高校机关部门行政效能评价方法的建立与实践

摘要：行政效能评价是考核机关管理作风和管理效率的重要手段，构建科学合理的评价体系和评价方法、充分发挥全校师生员工的民主管理、民主监督作用是保证学校事业健康发展的基础。评价结果的科学分析和有效利用对于明确学校工作定位和工作重点、干部的选用和调整、解决广大师生员工的诉求具有重要参考价值；对于改进机关工作作风、构建学习型和服务型机关起到加速器的作用。

关键词：行政效能评价；民主管理；评价指标

行政效能是管理部门的工作作风、工作效果、工作效率和管理人员工作能力的综合表现。 “十”以来中央提出了“关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定”，强调了改进工作作风、密切联系群众，关系党和人民事业成败。高等学校机关部门的工作作风直接影响着教师的工作积极性和学生的学习积极性，影响着学校的学风建设和人才培养质量，影响着学校职能的充分发挥。机关各部门的工作效果和工作效率反映了管理人员的管理能力，体现着管理者的政策水平、战略眼光、卓绝见识和运筹能力，这是实现行政管理高效能的重要因素。建设学习型机关、服务型机关，提高管理人员的管理水平和管理效能，关系到国家教育方针的落实、关系到学校教育事业的发展、影响着学校的学风建设、影响着学校师生员工的精神状态。

高校机关各部门（包括教辅单位、窗口服务单位）的工作性质、服务对象各不相同，长期以来一直没有科学的评价机关部门工作状态（尤其是对一些软性指标）的有效办法，当然也不可能有科学的评价结果和改进工作的依据，只是凭着少数人的感觉进行改革和创新，基于上述因素提出的管理创新往往缺乏科学依据和群众基础。我校2010年创建了一套基于网络的、全员参与的机关部门评价体系，并组织全校师生员工对机关各部门工作状态和工作成效进行评议，对评议结果进行科学的分析和整改，收到良好的效果。

一、高校开展行政效能评价的意义

高校机关管理部门是为学校教学和科研活动提供服务的重要机构，是学校的“决策中心和资源调配中心”，也是学校办学思路的直接推进者和实施者。他们的工作状态和工作效果直接影响学校的发展、教师的发展和学生的成才。为了不断深化管理改革、提高管理的科学化水平、促进学校民主管理和民主监督体系的完善，开展机关部门的行政效能评价具有重要意义。

1.行政效能评价促进了机关部门转变工作作风。机关部门的服务对象涉及到学校的各类人群，在保证学校各项事业科学发展的前提下提高服务对象的满意度应该是机关部门的重要目标之一。通过机关部门的行政效能评价，可以了解学校各类人群对机关各部门工作状态的评价结果和存在的一些具体问题。通过分析评价数据，有利于发现部门工作人员的思想作风、工作作风等方面存在的问题，有利于部门制订适合自身特点的作风建设方案和方法，有利于改善部门的工作状态，有利于提高职工对该部门的满意度。

2.行政效能评价促进了机关部门再造工作流程。迈克尔・哈默和詹姆斯・钱皮（ 1993） 将流程再造定义为：以工作流程为中心，重新设计企业的经营、管理及运作方式 [1 ]。麻省理工学院、伯克利加州大学等都曾运用流程再造理论改革学校管理，提高了管理效益和师生的满意度，降低了管理成本，使得教学科研等核心工作运转更加流畅。高校的管理流程再造主要是通过以效益为目的简化工作流程、以需求为导向优化管流程、以科学管理为中心规范管理流程、以民主监督为手段严格管理流程。

通过评价工作，各部门可以获得师生员工对本部门在管理模式、管理制度、工程流程等方面的意见和建议，这些意见和建议是部门开展管理模式创新和改革的重要依据，是推进制度建设和科学管理的基础，是研究和再造工作流程的重要参考。

3.行政效能评价完善了学校的民主管理和民主监督体系。构建全员参与的机关部门行政效能评价机制，为全校师生搭建了一个表达诉求和意愿的平台，培养和提高了全员参政议政的意识，是完善学校民主管理和民主监督体系的重要工作和手段，是让“权力在阳光下运行”的重要保证。

5. 行政效能评价结果是学校对部门负责人考核的重要依据。各部门一年的工作状态和工作效果与部门领导的能力、水平、敬业精神等直接相关，同时也是广大教职工进行评价的主要依据，因此评价结果也成为学校对部门负责人的考核依据。

二、构建高校行政效能评价体系的基本思路和方法

改善高校行政管理和服务水平，提高行政效能，是开展高校行政效能评价工作的目的所在。因此在构建机关部门评价方案时要重视评价方法和手段的简洁性和可行性、评价人群关注问题的差异性和统一性、不同部门之间评价指标的共性和个性、数据分析的科学性和特殊性、评价结果的真实性和可用性。

1. 构建基于Web平台的高校网络评价体系。Web平台是动态交互的分布式超文本信息处理系统。基于Web平台的高校机关部门评议体系具有以下特点：一是方法的简便性，参评人员可以随时随地通过互联网进行评价；二是评价结果的匿名性，参评人员通过身份验证后即可进行评议、留言，而评价结果的匿名显示解除了参评人员的后顾之忧，保证评价结果的真实性，提高了参评率；三是数据分析的科学性，通过计算机的统计分析功能可以实现快速、全面的结果分析，并且可以简单地实现几年评议结果数据的趋势分析。

学校研制的评价软件满足了评价工作的有效开展，该软件具有三个数据库，分别是教职工数据库、学生数据库、各部门基本资料数据库，在部门基本资料数据库中包括各部门的人员状况、年度工作计划和总结、上年度教职工的意见和建议、部门整改措施和效果等。评价过程采取了实名登录，评价显示则是匿名评价结果的公示，解除了参评人员的后顾之忧，保证评价结果的真实性，评价结果由计算机加权处理后输出统计结果和单位排序。留言内容按照被评议单位分类，不显示留言人任何信息。

2. 构建全员参与的评价体系。评议人群是评价的主体，评价主体应该全面，并具有代表性，可以采用360 度考核方式，纵向和横向的都应该考虑到。“教育以育人为本，以学生为主体；办学以人才为本，以教师为主体”是永恒的办学理念。琼・托马斯曾说过：革新的成败最终取决于全体教师的态度 [2 ]。师生的意见和建议才是学校发展的基础，为此我们构建了全员参与的效能评价体系，同时按照参评人员的身份结构进行分类统计评议数据，了解不同身份人群所关心的问题和重点、对学校政策的不同期望和需求、对各机关部门管理现状的不同看法和要求，有利于学校制订相应的政策、部门也可调整工作状态及工作重点。

3. 科学设计评价指标体系。英国学者戴维・伯宁罕（ David Burningham） 认为评价指标的作用主要体现在责任（ accountability） 、控制（ control） 以及发展（ development ） 等三个方面 [3 ]。“责任”是一个部门必须承担和完成的工作，是存在的目的，因此责任是评价的重点指标；“控制”是一个部门工作人员的业务素质和执行力，是完成责任的基础和保证；“发展”体现部门领导者的前瞻意识和创新能力，是学校事业进步的基础和动力。考核指标体系的建构还要充分考虑引导和促进干部的素质和能力发展，考虑到干部自身发展与部门发展的结合，同时要考虑到学校在不同发展阶段的重点工作，因此在设定评价指标是可以根据学校每年度的工作重点对不同的部门设定特色评价指标，以实现重点工作开展情况。评价指标的设计应具备科学性、可比性、导向性和可操作性的原则 [4 ]，对于学校机关部门的评价指标确定还应坚持共性与个性的结合、工作职能和评价指标的结合。共性指标主要包括规划与思路，组织与协调，工作作风，业绩与效果等，其评价结果反映了广大师生员工对行政管理人员基本素质和工作状态的满意情况，有利于部门的管理制度、工作流程、工作作风等部门文化的建设；个性指标一般是部门年度重点工作，往往也是学校政策的导向性工作，各部门各不相同，其评价结果可以指导决策部门及调整工作重点、工作流程。

4. 根据职能区分被评价部门。被评价部门的分类有多种方法，有的将机关部门分为资源分配部门（权力部门）和业务部门（服务部门），有的分为行政管理部门和党务管理部门。我们是按照评价指标设置的个性和共性特点分为管理部门和服务窗口单位（部门中的部分科室），这样同时有利于评价主体的确定和数据分析。

5. 评价方法和数据分析。师生员工通过互联网登录评议网站，经过身份验证后查看各部门的基本资料，然后对各项指标进行评价，还可以提交个性化留言。

效能评价的方法是采用隶属矩阵法，它是一种常见的、有效的集体评价方法。因素集合为各评价指标；评语集合为优秀、良好、及格和不及格，为了量化分析分别赋分为2、1、0、-1；权重因子集合可以根据每年评价工作的重点不同可以对各项指标赋予不同的权重，比如为了考核部门的领导班子可以加大规划和思路和组织与协调两项指标的权重，如果考核整个部门的工作状态，可以加大工作效率和业绩两项指标的权重，通过模糊矩阵乘法即可对各部门单项指标和综合评价结果进行排序。

三、行政效能评价的实践

秩序行政强调的是行政的权利运行和对公民的管理以及公民对行政权利的服从；服务行政则强调了行政的服务功能和以人为本的、尊重人权、重视对公民权利的保护和对国家权力的控制。在人们逐步认识到服务行政重要性的同时，提高行政效能评价工作的科学化水平，是提高科学化管理水平的必然要求。随着市场经济规律的运行和改革开放的不断深入，“勤政高效”“政令畅通”的管理机制已成为社会发展的迫切需要，开展行政效能评价也越来越被高校管理者所熟知和重视。在美国教育评估标准联合委员会所公布的员工评估标准中，限定用途、建设性导向和促进专业发展被看成是评估所要达成的重要目标 [5 ]。

1.评价工作在学校层面的实践效果。评价结果所反映出来的信息是全方位的，正确的分析，利用每年的评价结果是确定学校年度工作定位、调整学校工作状态、稳定人心、提高民主管理、加强民主监督的重要工作。尽管行政管理部门是被评价单位，但是学校在分析和利用评价结果时应认真分析影响各部门评价结果的因素，尤其对于评价结果不好的单位所反应出来的问题体现的是学校层面的政策问题、规划问题，还是被评价单位的工作方式方法问题。首先，评价中反应的问题是多数师生员工对学校的诉求，是师生员工对学校发展的希望，也可能是办学过程中存在的问题或领导没有意识到的问题，这些都可以作为学校层面政策和计划制订的依据。如2010年的评价结果显示学生对校园网管理部门的意见较大，经过反复调查研究和问题剖析，学校增加了2011年校园网建设投资预算，改善了校园网带宽。结果2011年学生群体对校园网管理部门的意见显著减少。2011年职工认为学校重点学科建设、硕士生培养条件建设的满意度欠佳，学校在2012年加大了实验室建设和教学经费投入，优化了办学条件；其次，可以作为行政管理部门人员调配和干部聘用的依据。群众的满意程度体现了部门领导的工作能力、工作水平，对于群众不满意的干部学校在排除客观原因的情况下可以对干部或工作人员进行及时提醒教育，甚至进行调整或解聘。因此部门评价也是纯化干部队伍，提高干部整体素质，提高管理水平的有效手段。

2.评价结果在机关部门层面实践的效果。各被评价部门分析利用评价结果相对要简单得多，主要把本部门的工作职责和一年的主要工作结合起来进行分析，就可以明确广大师生员工对本部门一年来工作的看法。根据这些结果提出整改办法和措施，通过对本部门职工进行教育培养，提高工作人员的综合素质和工作能力。例如学生对我校一个部门的评价结果不好，通过定量数据结果和留言分析，发现该部门的工作按照存在的主要问题是学生上课时间他们上班，学生下课他们休息，给学生的办事带来较大的麻烦，后来他们调整了工作时间和人员安排，学生的意见就显著下降了。对部门工作流程进行科学分析和再造，构建方便于广大师生员工的快捷办事程序和优质的服务环境，营造快乐的管理模式。

参考文献：

[1]迈克尔・哈默， 詹姆斯・钱皮. 企业再造[M].上海：上海译文出版社， 2007.

[2]S・拉塞克，G・维迪努著.马胜利等译.从现在到2000 年教育内容发展的全球展望[M].北京：教育科学出版社，1996.105.

[3]鲍传友，毛亚庆，赵德成.高校行政管理干部绩效考核指标体系的构建[J].国家教育行政学院学报，2010.6，67-72.

[4]David Burningham. An Overview of the Use of Performance Indicators in Local Government， in Pollitt， Christopher ， andStephen Harrison （ ed.） ， Handbook of public Service Management（ Oxford ： Blackwell Publisher） ， 1992.

[5] Gullickson，A. Joint Committee on Standards for Educational Evaluation 2007. The Personnel Evaluation Standards [M]. Thousand Oaks， California： Corwin. 2008. 28-30.