石油企业档案管理的现状和措施

摘 要：任何一个企业都离不开有效的管理，在众多的管理中，档案管理占有重要位置，完善石油企业档案管理工作是对石油企业发展历程的证明和资源的保留。因此，对石油企业档案管理的研究就具备十分重要的现实意义。本文将通过分析石油企业档案管理中目前存在的问题， 进一步探索石油企业档案管理的有效措施。

关键词：档案管理；石油企业；现状；措施；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

档案管理工作作为企业管理工作的一部分，是规范企业工作、提供企业工作质量和工作效率的关键。因此，做好企业的档案管理工作，科学规范企业档案管理是体现一个企业业绩与管理水平的重要尺度。但是目前我国很多档案管理工作人员，由于工作能力较弱，导致很多档案资料积压和浪费，严重影响企业档案工作的开展。为了保证企业档案的管理水平和服务质量，发挥档案作用的最大化，就必须做好企业档案积压的防范工作。实现档案工作的规范化、科学化，促进档案管理工作的顺利进行。

一、石油企业档案管理中存在的不足

（一）档案管理人员对档案的重视程度不够。

我国很多档案管理人员，甚至石油企业中领导干部，对于企业档案都没有一个正确的认识。在他们看来，档案工作就是一些抄写工作，不管将档案管理的有多好，都不会给石油企业创造经济利益，也不会给自己赢得荣誉。正是因为档案管理人员存在这个错误的认识，很多企业的档案管理人员轻视档案工作，认为他们只是负责档案的看守，不用进行整理，造成档案出现积压的现象，使档案工作无法适应现在企业的管理需求。

（二）石油企业档案管理信息化水平低。

随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。不少企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。

（三）档案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。

档案管理人员素质的高低在很大程度上会影响档案管理工作的效率，档案管理工作效率的低下又在很大程度上影响档案的处理工作。当前部分石油企业的档案管理工作人员都没有进行过专业的培训，使得很多档案管理人员对于档案工作的了解并不明确，对于档案材料的整理和归档等业务性较强的工作更是知之甚少。因此，档案管理人员的这样工作状况，不能做到及时地档案整理，档案积压现象严重，也会造成档案材料的混乱和丢失。

（四）档案管理缺乏制度化

档案管理制度是保证档案管理工作的关键，但是目前我国部分石油企业在档案管理制度的建立上还不到位，对于档案的整理、保管等方面制度不够健全，有部分石油企业虽然建立了档案管理制度，但却并没有将制度真正的进行执行，导致档案管理工作人员并没有重视档案的管理，文件资料整理不及时，致使档案不能及时入档，使得档案积压想象频出，最后造成重要档案的丢失，这样非常不利于档案管理工作的开展和进行。

二、加强石油企业档案管理工作的措施

（一）深化认识， 提高企业重视度。

要想从根本上提高石油企业的档案管理效率，首先就要提高公司领导的重视度。只有企业领导充分认识到档案管理工作的重要性和必要性，并且把档案管理真正列入企业工作重点， 经常性的紧抓不放，并为其提供充足的人力、物力支持，才能够为档案管理营造一种良好的工作氛围。

（二）提高档案工作人员的专业素质和技能。

第一，把握招聘环节，在新近人员中，注意招收具备专业文化知识与技能的人才，选用细心并且热爱档案管理工作的人员。只有掌握住人才入口，才能完善档案管理队伍，提高管理效率。第二，提高档案管理工作者自身的素质，加强对现有工作人员的再教育。在社会经济高速发展的新时期，档案管理工作随时面临新的挑战，因此档案管理人员必须坚持与时俱进，而公司则需要定期举办企业档案基础知识讲座和相关业务技能培训，帮助现有工作人员熟悉工作流程，拓宽眼界，提高自身责任感和专业素质，运用新技术和新理论来完成、改善档案的管理工作。从而达到促进企业档案事业的发展，培养新时代复合型人才的目的。

（三）借助现代信息技术，实现档案管理的现代化。

计算机和信息技术的快速发展，已经对人事档案管理工作产生了跨时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给石油企业带来了人事众多，管理多元化的特点，也给档案的管理模式提出了新的要求。因此石油企业档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化企业的经济效益。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。

（四） 实行规范化管理， 提高档案管理质量

首先要规范材料的收集和归档工作，建立健全相关制度。制定相关收集标准，力求统一化和标准化；创新收集方式，将全面收集与重点收集相结合；制定时间要求，按照不同类型档案的形成条件适时收集，做到不延误、不重复、不丢失。其次要规范档案的管理工作。对不同种类、不同载体的档案进行集中管理，完善 《档案借阅制度》 ， 保证档案的安全性和保密性。同时落实责任制，对管理失职行为依照规定，严格处理。

三、总结

档案管理作为石油企业管理工作的重要部分，对于石油企业管理工作起着重要的作用，只有针对石油企业管理现状，积极的探索档案管理的措施，全面提升石油企业档案管理人员的素质和档案管理工作的效率，才能全面推进石油企业工作的水平的提升。

参考文献：

[1]付萍.对进一步做好企业档案工作的一点认识[J]. 黑龙江档案. 2010（01）

[2]袁红.档案管理工作中存在的问题及解决对策[J]. 黑龙江史志，2012，03：25-26.