校友工作信息化实践中相关问题的研究

摘要： 校友工作信息化中会遇到很多实际的问题，本文以西安交通大学校友信息系统建设为例，阐述了校友信息数据库建设等相关问题的实际解决方法。

Abstract: Many practical problems would be encountered frequently in alumni information work. In this article, as the example of the establishment of Xi''an Jiaotong University''s Alumni Information System, problems of establish alumni information datebase was put forward with practical solution.

关键词： 校友工作；信息化；信息系统

Key words: alumni work；informationization；information system

中图分类号：G459 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）03-0202-02

0 引言

在校友工作越来越得到重视和发展的今天，校友工作的方式方法研究与实践也取得了飞速发展。尤其是网络信息化技术在各方面的渗透应用，校友工作的信息化也在逐渐走向校友工作中越来越基础、越来越核心的地位。很多高校都纷纷建立起自己的校友信息系统，推出了各式各样的校友网站，并且在对外作为独立系统设计的同时，也力求达到对内融进数字化校园统一体系。西安交通大学也与2008年建立了自己的校友信息系统，本文结合该系统的建设与应用对相关问题进行讨论。

1 校友信息系统的建设

为了给校友提供一个功能尽可能完备、信息尽可能充分的网络交流平台，以及考虑到校友工作人员的工作需要，西安交通大学校友信息系统以门户网站为目标，采用Portal门户系统进行开发，图1为系统技术架构图。

校友信息系统能较好的实现收集校友信息，提供校友与母校，校友与校友之间的交流服务。并且，该平台作为数字校园的一部分，可与其他校务信息系统、业务子系统及决策支持系统之间实现无缝连接和交换数据，既相互独立又紧密联系，发挥数字校园的整体优势。在交换整合其他业务系统数据的同时，也能够将现有的校友捐赠网、各地校友会网、校庆网和校友关系发展部部门网整合起来。

2 校友信息数据库的建设

校友工作信息化的核心就是校友信息数据库，它是整个信息系统得以良好运用的数据基础，也是做好校友工作信息化的宝贵资源。

通过考察我校学生信息的分布，校友信息要进行三个层面的整合：第一层，藏于档案馆的传统手抄本的学生档案记录信息，这需要专门安排人员做数据录入工作；第二层，现代电子版的记录信息，主要是2000年后的一些excel表格、foxpro数据库文件等；第三层，不同部门不同格式内容的校友信息。将三个层面的信息都获取到后再进行数据清洗等相关处理。从操作步骤上，分成两种方式，即分别从档案馆、就业中心、各学院等获取校友在校信息，和从地方校友会、教职工、返校聚会通信录等获取校友当前活动信息。经过上述处理，我们首先建立起学校最完备的校友静态信息数据库，然后更新了部分校友的动态信息。

由于历史原因，档案馆等所收藏的学生信息分类较多，每个学生的信息至少在新生名册、学籍册、毕业名册出现三遍，而逐一的核实对照显然太浪费时间，也不够现实。考虑到将来要建立校友的班级联络机制，以及至少掌握校友毕业去向等因素，我们选取了毕业名册和学籍册作为源数据，这两本名册也大部分信息相同，需要大量的数据清洗工作。这其中因为档案部分丢失或陈旧破坏，以及学生中途出现休学、退学等问题，仍有不少学生档案很不完整，甚至缺失，需要后续的补充。这些问题的解决都由校友信息系统的登录模块来实现。对于大部分校友来说，数据库中已存在他们的信息，所以他们只需要做一个简单的帐号激活操作就可以登录系统。激活操作需要先通过姓名、毕业时间、专业等确定个人信息，如果没有找个个人信息，说明库中没有该校友信息，那么校友可以提交个人信息给管理员，管理员核实其校友身份后就可以将其添加入库。图2是校友激活系统帐号的流程图。

校友信息系统运行一段时间以来，该账号激活方式受到了广大校友的欢迎，通过输入简单信息就能到自己让校友有种找到了家的温馨感觉。不过系统的应用并没有达到理想状态，经过分析发现，校友的在校档案中的学籍信息没有统一的标准，学院、系、专业、班级等名称都存在全称与简称的问题，其中因历史发展还有院系、专业的调整及名称的变更。起初为了给校友尽可能提供方便，系统将从档案中出现的所有的学院、系别、专业的名称（包括全称及简称）都放到了列表里。而在实际操作中，校友往往并不利用索引而是直接往下拉，拉到一个名称看起来像的就选定了，结果这个信息并不与其库中匹配，导致找不到其本人；或者校友将简称全称都找到了，因不知用哪个而浪费时间；等等相关问题都导致了校友网的激活率低、使用率低的结果。所以，把这一历史遗留问题处理好，会使校友信息系统更加方便快捷，对校友的吸引力也会相应提升。

校友成功登录系统以后，就可以使用系统提供的公共资源，并根据权限的不同使用网站不同的社区。图3是校友信息数据模型。

校友信息数据就是校友登录成功后所享有和应用的资源，从这个模型图可以看出系统目前提供的主要资源是新闻、期刊等阅读，校友会、班级社区等互动，博客、信息等共享，其中邮件服务目前还没有提供。

3 现代网络社区对校友信息系统的冲击

随着网络技术日新月异的发展，网络上涌现出各式各样的虚拟社区，并很快抓住了广大网友的心理，使其在推出短期内便迅速走红。如Facebook，开心网，twitter等。

开心网于2008年3月推出，开通后即受到用户的认可，注册用户数量逐月激增，4个月后页面浏览量（PageViews）就超过了1000万，6个月时注册人数就达到500万，截止到2010年9月，开心网注册用户已突破9000万，页面周浏览量（PageViews）超过80亿，月活跃用户量达到5000万，居中国SNS（Social Networking Services，即社会性网络服务）网站第一名[1]。取得这样的数据源于开心网让用户与朋友、同学、同事、家人保持了更加紧密的联系，及时了解他们的动态。它所提供的产品和服务有：照片、日记、书评、影评、转帖等信息分享平台，短消息、留言、评论等沟通手段，事务管理、网络硬盘、收藏等个人工具，投票、答题、真心话等互动话题，以及朋友买卖、争车位、买房子送花园、钓鱼、开心餐厅等互动组件[2]。根据实际调查发现，正是互动话题和互动组件给了广大网友新鲜感和趣味感，使得开心网首先在工作一族中迅速传播开来。可以看出开心网的大胆尝试吸引了众多网友前来使用，并迅速通过个人好友、同事等宣传出去，使用户本身变成了宣传者。

以大学生群体为主的人人网（校内）也早在08年增加了开心农场等组件，目前每日活跃用户超过600万。腾讯公司虽然推出qq农场较晚（2009年5月），但它是在推出qq校友之后的，将校友直接加入了农场好友，对于这种用户越多越有趣味的游戏，腾讯并没有落后于开心网和校内。

“推广更多的是依靠人传人的方式进行传播”。校友信息系统可以考虑通过研究校友们共同关注的事物、在校生活的回顾等，将现实中的校友联络实现在网络上，给校友以满足感。使校友们既联络了感情，又享受了一种娱乐，在繁忙纷扰的工作生活中体会到同窗校友情的纯真。作为开心网、校内等这些综合娱乐类SNS面临着一旦创新跟不上会导致用户快速流失的问题，而校友网在这方面具有自己的优势：因为大家都来自同一所学校，有着对母校共同的向心力，在现实到网络、网络到现实的角色转换中加深了感情，增强了凝聚力。研究如何推广校友网、如何使校友网成为校友割舍不掉的在线社区应该成为下一步的校友工作信息化的努力方向。

参考文献：

[1]开心网“我们的成长”：.

[2]开心网“关于我们”：.

[3]赵林，刘爱华.利用网络新技术促进校友工作[J].中国校外教育，2009，（04）.