信息化推动出版企业内控制度建设

[摘 要] 管理信息化为企业内部控制的实施创造了良好的组织基础和管理基础，提升了出版企业内部控制能力，推动了出版企业内控制度建设，提高了出版企业内部控制效率。

[关键词] 信息化；出版企业；内控制度

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 23. 038

[中图分类号] F272 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2012）23- 0061- 02

内部控制是为了维护企业的资产完整，保证会计与其他信息准确及时和经济活动合法合规，避免各种经营风险，确保员工正确履行职责，贯彻经营决策和实现经营目标，促进经济效益的提高，而针对企业内部各个生产经营要素和各项活动，由企业统一构筑、全体或部分员工实施的组织结构、程序、标准、方法等形成的控制系统。从内部控制概念和信息化的管理理念来看，内部控制的目标基本涵盖了企业经营活动的全部内容，并与管理信息化过程相一致。管理信息化为企业内部控制的实施创造了良好的组织基础和管理基础，提升了企业内部控制效率。从内部牵制到管理控制，再到内部控制制度建设，无不反映了企业管理信息化发展对内部控制制度建设的影响。特别是财务业务实现集成化管理后，庞大的信息资源系统迫切需要内部控制管理，以防范各种经营风险。

1 信息化对内控制度建设提出了新的要求

管理信息化提高了企业的管理水平和管理效率，特别是财务业务实现了集成化管理，增加了对企业经营风险的管控难度。主要表现在：

（1）信息化优化了业务流程，对内控制度建设提出了新要求。财务业务信息系统的集成化管理，优化了出版企业业务流程，改变了出版企业原来部门职能条块分割的管理局面，实现了从采购到付款、从销售到收款等各个业务环节流程化作业，真正实现企业资源的共享和统一管理。所有的数据都来自于业务经营过程，内部控制对系统程序的依赖性增加，流程管理日显重要。这种业务流程的转变使出版企业内部控制环境及条件发生了巨大变化，对公司内部管理和财务监控提出了新的要求。

（2）要在充分考虑成本效益的原则下，实现关键环节的控制。信息系统的建设，减少了重复的不增值的环节，许多要凭经验判断的手工控制环节消失了，而系统的职业判断力和自纠功能相对较弱，从而导致信息差错的可能性增加，对出版企业的内部控制产生不利影响。这就需要出版企业在充分考虑成本效益的原则下，对业务流程中的关键环节进行有效的控制，以降低系统风险。

（3）要通过制度建设，明确各岗位的职责，建立严格的授权责任体系。根据出版企业的组织结构及员工的岗位责任，设置每位员工对系统的操作权限及信息的查询权限。对用户权限进行有效控制，确保业务信息的安全、准确、及时、可靠。通过对不同层次操作员工及管理人员的权限划分，保证出版企业的各项业务均是由被批准或被授权的员工执行。如业务数据是一次输人，多次、多方位利用，所以对业务数据的修改与删除就要制定出严格的控制制度，数据修改或删除的信息也必须及时。

2 信息化提升了出版企业内部控制能力

管理信息化是集企业组织业务流程、企业规范、信息技术、实施方案于一体的综合管理体系，为实现内控目标提供了更为先进的管理技术和手段。

（1）信息化改善了出版企业内部控制环境。控制环境是实施内部控制的基础，主要包括企业治理结构、内部机构设置与权责分配、企业文化、人力资源政策、内部审计机构设置、反舞弊机制等方面。信息化改善了出版企业内部环境：第一，管理信息化可以帮助出版企业科学设置内部组织机构。在信息系统运营过程中，首先解决组织结构中的信息传递问题，再解决业务流程的顺畅与规范问题，最后潜移默化地实现企业的组织结构合理化。第二，管理信息化可以帮助出版企业建立合理的权责分配体系。信息系统根据不相容岗位相互分离的原则，对企业管理中各个角色进行定义和设置，在授权审批、业务经办、业务记录、资产保管、稽核检查等各个环节实现职责分离和相互牵制。第三，集成化的管理信息系统，作为一套勾稽关系严密、各职能之间紧密集成、信息共享的系统，加大了舞弊的难度。

（2）信息化有助于出版企业管理层进行风险评估。风险评估是实施内部控制的重要环节。信息系统有各种分析手段，来分析日常经营中的各种风险。如，通过盈利能力分析、成本变动分析、资金分析等，可以分析企业财务状况、经营成果、现金流量，识别财务风险；通过库存分析、应收账款分析、偿债能力、预算执行对比分析等，对潜在经营风险和财务风险进行预测。信息系统通过对数据进行结构性分析、趋势性分析等得出参考值，供企业管理层决策参考。

（3）信息化有助于出版企业更好地实施控制措施。控制措施是为确保出版企业内部控制目标得以实现而采取的方法和手段，主要包括授权批准、实物控制、职责分离、预算控制、业绩评价、会计系统控制、信息系统控制等。信息系统有一套清晰的职责划分与授权体系，可以很好地做到授权批准控制和职责分离控制。除了预算控制和业绩评价等控制手段外，还可以根据控制目标和控制原则整合流程控制。流程控制通常同业务流程相吻合，主要由控制点组成。根据各控制点，确定相应的控制措施。特别是在业务处理过程中的关键控制点，对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的作用。

（4）信息化有助于出版企业加强信息的收集与沟通。信息与沟通是实施内部控制的重要条件。信息系统能对企业已收集到的内外部信息加以更高效的处理。对内部信息，企业可以合理地使用系统拟定相关制度，规范其执行。信息系统通过其授权体系使员工了解自己的职责，通过参与业务流程、完成单据与报告使员工了解自己的工作与他人工作之间的关系，有利于信息的有效流通和使用，提高工作效率。各种业务在一个统一平台上实现操作和协调，通过在系统内设置内部控制点，能够实现各项控制的程序化、规范化，使信息流在企业内部以及企业与外部之间得到有效的控制与传递，有效地减少了业务部门分割运行时出现的执行偏差现象，提高了内部控制的效率和效果。

（5）信息化加强了出版企业的监控力度。监督检查是实施内部控制的重要保证。信息系统可以为出版企业建立持续监控提供客观科学的标准。持续监控建立于单位内部的业务循环中，包括日常的管理监控活动。信息系统对业务运营过程中产生的数据，能够进行内外部核对，实时判断是否符合既定的逻辑关系，并随时把异常情况提交给监控部门。业务系统中的生产计划衔接销售部门与生产部门，物料需求计划衔接生产部门与采购仓储部门，资金计划衔接业务部门与财务部门，相互之间的监控以翔实的记录为依据，以科学制订的计划为准绳，可以保证持续有效监控，大大减少部门间监控脱节和某些控制点成为“盲区”的现象。同时管理信息化强化了内部审计职能，内部审计利用信息系统强大的信息数据整合处理功能，对企业业务运营进行风险评估，对财务系统工作质量进行独立公正的监督评价，促进企业提高运作效率和提升组织价值。

3 信息化推动了出版企业内控制度的建设

为切实保证管理信息系统顺利运行，出版企业需制定各种规章制度，以满足内部控制的要求。只有从操作规范、岗位职责、问题管理、系统变更、运行考核等方面不断细化管理制度，做到制度层层传递，逐级管理，全员遵守，才能实现信息系统运行的上下一致。通过应用信息技术，充实和更新企业传统内部控制的内容和手段，有效地提高企业风险管理水平。

3.1 财务管理制度

①岗位职责：岗位责任制度、内部牵制和稽核制度、财务收支审批制度。②会计核算制度：会计政策与会计估计、会计核算管理办法、会计报表编制说明。③财产管理制度：支票管理制度、资金管理制度、应收款项管理制度、存货管理制度、长期投资管理制度、固定资产管理制度、担保管理制度、财产清查制度、会计档案管理办法。④报告制度：财务分析制度、统计分析制度、内部审计制度。

3.2 业务管理制度

①岗位职责：岗位责任制度、业务凭据流转规程。②选题编务管理：选题申报认证制度、图书编校质量审读制度、稿费支付制度、样书管理制度。③出版管理：成本控制制度、图书印制管理制度、图书分类管理制度、书号管理制度、图书再版和修订管理制度。④发行管理：图书定价制度、图书提印制度、信用政策、退回图书管理制度。⑤质量管理：印刷质量管理制度、出版损失追究制度。⑥信息管理：信息系统管理制度。⑦行政管理：合同管理制度、出差管理制度、车辆管理制度、考勤制度、薪酬福利制度、人事管理制度、假日管理制度、会议管理制度、文件档案管理制度。

3.3 预算管理与绩效考核

①全面预算管理制度。②绩效考核：岗位薪酬制度、绩效考核制度。

3.4 决策管理制度

主要包括：组织结构职责分工制度、企业经营战略和目标决策制度、重大经济事项决策制度、定期会议制度。

主要参考文献

[1]王海林，续慧泓.财务管理信息化[M].北京：电子工业出版社，2009.

[2]樊海云.信息化规划与实践：信息化价值创造从无序到有序[M].北京：清华大学出版社，2008.

[3]杨雄胜.高级财务管理[M].大连：东北财经大学出版社，2004.