浅谈项目档案在电网建设工程管理中的作用

【摘要】项目档案管理是电网建设工程管理的重要组成部分，同时，项目档案的齐全、完整和有效管理对助推工程建设管理具有重要意义。本文通过分析项目档案管理在工程建设管理过程中的作用，就如何加强项目档案管理，提升电网建设工程管理水平略作探讨。

1.项目档案管理是工程管理的重要组成部分

一个电网建设工程项目竣工投运后，建设管理单位不仅要向项目法人单位或运行单位移交质量合格、运行正常的实体工程，同时，还要移交全套记录工程建设全过程的完整项目档案。项目档案的归档、移交、审查是工程竣工交付使用、达标投产以及创优的必备条件，是工程竣工投运后运行维护，以及改建和扩建的原始依据。项目档案管理贯穿于项目建设的全过程，既依托于项目建设管理，又是工程建设管理的重要组成部分。

2.项目档案是工程建设管理水平的真实写照

项目档案是工程立项审批、施工准备、施工管理、竣工验收、投产试运、后评估、评优检查等工程建设全过的真实记录。全面反映工程建设各项质量指标和管理过程。项目档案不仅记录着建设者的辛勤汗水和智慧以及工程建设的亮点、优点、特点等，同时工程建设的很多问题也会通过项目档案记录下来。比如，施工记录的失真、文件材料时间逻辑问题、签认手续不全、施工文件未使用规范表式、未履行报审手续等工程管理方面的缺陷和不足都会记录在项目档案中。因此，项目档案是工程建设管理水平的真实写照。

3.加强项目档案管理，助推工程管理整体水平提升

3.1全面收集整理工程前期文件，为工程项目顺利开工建设打下良好基础

工程前期批文不仅决定工程项目实施建设，同时也体现工程项目建设初期的详细情况。因此多方位齐全完整的收集工程项目建设前期文件，是工程项目顺利实施建设的保障基石。

电网建设项目前期文件的收集整理主要包括三个方面：

在项目立项阶段，建设管理单位需积极办理项目立项文件、投资管理文件、工程建设许可、用地审批手续、征地及补偿协议以及付款凭证、环评及水保招投标文件、设计、监理、施工、设备材料等招投标文件。相关人员应积极办理以上文件，及时将相关手续或文件交到资料人员手中，资料人员严把文件质量关，确认文件请示批复以及签章手续齐全、有效。

项目的可行性研究阶段需要收集包括项目的可研、选址及审批、预初步设计、环境保护、水土保持、地质灾害、地震安全、压覆矿产、河道防洪、文物勘探、接入系统设计、对外咨询、可研论证以及初步设计等文件。建设管理单位在完成以上工作任务和取得文件许可，建设项目方可进入施工图设计和施工技术管理阶段。

施工图设计和施工准备阶段。根据设计院提供的施工图，建设管理单位委托监理单位组织各参建单位进行施工图设计交底会议，并做好相关记录；建设管理单位需编制《建设项目管理大纲》、《安全文明总体策划》、《创优规划》、《达标投产规划》等工程前期管理文件，提出工程建设管理目标，各参建单位需编制相关的项目管理规划（施工组织设计）、二次策划、实施细则以及施工进度总体规划；施工方案，经过监理审批合格后，进行技术交底；同时主要机械设备、施工（安全）工器具、特殊工种人员资质需报审监理审批合格后进场。以上施工准备完成后，施工单位向建设管理单位递交开工报告，经批准，工程正式开工。

前期文件不仅是工程建设的重要凭证，并且加强前期文件的深度、质量、齐全、完整性对工程前期有效管理起着密不可分的制约作用。

3.2加强施工过程资料整理，将项目档案管理与工程形象进度同步进行

工程施工过程资料是项目档案的关键组成部分，必须按照建设施工的进度及时编制、整理。资料员负责管理工程技术资料，对工程资料逐项跟踪收集，确保资料的整理与工程形象进度同步，内容连贯、工序吻合。

电网建设工程项目施工阶段资料收集主要包括以下几个方面：

工程开工伊始，在监理人员审核指导下，施工单位根据设计图纸编制《施工质量检验及评定范围》，将施工任务划分准确的检验批、分项工程、分部工程、单位工程。施工技术人员根据范围表明确作业项目，编制进度计划，规划工程原材料及设备需求，建立施工机械设备台账。

在原材料管理方面，及时收集和检查原材料出厂质量证明和试验报告，同时将原材料供应商资质报监理审批，以保证材料合格。砂、石、水泥、混凝土、砂浆等材料需在资质合格的试验室进行复试检验合格后方可使用（采用商品混凝土的要向供应单位要配合比通知单，且要进行验证，确保混凝土等级达到要求）。另外，须建立包括钢筋在内的各类原材料跟踪使用台账，明确每批材料用在工程各个部位。

在设备管理方面，档案人员应参加主要设备开箱活动，及时收集设备出厂技术文件，做好进场和开箱检查记录。

检验批、分项工程、分部工程、单位工程的测量记录、隐蔽工程检查记录和施工验收评级记录是对现场施工情况的真实反映，记录应与施工进度保持同步，严格执行评级标准，各项内容填写及时、真实、准确、有效。

设计变更是竣工图编制、工程结算工作的重要依据，因此在及时收集设计变更单的前提下，还需有建设或监理单位、设计单位专业人员签认，以确保变更内容的真实性及准确性。

3.3加强竣工阶段资料整理，实现项目档案与工程竣工同步验收

电网建设项目在完成全部施工任务后，进入初步竣工验收阶段时，施工单位完成专项自检，向监理和建设单位提交工程竣工报告。监理和建设单位分别组织人员对工程进行初步竣工验收检查，并申请质量检验部门对工程进行质量监督检查。各项检查和验收项目整改完成后，工程建设管理单位组织各参建单位对工程进行启动竣工验收，电网建设项目的第一条线路成功投运标志着工程正式竣工。

在项目竣工验收过程中，除对实体工程进行质量检查，项目档案的验收也是一项重要检查内容。项目档案的整理归档工作由建设管理单位牵头组织开展，档案人员按照档案归档范围以及相关要求对工程建设中形成的全部文件进行全面清查、审核，发现问题，及时整改，务必做到竣工文件整理及时、真实、准确、完整，符合竣工图编制方法以及档案管理要求，能够完全反映工程建设的全过程。按照《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的相关要求，做到工程竣工验收与档案验收同步进行，为工程达标投产以及创优工作做准备。

电网建设工程档案管理在工程建设过程中是一项系统全面的工作，贯穿工程开工至竣工的各个阶段，一套完整、准确、系统、齐全的电网建设工程项目档案体现了该工程的原始记录和真实形象，因此，项目档案管理在电网建设工作中意义深远。今后工作中，不断提升项目档案管理水平，规范项目文件编制要求，紧抓过程记录管理环节，严把验收审查关口，将项目档案与工程建设实现“四同步”管理，为电网建设项目更高、更快发展保驾护航。

参考文献：

1.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）

2.《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

4. 国家电网公司办公厅《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》

5. 中国电力建设专家委员会《创建电力优质工程策划与控制II》

6. 王黎平《电力档案标准化管理实施指南》