浅析中小企业内部控制制度的建设

[摘 要]内部控制实质上是有效地执行组织策略的必要工具,但中小企业的内部控制还存在一些问题,必须从内部控制的设计原则、目标和体系等方面做起,建立和健全中小企业内控制度,促进企业的可持续发展。

[关键词]中小企业;内控制度;建设

中小企业的发展是我国企业发展不可或缺的重要环节。建立和健全中小企业内部控制制度是中小企业建立现代企业管理的一个重要组成部分。2008年国家五部委出台了《企业内部控制基本规范》要求企业建立现代化风险防范机制和管理体制,促进企业的可持续发展。

一、我国中小企业内部控制现状不容乐观

(一)管理者对内部控制的认知严重不足

我国很多中小企业对内部控制的认识还停留在比较原始的阶段,认为内部控制就是内部监督,企业大多把内部控制制度认为是做给别人看的,或者认为内部控制就是增加管理人员,对内部控制的目标和方法不清楚,或者认为企业由于受规模、财力和人力的限制很难进行内部控制。

(二)财务报告数据严重失真

一些单位或因为内部管理松弛而削弱了会计基础工作,导致账目混乱,财产数据失真,或为了掩盖真实的财务状况和经营成果,任意伪造、变造虚假的凭证、会计账簿、财务报表。不少企业管理层对会计制度的认识和重视远远不能满足现实的需要,他们简单的认为做账不过是为了应付各主管机关的检查,只需要摆摆样子。遇到具体问题,以强调灵活性为由而不按规定程序办理,大事小事领导说了算,有时甚至为了谋个人利益或企业集体的利益而不择手段,弄虚作假、改账目,无视会计法律法规的存在,有章不循,执法不严,使会计制度失去严肃性,流于形式,纸上谈兵。

(三)没有充分认识到内外审计的重要性

我国现行的内部审计主要是在行政干预的基础上发展起来的,而这种过多依靠行政干预建立起来的内部审计机构受到企业重视,内部审计人员大多是从财会部门转来的,也有的是从其他部门调来的,而且一般未经过专门培训,缺乏审计专业知识,这种情况下组建起来的内部审计机构很难发挥其应有的作用。再加上指导思想上的区别,多数内审人员未能摆正自己的位置,有些人将自己等同于企业领导的行为工具,处处依企业领导的旨意行事,有些则由于工作不好开展而心灰意冷或充当好人,使内部审计形同虚设。

外部审计包括政府审计、社会审计。政府审计带有目的性、强制性,主要是针对国有大中型企业,很难顾及到中小企业,特别是中小型的民营企业,而外部审计对企业内部控制也是睁一只眼闭一只眼。

二、中小企业内部控制的设计原则

中小企业内部控制制度的设计必须依据政府法令、会计法规和企业会计准则,根据企业所处的经济背景,单位管理的需要以及内部控制的要求与处理方法等进行设计。内控制度的设计前提和基础是企业的生产经营特点和管理要求。内控制度设计的出发点和归宿是企业的根本利益和理财目标。基于以上要求中小企业内控制度设计应当考虑以下原则:

(一)原则性和灵活性协调配合

企业在制定内部控制时必须遵守国家的法律法规和政策,但同时也必须注意到企业运转特点,即企业人、财、物、信息各种因素,产、供、销各个过程,筹资投资、收入与分配各个环节,都要综合发挥作用。在各项经营管理活动中,各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应协调同步,各项业务程序需要紧密衔接,从而避免相互扯皮和脱节现象,以保证经济管理活动的连续性和有效性。因此中小企业内控制度的设计不仅要有原则性,而且还应根据其目标、任务、环境、人员素质的高低等因素的变动而具有灵活性。

(二)讲究成本效益原则

内部控制的任何分工、审核、制衡都必须考虑是否符合成本效益原则。如果分工和制衡的成本高于其效益,则不应当采用该项控制。内部控制设计的目的就是要规范企业经济行为,保证企业经营管理目标的实现。因此在设计内部控制时要考虑其设计和运行成本与效益的关系,才能实现成本与效益的最佳组合。对重要经济业务活动要进行重点控制,对每一项经济业务活动的关键环节实行重点控制。

三、中小企业内部控制的目标设计

内部控制目标是内部控制所要实现的目的或收到的效果。企业内部控制的目标与其经营目标精密相关。企业经营目标一般包括:提供良好的产品与服务,超越竞争对手,为员工提供合理的待遇,维持正常的发展,维持合理的投资报酬,重视社会整体利益等。与之相对应的内部控制的目标主要有维护资产安全、完整,并保证其能得到有效使用,以最少的成本获得最多的赢利,提高企业的效益或效率。

在设计内控时,要明确控制目标。要依据企业的长远目标制定公司的近期方案,并细分至相关部门。各部门再据以制定更详细的目标,如销售任务分解落实到具体业务员,成本分解到落实具体班组,费用包干至具体部门等等。有了控制目标,企业一切工作才能有的放矢。更重要的是必须在计划的执行过程中强化控制目标的刚性。企业的生产经营总是处于动态之中的,实际的运行会与计划有所偏差。当实际工作没达到计划目标时,不能轻易容忍差距,而应认真分析执行过程,寻找原因。这样坚持下去,一方面可以督促企业全体人员施展才干,各负其责,为完成总体计划尽最大努力,另一方面也可以使制定的控制目标更科学。

四、中小企业内部控制的设计重点

(一)以人为本

人是管理创新的根本和灵魂,企业制定经营目标,设置核算机制,以及企业中具体业务的运作,都必须依靠具体的工作人员来完成。所以如何全面提高企业员工的素质,成为一个企业领导者工作的重中之重。强调以人为本,要求企业内部控制要充分发挥人的作用,依靠提高人的综合素质、道德水准和法规意识,充分发挥控制者和被控制者的主动性、积极性和创造性,从而达到内部控制的最佳效果。内部控制的成败取决于企业员工的控制意识和行为,而企业领导者的内部控制意识和行为是关键。企业领导者应注重内部控制,经过系统化的培训机制,全面提高员工的综合素质,促进整个企业健康、持续、快速地发展。

( 二 )建立、健全内部控制体系

1.实行预算控制。企业的经济业务一般情况下必须由工作人员编制预算,并报经领导批准后方可执行。企业编制的预算必须体现其经营管理目标,并明确责权,在执行后需将执行结果与原预算核对,严重偏离预算的应查明原因并追究当事人责任。

2.实行实务控制。企业的资产是内控管理的主要对象,为防止企业资产被挤占、挪用和贪污,企业应做好如下两方面的工作:首先,应严格控制对实物资产的接触,只有经过授权的人才能接近现金、存货等,以减少资产的损失;其次,定期进行财产清查,做到账实相符,发现问题及时处理。

3.建立一个有效地会计系统。实施会计控制是内控制度的关键,在企业以会计准则为指导,自行设计会计制度日渐成为我国对会计管理体制要求的情况下,会计系统的建立也就是企业会计制度的设计。在进行会计制度设计和会计机构及岗位的设置时,要综合考虑企业所有的经济业务,考虑企业中其他各部门和经营管理活动的影响,还要考虑发生在企业各部门之间各类经营管理活动中财务处理程序的具体规定,把内部控制制度的抽象性和具体业务的程序性融合为企业会计制度中具体可操作的方法和程序。

4.建立内部审计机构。条件允许的中小企业,可以在企业内部设立独立的内部审计机构,分派专职人员从事审计工作。在设置内部审计机构时,要给予其充分的权力,使其直接受最高权力机关的领导,以保证其在行使职权时不受其他方面的影响。内部审计机构是强化内部控制制度的一项措施,其职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价、内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理部门提出报告,从而保证企业内部控制制度更加完善和严密。