用友NC携手WPS表格 实现费用预算跟踪控制

【摘要】 企业财务预算是财务基础管理的重要工具,费用预算的控制是财务预算管理的关键环节。为保证费用预算执行的科学性,文章运用推广使用的正版WPS软件的相关功能,结合用友NC系统导出数据,探讨费用支出进度与时间进度、任务完成进度合理匹配的实现途径,便捷地实现费用预算的跟踪、控制和预警。

【关键词】 预算管理; 费用控制; 电子表格

财务预算代表了现代企业战略发展的方向,已成为财务基础管理的重要工具,在企业日常管理中起着举足轻重的作用。如何及时掌握预算执行情况,保障预算执行信息上下通畅,对预算偏差及时预警,为管理和决策层及时提供准确、有效的数据已成为预算管理不容忽视的问题。本文结合工作实践和企业管理需求,运用WPS表格配合用友NC系统在费用预算跟踪控制方面作了初步探讨。

一、建立预算跟踪表

(一)创建工作簿

启动WPS表格程序,创建一个名为“预算跟踪表.et”的工作薄,把sheet1工作表名称定义为“费用预算表”,如图(1)。表样模板可以根据管理需要设置不同的单元格,通过设置费用支出进度、时间进度、任务完成进度等数据,实现费用支出进度与任务完成进度的匹配性审核。

小贴士:图1中的制表日期所显示的时间应设置为日期格式,以备后续计算相关进度数据。

(二)复制工作表

在打开的WPS工作薄中插入多个工作表,并分别以部门名称命名,例如,把sheet5命名为“经营一部”,并建立如图2的表样模板。

二、数据导出、导入

(一)数据导出

以导出2008年4月份管理费用为例,将用友NC系统中各部门费用的实时数据导出至过渡表中。

第一步,数据查询。在用友NC系统的总账/账薄查询/辅助余额表/中,打开查询对话框,查询对象的下拉菜单中选择“会计科目”和“部门档案”。“会计科目”对应的查询范围下拉菜单中选择管理费用下的各个明细科目,“部门档案”对应的查询范围为空;选择要查询的会计期间(2008年1-4月)。单击“确定”按钮。

小贴士:在“未记账凭证”选择框中打“√”,确保未记账的凭证被选中,以反映费用支出的实际情况。

第二步,数据导出至过渡表。系统显示查询结果后,单击“打印”按钮,出现如图3所示的界面,然后选择“输出EXCEL”菜单,将导出的数据保存在过渡表中。

小贴士:所谓过渡表,是在计算机中仅有正版WPS表格的情况下,将NC系统默认导出的EXCEL电子表格,通过WPS表格对临时数据进行处理。

(二)数据导入

在“预算跟踪表.et”中创建一个名为“费用数据”的工作表,然后把过渡表中的数据粘贴到“费用数据”工作表中,如图4。

小贴士:设置过渡表默认的打开方式,可用右键单击过渡表文件名,单击“打开方式”/“选择程序”/“WPS”,选中“始终使用选择的程序打开这种文件”单选框,单击确定。今后导出过渡表的打开方式就默认为WPS表格了。

三、设置费用跟踪表函数

(一)设置自动取数功能的函数

以WPS的“引用”功能自动选取管理费用/业务招待费单元格数据为例,其他需要跟踪控制的费用项目可参照设置。

第一步,引用数据。选择“插入”/“名称”/“定义”,定义如下名称:

kemu=费用数据!$A$2:$A$98

bumen=费用数据!$B$2:$B$98

jiner=费用数据!$C$2:$C$98

小贴士:当前的工作表为“费用数据”,在定义名称时,不必输入费用数据,WPS表格会根据当前工作表名自动加上。

第二步,取“本年实际”的数据。在图1中E7单元格中输入公式:

=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH("660207\管理费用\业务招待费"&C163,kemu&bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH("660207\管理费用\业务招待费"&C7,kemu&bumen,0)))

公式输入完毕,同时按下“Ctrl”+“Shift”+“Enter”键,使单元格中的公式呈如下显示:

{=IF(ISERROR(INDEX(jiner,MATCH("660207\管理费用\业务招待费"&C163,kemu&bumen,0)))=TRUE,0,INDEX(jiner,MATCH("660207\管理费用\业务招待费"

&C7,kemu&bumen,0)))}

小贴士:上年同期的数据及其他费用数据可以使用粘贴的方法取得,如果引用其他费用数据,则把公式中“660207\管理费用\业务招待费”相应的位置替换成要引用的费用科目即可。设置函数时,要确保引用的科目为文本型数据,在公式修改完毕,要再次同时按下“Ctrl”+“Shift”+“Enter”键,确保公式为数组函数。

第三步,设置增减幅度公式和费用预算进度费用公式。因考虑有些部门上年的某项费用为0,本年却有此项费用的发生和本年数据与上年同期均为负数(如财务费用可能为负数)等情况,如使用简单的(本年实际-上年同期)/上年同期×100%数学公式计算增减幅度,会导致计算结果没有实际经济意义,因此在E7单元格中输入公式:

=IF(F7=0,"-",IF(F7

-1,(E7-F7)/F7*100))

同样,为使费用预算支出进度与费用支出超出任务进度计算结果有经济意义,在H7单元格中输入公式:=IF(D7>=0,E7/D7/100,"-");在J7单元格中输入公式:=IF(ISERROR(H7-I7),"",H7-I7)。公式设置完毕可以粘贴到其他单元格。

小贴士:以上操作能够确保在上年同期数据为0时,表示增减幅度和费用预算支出进度单元格中显示“-”而不是“#DIV/0!”,同时,也使两期数据无论为正负均有经济意义。

(二)建立各部门费用预算表的关联

以经营一部的业务招待费项目为例,参见图(2),在经营一部的工作表H7单元格中输入公式:

=SUM(费用预算表!E7),将“费用预算表”中经营一部的业务招待费引用到“经营一部”工作表中相应位置。实际操作中,也可使用前面提到的数组函数。对于其他部门工作表中的各项数据均用此方法来引用并形成工作表与工作表之间的数据关联。

小贴士:此公式中对E7单元格是相对引用,不会因“费用预算表”增减行而影响到引用数据的准确性。

四、设置预警

第一步,选中所需设置预警颜色的“费用预算支出进度”列即H列单元格,单击“格式”/“条件格式”,出现图5对话框,在“介于”复选框后的第一个条件框中输入公式:

=IF(MONTH($G$4)

小贴士:在WPS表格的运算中,“-”大于任何数字,为确保单元格为“-”时不显示预警颜色,则在第二个条件框中输入大于预算进度的数字。

第二步:以不超过任务进度的5%提示黄色预警和超过任务进度的5%提示红色预警为例,按上述方法打开图5对话框,然后在对话框中输入如图6所示的条件,最后点击“确定”按钮。如果想增加多个条件,点击“添加”按钮可实现。

第三步:用同样的方法在各部门的工作表中设置预警颜色。

预警设置完毕,如图7所示,经营一部的业务招待费没有超过时间进度,在费用预算支出进度栏中没有颜色显示,但因业务招待费超过任务完成进度没有超过任务完成进度的5%,在费用支出超出任务进度栏是显示黄色预警;经营四部的费用支出进度超过了任务完成进度而且大于5%,在费用支出超出任务进度栏是显示红色预警。

“费用预算表”中数据繁多,尽管经过对WPS表格进行的设置可以对于某些部门某些费用超标进行预警,但是,在“费用预算表”中显示比较分散,不利于对其进行控制,所以,可以采取制作“费用控制预警台历”来进行集中预警。

首先,建立费用预算时间进度、任务进度预警要素矩阵图,以该矩阵图作为衡量费用指标是否需预警的尺度。横坐标为“费用支出超出时间进度”,纵坐标为“任务完成超出时间进度”,横纵坐标分别以5%为一个单位,设立-10%以下,-10%至-5%,-5%至0,0至5%,5%至10%和10%以上六个单位,如图8所示,其中红色填充部分为红色预警区域,黄色填充部分为黄色预警区域,无颜色填充部分为可接受区域。

其次,制作“费用控制预警台历”。对于在“费用预算表”中已有预警的费用支出,可以筛选出来,填到“费用控制预警台历”中,以建立费用预算时间进度、任务进度预警要素矩阵图作为衡量是否预警的标准,对费用支出超出进度的部门进行红色和黄色预警。在此基础上,向公司领导和相关部门进行提示,以督促相关部门加强费用控制,校正预算执行的偏差。

小贴士:图9所示预警结果为可接受的,实际操作过程中不需在“费用控制预警台历”中列示。

五、对已设置公式和格式的工作簿进行保护

以保护“费用预算表”为例:首先,当前工作表为“费用预算表”,然后选中在表内无需引用的单元格,单击右键或打开“格式”/“单元格”/“保护”,使“锁定”命令为空选,点击“确定”按钮;其次,打开“工具”/“保护”/“保护工作表”,连续输入密码两次可实现对“费用预算表”中设定公式的保护。如想撤销保护,反向执行上述程序即可。

六、后续工作

经过上述步骤的设置,预算跟踪表的关联结构、费用支出是否与时间进度和任务进度相匹配基本完成。设置公式就是为了预算跟踪数据能够使每一次报表都能简单快捷、准确有效,在以后每个月填制预算跟踪表时,只需从用友NC系统中导出费用数据,并将其粘贴到“预算跟踪表”工作簿的“费用数据”工作表中,预算跟踪表中设定的公式便会把数据准确无误地放到指定的单元格内,并对费用支出与时间进度和任务完成进度是否匹配进行预警。