信息时代医院档案保护体系的建立
时间：2022-09-04 05:15:10
信息时代的医院档案保护体系建设工作是指在医院范围内依据医院档案安全工作目标，在充分利用互联网或局域网等电子信息平台的基础上，对医院各类纸质或电子文件、图表、病例等信息进行电子方法处理后，形成档案电子借阅、电子查询和有效保护的组织管理系统，从而实现医院对档案的全面管理，具体来说有以下几点。
1.1 避免档案损毁丢失。利用计算机网络平台进行开展档案借阅查询工作是目前信息时代档案使用的最佳方式，依据这种方式开发档案保护系统，可以最大限度避免工作人员和档案使用人员直接地、经常性地接触原始档案，从而避免了原始档案长期翻看借阅而造成的损毁和丢失问题。而且，原始档案一经纳入档案保护系统，经编号入库后，没有特殊情况将不再查阅使用原件，进一步延长了原始档案的使用寿命。原始档案经过电子扫描制成信息化档案后，相当于对原始档案进行了备份，一旦原始档案丢失，也不至于使档案信息完全灭失，无据可查。
1.2 保证档案信息安全。医疗设备档案和专利医疗技术都有一定的保密性，这是档案保护系统的重点保护内容。而医疗病例档案中涉及的患者私人信息更是受我国《个人信息保护法》保护而不得侵害的，基于电子档案查询平台建立的医院档案保护系统可以有效避免秘密信息泄露问题。信息化的档案保护系统不仅可以规定不同级别人员对档案的使用权限，而且，还可以屏蔽掉档案使用人无需知晓的诸如患者姓名、家庭住址等个人隐私情况；当档案使用者登录查阅某一份医疗档案时就会留下相应的查阅浏览记录，医院档案管理部门据此也可以追查出相应的使用人，从而更好地保护档案信息安全。
2 档案保护体系建设的具体步骤。档案保护体系建设与档案电子信息平台的建立是同步进行的，在完善电子查阅平台使用功能的同时，就应当设计开发出相应的档案保护系统，从而确保医院档案电子查阅平台的安全使用。因此，信息时代档案保护系统也需要同步建立并且不断完善，信息时代档案保护系统建设工作包括以下几个方面。
2.1 开发档案保护平台。信息时代的档案使用和保护工作是以一定的操作平台为基础进行的档案数据交换查询工作，这就要求，医院根据档案信息使用目的、方法和特点，量身定做开发出既满足使用需求又确保档案安全的档案信息操作保护系统，从而把医院对档案科学使用和有效保护的各种要求完整地在操作平台中体现出来，开发档案保护体系平台需要有强的软硬件支持，并且，根据使用和维护需要对软硬件系统进行更新换代，为保护档案信息提供强大的技术支持。
2.2 培训档案管理人才。档案借阅查询平台的维护及档案的保护管理工作是一项十分专业的工作，这要求当前从事档案管理工作的人员必须具备操作档案信息管理平台的一般知识，有处理行政、医疗、设备等专业档案的基本经验，还要懂得相当的计算机专业知识和操作技能，这样，才能胜任医院档案保护系统的管理及维护工作。然而，目前医院的档案管理工作还很少配备相关的专业人才，或有档案管理专业知识的工作人员又不具备必要的医疗档案知识，因此，迫切需要对当前从事医院档案管理工作的人员进行培训工作。
2.3 建立健全档案数据库。要切实发挥档案电子借阅查询平台的信息检索交换作用，使信息时代的档案保护系统能起到档案保管安全、使用安全的作用，就要建立并不断完善医院档案数据库。只有信息完备的档案数据库才能使档案借阅平台满足相关人员查阅、检索档案的需求，才能避免档案使用人员对原始档案的过度使用，完善数据库的管理工作，才能避免不必要的档案信息泄露，切实保证电子档案的安全使用，发挥出档案保护系统的功能。
2.4 加快档案标准化建设。开展信息时代的医院档案保护系统建设工作，提高医院档案信息的利用率，保证医疗档案安全使用，就要适时统一开展规范的档案利用、检索标准化体系建设，特别是要引入国家关于医疗档案保护管理体系的有关标准，制定可行的档案管理工作规范。进一步加强医院档案信息化管理的执行意识，是保证档案保护体系建立工作顺利开展的首要途径，是确保档案顺利实现收集、管理、利用、完善流程的重要环节，因此，当前及今后一个时期，快速建立档案保护体系标准化建设是解决档案管理保护工作的有效途径。
3 医院档案保护体系建设的原则
医院档案保护体系建设工作需要与相关政府主管部门、软件开发部门积极配合，按照档案保护体系建设的一般规律来开展具体工作，在建设过程中要充分考虑到可能遇到的各种问题，并且，在建设过程中做好相应的准备工作，具体要遵循以下几个原则：
3.1 统筹规划分步实施的原则。医院档案保护体系建设是一个科学化、系统化、长期化的复杂工程，它不但要求医院在医疗专业和档案管理方面有丰富经验的综合性档案管理人才，还要求医院工作人员具备使用计算机开展网络办公和查阅信息的实践经验。医院在档案电子查阅平台建设和档案保护系统设计建设过程中，还要对硬件设施、软件更新、互联接口、信息交换等方面的工作进行科学合理的统筹安排，并按照医院各部门对档案查阅平台使用的需求分步实施信息保护系统的建设工作，逐步完善档案保护管理体系，因此，医院档案信息保护系统必须按照分步进行，逐步完善的原则进行。
3.2 安全保密、务求实效的原则。医院档案保护体系建设一方面要为使用者提供高效的信息检索方式，不耽误使用者的正常使用，另一方面，要确保医疗档案信息平台软硬件安全和数据信息的正常流动。切实做好电子文件归档与管理工作，解决电子文件保真、保密和保存等问题，就要求医疗电子文件和纸质原始文件一样得到安全保管和有效利用，就要求电子档案保护体系在收集、管理、利用档案的各个环节上遵守相关法律法规，切实发挥档案保护专业管理人员的能力，按照相关的档案保护及管理制度做好各项档案归档、管理及审查工作，从而高效利用电子文档信息，确保医疗档案安全。
4 医院档案保护体系建设中存在的问题
医院档案保护体系建设工作是医院档案管理的重点工作内容，但是，电子档案开发利用工作在全国来说都属于初创阶段，档案使用保护工作本身并不成熟，对于开发档案保护系统则有更多现实的问题需要面对。就医院档案管理来说，目前，主要存在以下两方面问题。
4.1 管理制度不完善。保证电子档案的安全，制定并形成医院电子档案管理制度，做到所有电子文档进行统一归档、统一保管，是信息化时代医院确保档案安全的有效手段。然而，现阶段，医院各部门和工作人员并未充分认识到电子医疗档案和行政档案管理工作的重要性。由于电子档案是无纸形式，对重要档案和信息往往随意丢弃，个别工作人员对待电子档案的重视程度甚至不如对待纸质档案，而且，对电子档案信息通过复制粘贴进行篡改的现象越来越严重，严重损害了电子档案的原始性和真实性，对档案保护工作造成了重大损害。
4.2 软硬件设施缺乏。目前，我国自主研发的档案信息管理软件非常多，有很多优秀的档案管理软件广泛应用于不同的行业。但是，考虑到医院档案的特殊性，能符合医疗专业领域档案管理和保护的软件还不成熟，软件所依赖的网络系统还不稳定，一旦软件升级，有些电子档案将无法读取，电子档案的数据存储及数据交换兼容性等还存在一定的问题。其次，用以存储电子文件的电脑磁盘、光盘等材料寿命较短，不易长久保存，致使医疗档案保护体系不能及时解决出现的各种问题，进而影响信息时代医院档案保护体系建设的进程。
5 结论
总之，加强信息时代医院档案保护系统的开发建设工作，充分认识医院档案保护系统开发建设的实际意义，把医院对电子档案的管理工作当成医院信息化建设的重点；充分利用计算机和网络技术实现档案的检索传阅功能，建立健全对电子档案的管理制度，不断提高电子档案管理人员的素质，依靠强大的电子档案管理平台，确保电子档案不流失、不损毁，是信息时代医院档案管理工作的发展方向和必然要求。
（作者单位：河南省漯河市中医院 来稿日期：2012-12-15）
