新形势下企业机要文书及保密策略探讨

摘要 机要文书既要认真执行有关机要文书自身的工作特点和规章制度，又要严格按照保密规章制度进行发展管理。面对新的形势和任务，笔者根据所从事的机要文书工作实践，从机要文书保密的意义、保密策略、等方面入手，提出机要文书工作中的几个重要管理环节，并进行了探索和研究。本文理论实践相结合，对机要文书工作水平提升有一定的促进作用。

关键词 机要文书 保密 策略

中图分类号：G647 文献标识码：A

一、机要文书保密的重要意义

机要文书是国家秘密的一种存在形式。因为它数量大，内容多，所以涉及秘密的范围也广。获取一个国家的机要文书，便可掌握对方一个方面或几个方面的秘密信息。这种信息当然要比那些道听途说的东西更丰富、准确、可靠，因而更带权威性。机要文书保密，包括机要文书、资料、图表等的保密和密码电报传真的保密。这是秘书部门保密工作的重要内容。在现实生活中有些人未认识到机要文书保密的重要性。

（一）推动企业发展的重要资源。

推动企业向前发展有许多因素，而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累，它是企业管理工作的基础和条件，也成为企业向前发展和再提高的重要资源。企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中。企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据，而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中。

（二）企业实现商业管理的重要途径。

由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体，除人事档案之外，还记载了企业经营及密级文件的全部。既有企业管理资料，又有生产经营活动的技术资料；既有一般性文书档案资料，又有重要商业秘密的信息资料。这些资料在企业发展和成长的过程中，会起着重要作用，甚至起着决定性作用。

（三）提升企业信用的核心力量。

随着诚信越来越被社会重视，文书档案的信用度也越来越被企业重视。企业信誉是企业的无形资产，是企业最基础的资源。特别是市场经济活跃的今天，企业信誉和企业成败密切关联，在未来的市场竞争中，文书档案将会成为企业信用的中流砥柱，成为推动企业经济发展的核心力量。

二、新形势下的机要文书的保密策略

（一）建立并执行严格的工作标准和管理制度，促进机要文书工作扎实有序开展。

机要文书管理工作主要是负责上级机关和兄弟单位来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的收集、整理、存查利用和保密工作，并负责办理各种机要文件、函件及机要参考资料的收发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作。工作程序性非常强。各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度，是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则，为机要岗位人员做好机要文书工作提出了指导和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，应就机要文书管理制定详细的、操作性强的工作标准和工作规范，供机要秘书认真学习和实践，以便严格按照标准化管理的要求，结合机要秘书的工作实际，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，使各项目标任务进一步细化、量化、实化，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。

（二）加强机要岗位人员的理论和业务学习， 不断提高政治素质、业务能力和保密工作意识。

文件管理是一项专业性很强的活动，作为其实施主体——文件管理人员立该具备三方面的素质：职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质，这三种素质是相互补充的。

1、职业道德素质。

文件管理人员的职业道德，是指文件管理人员在履行自己的职责时应当自觉遵守的若干道德准则。首先，文件管理人员应当热爱自己的工作，保持高度的工作积极性。虽然档案工作不是一项使人声名显赫的职业，但它的意义极为深远。文件管理作为档案工作的源头，其意艾也相当重大。文件管理人员对此应有清醒的认识。如果他们懂得文件以及由其转化而成的档案，都是“社会的记忆”，是人类宝贵的历史财富.懂得通过其辛勤的劳动将会促进科学文化的进步和社会的发展，那么他们就会热爱本职工作，产生高度的工作热忱，把工作做好。其次，文件管理人员应当妥善保管文件，维护其形式和内容的真实性和原始性，尊重历史。文件是人类活动的历史记录，其原始性和真实性是其生命力所在。文件管理人员维护文件形式的原貌和维护文件内容记录的历史事实必须妥善保管文件，延长其使用寿命，绝不允许任意篡改和歪曲文件的内容和外形特征，也绝不允许凭个人好恶决定文件的取舍。尊重历史、尊重事实应当成为文件管理人员的职业准则。

2、专业素质。

文件管理的专业性较强，这要求文件管理人员应具备一定的专业知识和工作技巧。文件管理人员的专业素质包括履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历等等。其中能力指的是文件管理人员的决策能力、口头表达能力、文字表达能力、工作能力、组织能力和研究能力；智力指的是专业知识、基础知识、相关学科知识、语言学知识；成绩主要指业绩，包括工作效率、工作质量等；学历是指文件管理人员受教育的程度，反映其获得系统专业基础知识、业务知识和相应技能的经历；资历是指文件管理人员的实践经验水平和成熟程度。

文件管理人员专业素质的培养，主要是通过专业培训的途径。培训的形式较多，如高校开设的文件管理课程或专业，文件管理的短期培训班，等等。文件管理人员学习的课程包括六大部分：一是综合基础课，它主要是为学生提供专业方面所必需的信息和技能，包括信息科学的原则和主要概念，信息转移领域（公布、出版、载体处理、资源共享等）的活动等等。二是专业基础课，包括文件管理。档案管理，行政管理吏等等。三是与相关专业共有的课程，包括复制技术、信息存贮、检索和传播、目录和信息源、用户研究、展览、立法、安全、建筑设计和环境控制、系统设计和自动化等等。四是与其他专业共有的课程，包括管理科学，统计方法学，语言学，研究方法学和环境学，等等。五是实习和专题研究。六是选修课程，包括教育学，保护学，特殊载体文件及其管理，口述凭证等等。

3、科学文化知识素质。

要进行全面、系统的文化、理论和科学技术知识教育，即他们的知识面应广泛一些。国外文件管理人员的培训课程既包括相关专业课程，也包括其他课程和一些选修课程，这对拓宽文件管理人员的知识领域无疑是大有帮助的。近些年来，随着现代科学技术在文件管理领域的普遍运用，要求文件管理人员不仅应当掌握管理传统文件的知识，而且要具备应用现代科技手段管理文件的知识和技能。

总而言之，文件管理活动是一项范围广泛的管理活动，文件管理人员必须具有良好的职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质。才能进行有效的文件管理。一个理想的文件管理人员，应当使这三种素质能够完美统一，国外目前多是通过各种专业人员的配备来实现三种素质的统一。

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。要求档案工作的人员既要有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。因此，在实际工作中，应坚持把学习贯穿于工作的始终，积极参加各类业务培训和保密教育，深入学习《档案法》、《保密法》等法律法规，熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案的管理办法，运用新理论、新技术、新办法来指导和改进档案工作，特别是要进一步加强机要文书的保密工作，严格执行国家重要文件保密制度，做到不丢失、不遗漏一份文件，守密而不泄密，实现档案管理工作的“零失误”目标。同时，坚持把服务质量作为衡量工作优劣的唯一标准，不断强化服务意识，自觉履行所承担的各项义务，积极为领导和科研技术人员提供及时有效的服务，使档案工作能够与行政、科研协调工作发展。

三、强化职责意识，增强保密意识

文书记载着大量的政治、经济等方面的资料，是最原始、最真实、最有价值的资料。同志指出：“档案工作是各项事业发展的一项重要基础性工作，这个基础不牢固要负历史责任”。做好文书工作非常重要，而正确的工作态度和高度的工作责任心，是做好机要文书工作的前提。作为一名文书工作者，要时刻牢记自己的工作职责，明确自己所肩负的使命，大力发扬埋头苦干、默默奉献的精神，始终把强烈的责任心放在工作的首要位置，对所承担的工作任务，做到思想重视、目标明确、工作到位，对具有保存价值的各种文件、资料，及时搞好收集、归档，确保归档文件的整理质量，以一流的工作态度、一流的工作作风、一流的工作业绩做好机要文书工作。新的形势和任务使机要文书工作成为保密工作的重中之重，关系着国家的利益和单位的发展。如何适应新形势的要求，进行机要文书管理研究，根据本单位的实际情况和管理制度，认真落实“零差错” 的具体办法，是每一个机要人员需要思考的问题。

做好机要文书保密工作，必须正确理解和处理机要文书的利用和保密的关系。利用与保密这两者之间的关系，是辩证统一的关系， 都是为了更好地发挥机要文书在社会主义事业中的作用。保密的目的也是为了更好地利用， 在实际工作中，如果对什么机要文书要保密，什么机要文书不保密，保密范围的宽窄和期限的长短等问题处理不当， 就会导致利用与保密之间矛盾的发生。保密过严， 往往会限制其作用的发挥。有密不保，又极容易危害党和国家的利益，更不用说企业的自身利益了。因此，为了正确处理好机要文书保密和利用两者之间的关系， 就必须在维护党和国家利益及企业自身利益的前提下，根据党的方针政策、根据国内外形势，把两者有机地结合起来，加以综合分析。凡是提供利用，有利于促进安定团结、国家建设和企业发展的机要文书信息，就应积极大胆地提供利用；凡是在一定范围内限制利用，才有利于党和国家利益，则应严格合理地坚持保密。

做好机要文书保密工作，必须深入学习贯彻《保密法》，不断增强机要文书管理人员的保密意识。机要文书工作是一项政治性、机要性很强的工作，机要文书人员每天担负着各类机密文件的收集、整理、保管和提供利用的任务，因此他们的保密意识的强弱、政治素质的高低，对机要文书保密工作起着重要的作用。在现实生活中，有意出卖情报的人毕竟是少数，但无意中泄露机密的情况却比较多。由于经常接触机密，就会在某些场合无意中泄露出去，轻则影响安定团结，重则损害国家利益。所以，机要文书部门必须加强对全体工作人员的保密教育，深入学习贯彻《保密法》，提高机要文书人员的政治素质，使他们都具有良好的保密意识，更好地把保密工作同机要文书工作结合起来，将保密意识落实到具体业务工作中去， 做好机要文书的保密工作。做好机要文书保密工作， 必须保证保密工作贯穿于机要文书工作的每个程序之中。以东北石油管道公司办公室为例，随着机要文书事业的发展，公司机要文书工作也不断得到巩固和加强， 机要文书工作每个程序都日趋规范。机要文书工作改变了过去业务部门不立卷、不归档的做法。各部门兼职机要文书人员负责收集本部门一年来产生的不同载体的文件材料，在机要文书部门指导下， 严格按要求进行立卷、归档。在这一系列工作过程中， 我们严格执行保密制度， 积极向兼职人员宣传《保密法》， 并规定当天没有组成卷的文件，下班后一定要放到档案柜中保管；各部门组成卷后与档案部门当即办理移交手续，以示对文件安全保密负责。科技人员深入生产、施工现场， 参加设备开箱、工程竣工、科研成果鉴定等验收活动和会议， 也都严格把关， 保证图纸和文件资料的齐全完整，使档案资料不遗失。

（作者单位：胜利油田）

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