实体安全,也要保证档案内容的安全。不散,就是要求档案的保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便,甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱,就是要求档案保管工作有条不紊,档案排架整齐规范,有规可循,有目可查。

2.档案管理人员的素养。(1)档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德,认真执行党和国家的方针、政策。客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题,维护历史的真实面目,懂得党的路线、方针、政策及党和国家关于档案、保密工作的方针、路线、政策、法律和法规。(2)档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识。档案是历史的真实记录,是极为丰富的知识资源,其内容涉及政治、经济、外交、科学等广泛的领域;其知识涉及文、史、哲、数、理、天、地等各个方面。要管好这些档案。我们需要具有广博的科学文化知识和现代科学管理知识,要具有一定的古汉语、现代汉语和外事知识、一般法律知识和一定历史知识,在当今信息社会里更要有一定的计算机知识等。还要有一定的档案基础理论和专业知识。(3)档案管理人员要具备较好的身体素质。 一直以来,人们对档案工作的认识始终存在误差和偏见,认为它是“老、弱、病、残”做的事情。其实,恰恰相反,档案工作既有脑力劳动,又有体力劳动,工作艰辛而又烦琐,细致而又严格,常年不懈,周而复始,没有健康的身体和旺盛精力是根本无法胜任档案工作的。所以,身体健康、精力充沛、思维敏捷是一个档案人员所必备的条件。(4)加强档案管理人员的保密意识。就是要维护档案的完整与安全,因此必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。要通过培训手段来增强档案管理人员的法制意识和保密意识。

三、做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:

1.制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。

2.队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具备较高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案和档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉所保管的档案内容,熟悉档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,能总结和分析利用工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律。此外,还要有敏锐的工作能力和观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

3.监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者,要防止偷撕或涂改档案;对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者,要及时提醒。做好利用监督,还要做到三勤:一是嘴勤,勤宣传利用档案的制度与规定,勤与利用者交谈,掌握其利用目的与动机;二是眼勤,勤观察动态,置每个利用者于视觉之中;三是手勤脑勤,勤分析利用者的情况和利用效果,勤检查被利用的案卷,勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。

四、认真贯彻《保密法》,在执行中应做到的几方面内容

重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化的档案建设奠定基础。同时为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要,应建立以下制度:建立划定密期制度,以便届满自行解密;建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知档案室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;建立档案接收标准制度,加强档案的规范化建设。另一方面档案的库房管理是档案保密的重点现在还是有一些单位存在将库房附设在机关办公楼内。从档案保密的角度来看,一些不具备条件的单位应对库房专门加固,以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证明,档案库房的科学管理,档案保管人员的素质的提高,制度的完善程度都是做好档案保密、 维护档案安全的基本保障。