关于档案信息数字化的思考

摘要：档案信息数字化建设已经成为档案管理现代化、信息化的发展方向,极大丰富和完善现代档案馆文化建设,是档案现代化管理的一次实质性突破,是国家信息化中的重要组成部分,是一项服务社会的高科技工程。在档案信息数字化工作开展和实践的过程中,正确分析档案管理现状和信息数字化存在的主要问题,准确把握信息数字化环节,是实现档案信息数字化的前提和基础,对加快档案管理数字化进程具有重要意义。

关键词：档案 信息数字化 思考

数字时代的档案馆应当是高度信息化的档案馆,实现这一目标必须有丰富的数字化资源作为保障。档案馆馆藏档案信息数字化的实现,不仅使馆藏档案信息资源最大限度为社会服务,资源共享,也为档案馆明天的生存与发展带来了希望和活力。

1、目前现状

传统的档案数据库中分类信息复杂,需靠手工查询纸张原件,响应速度慢。由于档案量巨大,当需要查询档案时,需花费几个小时,甚至一天的时间在档案室查找。耗时、耗力。由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文文件的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文文件如何管理、查阅、应用有待全面解决。进入21世纪,信息时代的信息数字化及由此提出数字信息的管理模式,已经深刻地影响着社会各方面。档案作为一种重要的资源必将越来越引起社会与公众的关注。作为各行各业都离不开的档案工作,用计算机管理各种信息,已是历史的必然。在各种信息资源中,档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性质而占有独特的地位。

2、实现档案数字化管理存在的主要问题

由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物,并且在目前我国生产力水平正处于不断提高中,科学技术正不断取得新的发展和进步的进程中,数字化档案管理在实现过程中所存在着的一些问题,形成了发展障碍。

(1)办公自动化系统与档案管理系统不兼容,形成各自为政局面,给电子文件归档造成困难。目前很多单位都采用了以计算机及网络技术为基础的办公自动化系统,这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件,而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同、用途不同,所以就会造成软件的开发环境不同,而不同软件环境下形成的数据难以转换,无法进行电子文件归档,因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。

(2)电子文件存在不安全因素,影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点,但同时也带来了一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的紧密依赖性、不能够直接进行读取、容易被更改、信息与载体相分离、数据易丢失、容易受到病毒侵害等。这些问题都给电子文档的安全保管和长期保存带来了很大的威胁。

(3)数字化档案的利用率不高,给本单位的现代化进程造成障碍。虽然办公自动化系统推行多时,但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓,人们仍延续传统观念和管理模式,对文档的借阅和检索都由人工来完成,计算机在整个过程中的应用仅限于文字录入、编辑和打印,不仅消耗了人力、物力,还使得电子文档没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。

3、实施档案数字化管理过程中必须注意把握好几个环节

(1)建设系统工程。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案,需要进行录入、保管,因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储,高速扫描仪集中扫描,光盘和磁带双备份的解决方案。同时,为了提高利用率,还应设置适当的档案查询系统,通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。

(2)制定数字化管理规章制度。根据数字档案特点,制定特定的、完整的、符合实际需要的管理规章制度。其中,尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。既包括硬件的安全管理,也包括软件的安全管理。硬件方面应严把信息存储载体质量关,提高电子文件载体的保存寿命,为电子文件的长期保存打好基础。软件方面,应采用多级权限和密码管理等各种安全控制方法,有效地保证系统的保密性,使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。

(3)构建信息技术支撑系统。1)系统应具有良好的平滑升级能力。通过光纤连接磁盘阵列,保证系统的高性能。通过增加扩展模块提高系统的存储容量。存储系统(包括磁盘阵列)应具有较高的可扩展性,可在线扩容,有很好的保护功能。2)系统应具有高可靠性。所采用的磁盘阵列产品在结构及硬件组成上应完全是冗余设计,不存在单点故障,确保整套系统的安全运行。所有硬件均可支持热插拔,保证系统应用的连续性。可通过增加应用软件来支持物理通路的冗余连接,以提高系统的安全性。3)系统应具有很好的性能。系统采用全光纤磁盘阵列产品。系统升级不必停机,可在线升级。系统具有良好的开放性,不同厂家产品之间能够互联。系统支持多种主机系统及集群系统。存储产品采用基于web browser的图形管理界面,维护简单。

总之,档案信息数字化是档案管理的尝试,有许多问题有待于我们去研究思考,在实现档案信息数字化的实践中,我们一定要把握好各环节工作,促进档案数字化进程和快速发展。

参考文献

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[2]范志伟.浅谈档案信息化管理过程中的安全保卫问题[J].职业技术,2009.7.

[3]高艳春.央企档案管理息化化新探[J].中国档案,2009.3.