浅谈预付帐款的正确应用与管理

中图分类号：F276 文献标识：A文章编号：1009-4202(2013)07-000-02

摘要在企业日常经营管理过程中，预付账款的管理会对其资产的安全性、完整性产生直接影响，可以说预付账款的管理涉及到企业运营的各个环节，因此保证其应用的正确性与管理的有效性有着重要的现实意义。本文就针对该问题展开讨论。

关键词预付账款应用管理

一、预付账款与其它类型应收款项的区别与联系

企业的应收款项包括各类应收及暂付款项，比如应收票据、应收账款、预付账款、应收股利以及长期应收款等等。在具体的会计处理时要根据业务的实际情况做出准确判断：比如企业根据合同规定预付的购货款、租金、工程款等，就要计入“预付账款”的科目中；而应收客户的产品货款、材料货款则记入“应收账款”的科目中；如果应收款项超过一个会计年度，则记入“长期应收款”的科目中，其它一些诸如竞标押金、员工差旅费等则计入“其它应收款”科目中。如果有确凿证据表明企业的预付账款已不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的，应将原计入预付账款的金额转入应收账款，并按应收账款计提坏账准备的要求计提相应的坏账准备。

二、预付账款科目错用的形式与原因

（一）购置设备或修建厂房的预付款误记入预付账款

很多会计人员存在一种错误认识，认为凡是预付的各种款项均可列入“预付账款”的科目下，比如企业采购设备、修建厂房的预付款项等，或者无法准确识别要将这些项目列入“预付账款”或“工程物资”科目中，这种认识正是由于未正确理解预付账款的性质而导致的。在相关会计制度中对预付账款科目做出明确规定，即预付账款属于流动资产类科目，其主要作用是核算企业购入存货时形成的预付款。由此可知，采购设备、修建厂房等项目属于固定资产类核算的项目，所以核算时要列入“工程物资” 、“在建工程”等科目，而不得列入“预付账款”科目。

（二）借支的预付材料款记入“其它应收款”科目

很多企业在采购材料时，通常会由采购人员借支后预先付款，财务部门无法在当期收到材料发票和企业的供货收据，只有采购人员的借条。此时在实际的会计核算中，会计人员就会将该项预付材料款计入“其它应收款”科目下进行核算。通常其它应收款项核算的对象为与主营无关的业务，预付账款的核算对象与主营业务相关，因此采购人员预先借支的材料款项要记入预付账款中。

（三）资产负债表中关于预付账款项目的填列存在失误

会计期末，财务管理人员在编制资产负债表过程中，可能存在把应付账款与预付账款合并计算的失误，比如在资产负债表的“预付账款”项目中直接填列“预付账款”总分类账户的期末余额，这种计算方法就可能存在偏差，这是由于在资产负债表中各个明细分类账户余额的和为总分类账户。出现这种失误是由于相关会计人员未将预付账款总分类账中包含应付账款的明细数额考虑在内。其实预付账款与应付账款是互相对应的关系，并且只有在期末编制资产负债表时，预付账款项目的年末数，会等于应付账款的某笔明细账户借方余额与预付账款的借方余额之和，而账薄的相关记录则不作变动。

（四）预付账款长期挂账对损益及税收产生影响

如果企业根据采购合同向供应商预付了货物款项，但是供应商无法开具发票，或者供应商可能破产、两年以上无法开具发票等等，会计人员就不会针对对应的经济业务进行账务处理，导致该笔预付账款长期挂账，会对当期损益及税收产生直接影响。针对这种情况，如果预付账款估计无法收回，则通过规定的程序审批后将该笔预付账款计入“营业外支出”，同时冲减预付款项。

三、提高预付账款管理有效性的措施

（一）建立预付账款审批控制制度

企业要结合实际的经营计划与生产计划制定出科学的采购计划及资金应用计划，根据相应的管理权限制定审批级次与标准，对应的人员要参照资金预算计划、审批规定等做好预付账款审批核查工作。具体而言，预付账款审批控制制度要做好以下两个方面的工作：一方面，要进一步完善供应商信用等级评价系统，采购员要对供应商的资信状况及财务经营状况进行科学的调查、评估，然后对其基本信用条件进行初步评价；参照公司对应付账款周转速度的要求，结合供应商的基本信用情况做出信用风险程度的评估，再与财务部门一起协商采用预付账款方式的必要性，并制定出预付账款的具体金额及期限。另一方面，要建立严格的预付账款审批流程，以某个小型企业为例，其10000元以下的预付账款审批流程为：采购员申请，经采购部门主管签字核准，再交由财务部门主管签字确认，然后再由分管采购业务的最高层主管予以审核。

（二）明确预付账款管理的相关责任者

要进一步明确预付账款管理各个环节的责任人，同样需要做好两个方面的工作：一方面，要制定完善的管理制度，明确预付账款相关责任人的责任。根据供货合同中的相关协议，委派专人进行结算及催收，根据预付账款的期限进行定额回收，将坏账率降至最低；供应部门经办人员要根据采购合同中约定的时间安排交货并验货入库，在七日内完成报销。如果超出约定报销时间，则可以按照预付金额的一定比例收取经办人员一定的资金占用费。另一方面，要明确每一笔预付账款的管理责任人，支付预付款前要填写详细的申请单，单据上要能看出具体的责任人与相关主管责任人，并将款项用途、交货时间等显示出来。比如针对超过期限的预付账款，要由财务部门知会对应的业务部门进行清理，定下两个月期限，如果超期清理未完成，则要对相关责任人处以相应的罚款，比如可以按同期的银行贷款利率计算利息进行处罚；如果财务部门未尽到责任向对应部门发出超期预付账款处理通知，最终形成三个月以上的超期预付账款，则要处罚财务部门的相关责任人；如形成坏账损失，处罚要加倍。

（三）建立完善的核对制度

由于预付账款明细相对较比复杂，很难将问题直观的筛选出来，因此可以采用账龄分析法，将企业预付款项中的异常情况直接对比出来，及时发现问题，促进账款的抵销，减少坏账率所以要坚持不懈的做好账龄分析工作，尤其是账龄大于一年的款项，要作为分析重点。企业要与供应商建立往来核对制度，每月上旬将超出期限的预付账款明细表列出，表中必须包含账款的发生时间、往来单位的名称、经办人及相关部门等，对应的业务部门再对预付账款明细表进行核对与催收。如果货款已付、货物已经验收入库但是未收到预付账款的相关凭证，则要督促采购人员及时向供应商索要相关票据与凭证。

（四）建立预付账款台账管理制度

企业财务管理部门要与供应商加强沟通与协商，要求其建立起相应的预付账款台账，台账要能够将企业预付账款的实时情况详细的反映出来，包括预付账款的增减、变动、余额、供应商的经营状况、预付账款的清理状况、预付账款清收相关负责人等等，保证信息的准确性、及时性及详尽性。各类预付账款均要根据采购合同中约定的内容，根据单位类别设置明细账，做好详细的记录，并与对应的采购合同、签证单据、预付账款台账等一起保管，建立起完整的预付账款台账体系。

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