浅析人事档案管理存在的问题及解决的措施

摘要 ：人事档案管理是社会公共信息的一个重要组成部分，是人才的主要信息源，随着人事制度改革的不断深入，管理好人事档案，对人才资源的开发利用起着至关重要的作用，本文主要探讨人事档案管理存在的问题及解决的措施。

关键词 ：人事档案；管理；问题；措施

中图分类号：D523.2 文献标识码：A 文章编号：

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳动等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的宝贵历史材料,记录个人不同时期、不同阶段的发展历程, 它能够为个人求职、单位求才提供真实、动态、有效的原始资料和数据，因此，管理好，用好人事档案对人力资源开发起着重要作用。

一、现行人事档案管理的相关执行政策

人事档案管理是人事工作的重要组成部分，为了提高人事档案管理工作水平，科学有效地利用和保护人事档案，我国在人事档案管理的执行政策方面有以下要求：

（一）档案材料要及时收集，归档。应纳入人事管理的相关文档要及时收集，个别材料要及时归档，整理，装订。每年进行一次大范围的检查整理。

（二）档案材料查（借）阅

1、人事档案一般不允许外借。特殊情况需要借阅的，必须出具有关证明，并且保证档案材料绝对安全，在一周内规还。

2、人事档案除档案管理人员外，一般不得随意查阅，的确需要查阅的，由人事部门及管理人员在场现场查阅。

（三）档案转递。按现行人事档案管理政策，由人事部门和档案管理人员整理装入档案袋密封以后，并且在封口处加盖公章以后，方可以转递。

（四）档案材料保管要保密，安全。

1、人事档案材料的保管，坚持保密，安全，便于查找的原则。档案卷，内容，目录做到规格统一，样式一致。

2、人事档案管理要注意防火，防盗，防潮，防蛀。

3、人事档案集中放在档案专柜，任何人不得私自保存他人档案。

4、按照规定利用档案，严禁档案内容泄露。

二、人事档案管理存在的问题分析

（一）单位领导对人事档案管理不够重视。多数单位的领导总是将人事档案管理工作看成是一项保管工作，对人事档案管理工作认识程度不够，认为档案只要不丢失，保存完好，便于查档等就算尽到了自己的责任，不把档案管理工作列入自己的日程安排，对档案管理一项不闻不问，影响了人事档案管理工作的正常开展。

（二）人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术的发展，电子技术的普及，数字化，信息化管理已广泛应用在各个行业上，但在档案管理方面，信息化程度普遍不高，多数档案管理人员还是采取手工编辑、检索的方法。因此导致一些人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。还有一些单位虽然采取了信息化管理，但也仅限于把个人基本情况输入计算机，而对于一些文字材料，比如职称论文，图片等由于工作量大都没有列入计算机管理，仍是以传统的纸质档案为主。

（三）人事档案收集工作力度不够。要想管理好人事档案，就要有一套完整的收集归档工作管理制度。然而部分单位根本就没有这样的制度。因而导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作不及时，被动的现象出现。主要体现在收集归档的材料方面。经常发现材料不全面，或者有些材料在内容和形式上是雷同的现象，不能真实准确地反映每个人的情况，人事档案管理犹如摆设。

（四）档案管理工作重保管，轻利用。多数档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、审核，收集、排序、分类、编目、技术加工和装订成卷等方面，以及做好防潮，防火防蛀、防霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考如此辛苦地做这些枯燥乏味的工作是为了什么。因此也就没有几个档案管理者对人事档案材料进行认真细致地分析研究，没有建立人事记录及人才技能库，也就无法充分掌握所管范围内的人才信息，不能为人事档案的开发利用提供专业支持。

三、人事档案管理问题解决措施分析

（一）加强领导，提高对人事档案工作的重视。领导重视是做好档案管理工作的保证，单位领导要认识到人事档案管理工作的重要性，成立档案管理小组，定期不定期对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决。

（二）信息化管理，扩大电子档收集范围。在信息化的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进的技术和手段管理人事档案信息，实现人事档案管理工作的科学化，电子化。人事档案管理要扩大电子档收集范围。电子档案与纸质档案相比最大的优势就是用最小的空间储存最大容量的信息，在个人基本信息管理方面，可以逐步将个人体貌特征等录入计算机，建立完整的个人数据信息库；另外将个人的译作、科研成果，著作、学术论文，图片，声影像资料等全部收入电子档案；为建立人才资源的开发利用提供条件。

（三）注重收集，提高人事档案管理质量。收集工作是人事档案管理工作的基础，随着我国政治经济改革的不断深入，在干部选拔，考察，培训，晋升时对人事档案的信息需求越来越多，这就需要档案管理人员做好及时收集工作，确保档案的权威性，真实性和有效性。

（四）人事档案管理的重心转向开发利用。改变人事档案管理者的保管员的观念。领导要充分认识到人事档案是人才信息的重要载体，是人才的重要信息之源，必须投入更多的精力对人事档案材料进行分析研究，对人事档案进行开发利用，可建立人事记录，通过审阅以往的人事记录，可以发现哪些人现在所从事的工作是低于他们所具有的知识水平和能力水平的，发现哪些人具有发展潜力，哪些人已经具备了从事空缺职位的能力与背景。建立人才技能库，当某一部门有空缺时，就将及时将具有这种能力的人都列出来，然后由人事部门直接对这些人进行考察鉴定，并适时选出恰当的人选。大大提高人事档案的利用率和工作效率。

结语：在人事档案管理工作中，只有将档案管理者的主动性调动起来，让管理者在工作中始终充满激情，才能不断发现人事档案管理工作中的各种问题，进而提出创新建议，不断完善我国的人事档案管理制度，为新时期的人才管理和利用提供更好的服务。

参考文献：

【1】王志丽;;浅谈高校人事档案信息化管理[J];赤峰学院学报(自然科学版);2011年02期

【2】孙艺冰;;刍议人事档案管理[J];中国城市经济;2011年24期

【3】谭丽珍;;和谐社会呼唤人事档案管理制度的创新[J];城建档案;2006年03期

【4】陶娟;;谈高校人事档案工作中存在的问题及对策[J];长春理工大学学报(高教版);2008年03期

作者简介：张玮 女汉族新疆乌鲁木齐市人1978年生经济师

主要从事人力资源管理工作