浅谈会计档案的管理工作

【摘要】目的提高会计档案的管理水平，为卫生事业发展决策提供可靠数据。方法按照国家档案管理标准和《会计法》细则对会计工作中所产生的档案资料的收集归档利用等工作进行阐述。结论强化档案部门对会计档案信息的监督指导工作是非常必要的，保证了会计档案信息的真实可靠，为经济建设站好岗把好关贡献了力量。

【关键词】会计档案 管理 探讨

【中图分类号】F232 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0365-01

改革开放给经济建设带来了生机和活力，但一些单位和个人为了获取非法利益，采取瞒报、漏报、做假帐等手段，导致会计档案信息失真，给档案利用工作埋下了隐患，侵害了国家、集体和公民的合法利益。为了强化档案部门对会计档案信息的监督指导工作，保证会计档案信息的真实可靠，为经济建设站好岗，我根据多年的工作经验，与大家一起探讨学习一些在会计档案管理工作的方式方法。

1、明确会计档案的概念

会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

正确理解这个概念是做好会计档案管理的前提。要明确会计档案是在会计专业活动中形成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等专业核算材料才是真正意义上的会计档案。而在财务管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、请示批复、制度办法等则不属于会计档案的范畴。

2、会计档案的特点

与文书档案、科技档案等其他档案相比，会计档案具有其自身特点。

2.1 形成范围广。凡是具备独立会计核算的单位，都会形成会计档案。

2.2 类别稳定。虽然会计工作种类繁多，但核算方法、工作程序基本相似，因而形成的会计核算材料的成份是一致的，即会计凭证、会计帐簿、财务报告等。这就决定了会计档案类别的稳定性。

2.3 格式统一。会计工作自身的特殊性，决定了其档案类别的稳定性，格式上由财政部门和档案行政管理部门统—做出要求，不允许自行其是。

2.4 外在形式多样。会计档案的格式是统一的，但其外在形式却是多样的。会计帐簿有簿页、活页、卡片之分，财务报告有纸张规格之别，会计电算化的出现，又使其外在形式进一步丰富。

了解了会计档案的内容，我们在实际工作中要做到以下几点：

3、理顺会计档案的管理职责。按工作流程办事

会计档案产生于会计工作过程中，财会人员负责会计档案归档资料的准确、完整。会计档案移交档案部门保管后，责任也随之转移。但档案移交，财务部门仍需对会计档案的内容准确、完整性付直接责任。移交过程中，会计原始凭证应保持原册封装，查阅会计原始凭证时，财务人员和档案室人员应同时在场，互相监督、协助完成。查阅完毕后，由财会人员负责签封，档案室人员检查无损后存入库房。

4、规范会计档案的收集整理工作。

4.1 收集要求。收集工作要遵循统一领导、统一管理的原则，收集工作中做到及时、齐全完整。

4.2 收集范围。行政事业单位的会计档案可分为会计凭证、会计帐簿、会计报告、电子会计档案、会计档案移交保管销毁清册五类。

4.2.1 会计凭证类。用以记录经济业务，明确经济责任，作为记帐依据的书面证明文书。包括：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

4.2.2 会计帐簿类。由固定格式帐页所组成，以会计凭证为依据，全面系统科学地记录和反映各项业务的会计簿籍。包括总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。

4.2.3 财务报告类。以规定的表格形式，定期反映本单位经济活动和财务状况的报告文件。包括：月季年度财务报告，会计报表及附表等，其他财务报告。

4.2.4 信息化的时代，数字化已成为会计档案管理的发展必然趋势。会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子帐簿、电子报表、其他电子会计核算资料。

4.2.5 其他。包括银行存款余额调节表，银行对帐单，会计档案移交、保管、销毁清册等。

4.3 整理工作。

4.3.1 会计凭证应按月整理，一本凭证作为一个保管单位。会计帐簿和会计报表在第二年度初进行收集整理。月报季报可视张数多少，立一卷或数卷。年报要单独整理立卷。认真填写封面，对固定帐簿，应保持原貌，不拆除空白页。对活页帐簿，将空白页抽出后，编写页码，加备注表，装订成册。整理会计报告时的文字说明材料，要保持与财务报告在内容上的一致。

4.3.2 装订。装顺序序是：封面、记帐凭证汇总表、记帐凭证、抽出凭证登记表。按时间顺序、编号顺序摆放，上下左右折叠对齐，左侧装订，采用三孔一线的方式装订成册，加具封面，由装订人员盖上骑缝章。对未列入会计档案的收款收据存根、作废支票等应编号造册视同会计凭证保管。对于本年度的预算、计划和财务文件亦可装订成册作为财务管理信息。会计凭证装订时，对于有些重要的原始凭证，如各种经济合同、契约、分期付款合同等，为了便于日后查阅，可不附在记帐凭证之后，另编目录，单独保管，但需在相关的记帐凭证和原始凭证相互注明日期和编号，以便日后核对、查找。

4.3.3 会计档案的编目。会计档案应编制档案目录。项目主要有：案卷J顷序号、案卷号、原凭证号、案卷标题、起止年月日、张数、保管期限、存放位置、备注等。

4.4 会计档案的鉴定与销毁

4.4.1 确定会计档案保管期限。保管期限的划分应考虑以下方面（1）内容的重要程度；（2）查考价值的大小；（3）史料价值和经济研究作用的轻重。遵照《会计档案管理办法》，从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两种。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年。

4.4.2 会计档案的销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应抽出单独保存。正在进行中的项目产生的档案资料，不得销毁。

保管期满的会计档案，应按照以下程序进行销毁：

①由本单位档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、起止年度和档案编号、应保管期限、销毁时间等内容。

②单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见书。

③销毁会计档案时，应会计人员和档案管理人员共同在场监督执行。

④在销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容，会计部门人员清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，两部门人员应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。

5、会计档案资源的开发利用

会计档案信息要做到妥善保管、存放有序，查找方便。严格执行安全和保密制度。财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须办理有关借阅手续，一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务主管领导批准，查阅完毕后按规定顺序及时归放原处。与此同时，在制度允许的范围内，档案人员应积极主动地开展会计档案信息的探寻延深工作，通过对会计档案信息的分析研究，可以为本单位的领导的工作决策提供可靠的经济数据。

6、提高会计档案保管人员的素质

6.1 提高政治素质。不断加强自己的政治修养。要积极主动、热情周到地为利用者提供优质服务。

6.2 提高业务素质。会计档案保管人员应掌握会计学、档案学、管理学和信息系统的基本理论、基本方法和基本技能，还应了解计算机通讯技术、网络技术、软件工程、软件设计技术等。

6.3 强化创新意识。在会计档案管理工作中，对保管人员的专业知识、基本技能有了新的要求，因此需积极接受继续教育，不断学习新理论、新技术、新知识。对现有的会计档案保管人员可与会计信息系统开发、维护和使用人员进行岗位交叉培训，解决知识面单一的现状。