电网建设工程档案管理初探

【摘要】在电网建设不断加快的进程中，产生大量有保存价值的档案资料，如何将这些资料收集归档，加强电网建设工程档案管理，一直是档案管理工作研究的重要课题。本文就电网工程建设中档案管理存在的问题进行了探讨，提出相应的对策和建议。

【关键词】工程档案；管理；问题；对策

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1673-8500（2013）12-0086-01

在社会经济迅猛发展的今天，电网建设进程不断加快，新建工程、技改大修项目越来越多，建设管理水平不断提高，工程建设从立项、审批、设计到开工、竣工验收，形成大量有保存价值的资料，这些资料是工程建设全过程的真实记录。收集保管好这些资料，对工程建设和维护企业的经济效益与合法权益具有十分重要的现实意义。切实做好电网建设工程档案管理工作，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要任务来抓，采取有效措施，在保证工程档案与工程建设同步进行的基础上，确保工程档案齐全、完整、准确、系统，使工程档案更好地为电力系统安全生产、经营管理提供优质服务，发挥最大的效益。

一、电网建设工程档案管理存在的问题

加强电网建设工程档案管理十分重要，电网建设工程档案是工程建设全过程的综合反映，对工程项目管理的作用也越来越大，而与此不相适应的是工程项目管理对工程档案的重视程度远远不能满足日益增长的工程项目建设的需要，从笔者所在单位检修公司的电网建设工程档案管理现状看，存在的主要问题是归档项目文件不齐全、质量不高、归档不及时，分析原因主要有：

1.对工程档案的重视程度不够。虽然大家都知道工程档案是工程管理全过程、系统、真实的记录，对工程建设和管理都有很重要的影响，但在实际工作中，由于档案管理对工程建设直接的影响不大，只要工程质量上去了，认为工程档案工作的好坏不会影响到对工程质量的考核评定，在验收检查过程中，对现场施工质量方面存在的问题重视的多、检查得仔细，对档案资料方面存在的问题关注的少、检查也存在走过场，资料审查不仔细，导致档案资料的质量得不到保证，可能随着工程项目的投运而成为遗留问题。

2.档案管理职责不清。一是各种施工项目文件编制人员的职责不清，让现场资料员过多承担项目文件的形成工作，而受专业知识所限，由他们形成的项目文件普遍质量不高、真实性差；二是项目检查验收组人员职责不清，特别是企业内部的检查验收，对项目文件的检查过多依赖档案专业人员，其他专业技术人员对各自专业的项目文件检查不够仔细。而档案专业人员也因专业知识所限、对现场情况不了解，对资料的收集情况和资料的质量难以把握、控制，这就需要各技术专业人员的配合，对工程资料要认真审核把关。

3.档案管理监督不力。一是现场资料员的主要工作职责应是做好收集工作，而当其又成为项目文件的主要形成者时，就缺少了对收集资料的监督；同时，现场资料员又有其他现场工作任务，对资料的收集、整理往往无暇顾及，都作为一种差事应付，自然质量难以保证。二是现场监理在施工人员对应形成资料的内容、标准不清楚时，缺少指导，任其自然，或因某些原因未能及时形成文件时，缺少督促，让其直接进入下一施工环节，到后期即使再补上，文件的质量也不高；三是建设单位业务部门、监理单位在对项目文件进行审核、签字时没有认真审阅。四是很多工程由于参建单位多、工期长、人员变动大等因素影响，而且在施工过程中，资料管理不规范，一些相关资料被借进借出，人手较多且杂，导致最后很多资料丢失，以致工程竣工后不能及时移交归档。虽然事后花费很大精力补做，但补做出来的资料的真实性、完整性、准确性都难以保证。

以上各种原因影响工程档案的归档质量和归档时间，也给以后的档案管理带来不必要的麻烦和隐患。

二、电网建设工程档案管理的对策

1.建立完善管理制度，落实归档管理流程。一项工程建设，涉及的参建单位、部门多且广，千头万绪，错综复杂，作为建设单位的档案管理部门，要根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《重大建设项目档案验收办法》等有关规定，结合本单位实际情况制定相应的电网建设工程档案管理办法。规定各参建单位、部门的归档范围和责任，明确档案资料的编制、整理、移交办法、时间节点、操作流程等。

2.明确管理职责，严格执行文件资料谁形成谁整理归档。制度化、标准化是档案管理的主要手段，“谁形成谁归档”是档案管理的基本原则，也是一项重要制度。为了使建设工程档案收集与建设工程进度同步，建设单位应结合工程实际制定工程资料管理职责，明确各单位、部门专（兼）职档案人员职责。成立建设项目档案管理领导小组，制定档案工作计划，并贯彻落实。建设单位档案管理人员从工程一开始，就要介入工程建设，对工程建设过程中形成的文件材料进行跟踪检查和督导，发现问题及时纠正。对施工现场的资料要严格把关，严格执行档案人员“四参加”制度，参加设备开箱检查，参加工程竣工验收，协调各参建单位归档工作中的问题，对工程档案做到心中有数。

3.加强档案管理人员培训，提高全员档案意识。着力提高档案管理人员业务素质和专业技能水平，是搞好工程档案管理的需要，档案管理人员不仅需要学习档案管理知识，还要学习掌握工程建设方面的相关知识，熟悉了解工程建设流程，建设过程中需要产生哪些资料，对工程建设资料做到可控、能控、在控。同时，还要对现场资料员以及参建各单位的技术人员、项目管理人员进行档案管理培训，加强他们的档案管理意识，通过他们在各自的岗位上发挥各自的作用，让他们在工程建设过程中对产生的资料有意识地进行收集整理，使他们成为既是工程技术人员，又是档案人员的复合型人才，为工程档案管理发挥更大的作用。

工程档案是工程建设全过程的真实记录，它的作用在工程建设和生产管理中是任何项目无可替代的，它是企业未来发展的潜在生产力。因此，作为电力企业，电网工程建设的质量是企业的生命，而工程档案对于电力企业来说也是同等重要，保证工程实体的质量和工程档案的质量，二者在企业的发展进程中才能珠联璧合，发挥更好的作用。

参考文献：

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[2]李仿玲.谈企业重点工程档案的收集与管理[J]山东工业技术，2013.

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