论企业档案信息化建设的机遇与挑战

(中南建筑设计院,湖北 武汉 430071)

摘要:随着改革开放的不断深入和信息技术的飞速发展,档案工作进入了信息时代。但是企业档案馆在信息化建设过程中,存在信息资源开发不足,信息交流与共享程度低的问题,对信息化重要性的认识有待普及和深化,信息服务水平和质量有待进一步提高。从基础设施建设、标准规范设计等几个方面分析了企业档案信息化建设的机遇与挑战。

关键词:企业档案;信息化建设;机遇;挑战

中图分类号:TP39文献标识码:A文章编号:16723198(2009)15026001

1引言

企业档案,不仅是国家档案的重要来源,也是在企业日常事务中必不可少的凭证和参考。近年来,企业档案管理已经全面进入信息化时代。它将实现企业档案管理各环节的自动化,管理方式的网络化,决策的智能化和档案信息利用的电子化。

2企业档案信息化现状

2.1档案信息化基础设施建设

传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代,档案管理现代化建设取得显著成绩,信息化程度逐步提高,各地各部门档案管理工作正在发生深刻变化,档案信息资源正处于大力开发利用之中。截至2004年,全国档案部门拥有微机26000多台,网络服务器1500多个。

2.2档案信息资源建设

目前档案信息资源的数量和质量都有了很大改观,各级档案馆藏超过了2.1亿卷,档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。同时档案信息资源开发理念的缺失与档案信息需求主体的改变导致社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化。

2.3档案管理应用系统建设

曾有学者在2005年对湖南省档案信息化建设的现状进行了一番调查,发现档案管理应用系统在全省各级档案馆的普及率比较高,而且应用较早。在档案网站建设上,截止目前我国还没有建立起全国统一的档案门户网站,也没有构建起大规模的国家档案数据库,还无法实现对外一体化的档案信息服务。

2.4档案信息化标准规范建设

截至2007年,我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个,涉及档案信息化内容的有7个,其中国家标准2个,行业标准5个,而真正具有现代信息化意义的则只有5个,占所有标准的11%。这与“十五”《纲要》中的规划相差甚远。同时这些标准大多陈旧过时,并且标准之间相关内容不一致,标准制定工作落后,宣传力度不够等情况制约了档案信息化标准的建设。

2.5档案信息化人才队伍建设

根据信息产业部披露的信息,2003年度我国的信息化指数为38.46,而国内的信息化人才资源指数仅为13.43。从这两个数据中可看出我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的。据此有关学者进行了研究分析,张照余指出产生这一不平衡的因素主要有:(1)档案从业者的信息化素养总体偏低;(2)技术型人才严重缺乏;(3)“中间性”人才(所谓中间性人才是指既懂管理又懂技术的人才)缺失;(4)人才引入、激励政策有待完善。

3企业档案信息化建设的不足

信息技术的进步和网络经济的兴起为我国企业档案馆利用后发优势实现跨越式发展提供了机遇,同时,信息技术在企业档案中的应用已得到广泛认可。但是企业档案馆在信息化建设过程中,存在信息资源开发不足,信息交流与共享程度低的问题,对信息化重要性的认识有待普及和深化,信息服务水平和质量有待进一步提高。

3.1自身技术和信息化基础设施落后

几乎所有档案馆都拥有台式机、打印机等基础IT终端与外设产品,但网络设备的拥有率很低,数据库软件、MIS、GIS等应用软件的拥有率更低。相当多的档案馆的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上。不论信息化基础设施建设、应用水平,还是互联网的认知度、参与度等等都远远低于其它行业。

3.2档案馆仍未走出封闭状态

大多数档案馆的工作方式基本上是接收移交的档案,编目立卷、存储入库、查阅调卷几步曲,档案馆类似于资料仓库“,活”信息被束之高阁,变成了“死”档案。

3.3档案介质仍囿于传统形式

目前档案馆绝大多数仍为纸质档案,光盘技术和机读方式虽已运用,但十分有限,数据库的建设与当今信息传输技术的要求相去甚远。电子文件接收归档管理仍未提上日程。

3.4资源共享观念淡薄

档案馆藏一直是衡量档案馆规模和地位的重要指标,于是追求自我实体拥有成为档案馆工作的重中之重。但如何将自我主体拥有的馆藏置于整个社会信息体系中,实现信息资源的共享,至今仍然未被重视。

3.5档案资源的深度开发远不能满足社会需要

各档案馆在地下管线档案信息化、工程地质档案信息化、城市管网、路网、市政、公用设施等档案信息化系统的建设的重要性未被档案馆管理决策层充分认识到。

4对档案信息化的思考

4.1提高认识,统筹规划

首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义,它是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下,档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代,只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时,档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此,我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。

其次,作好统筹规划。将大量的档案信息化,是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查,包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划,包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程,硬件的购置不可能一步到位,也不需要一步到位,应从实际和长远打算,保证扫描仪等硬件设施的配套,使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点,分步进行”的原则,对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化,早日满足大多数利用者的需求。

4.2档案数字化必须有所选择

针对馆藏“浩瀚”的档案资源,不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中,采用的原则是“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化,力争做到数字化的档案信息应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

4.3做好数字化时扫描参数的优化设置

扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响,其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰,其相应的扫描时间和存储空间就要增加;分辨率参数选得低,扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑,包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。

4.4做好档案数字化的全程控制

在档案数字化过程中,要注重全面的质量检查,加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容:

(1)数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确,对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。

(2)数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌,字迹清楚不失真,幅面摆放正确,亮度适当,既没丢失信息,又无增加信息,无错扫、漏扫,对文件图像质量有问题的应重新扫描;采集录入数据要丰富、准确。

(3)数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接,形成一一对应。

参考文献

[1]海,孟祥喜.1997―2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯,2008,(5):4-7.

[2]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨[J].档案学通讯,2004,(5).