新形势下的档案创新

摘要:档案工作关系到国家信息的管理,档案工作者的最重大的使命就是保存好信息以及开发和利用信息,档案是保存记录一个国家信息的重要文件,档案管理工作对我国的社会发展和稳定至关重要,因此,随着时代的进步,档案管理工作应该不断的创新和改革,适应社会的发展和进步.

关键词:档案 管理 创新 发展

前言:随着社会发展的网络化,信息化的加快,我国的档案管理工作从传统的人工记录转为网络管理,计算机网络为用户提供服务更加方便,同时加强了各项事务管理,这是档案管理现代化的必然进程.本文将从以下两个方面来探讨档案管理工作的创新.

1.服务手段的创新和改革

网上开展档案活动

随着网络的发展,档案管理部门建立了自己的网页,数据的更新和建立更加更及时地传达给需要的人群,用户也可以更加方便的查阅想要的信息,实现了档案信息的网络化,自动化。档案管理网络查询已经成为社会中最为重要的管理方式,档案管理工作这不仅要求自身的专业技能,还需要更加专业的计算机技能，现在国内的档案管理部门已经将网络服务作为最主要的服务方式，新时代下的档案管理人员也要对网站内容准确了解，并随时更新，尤其是资料的保存和数据库的建设，信息的管理和利用全部在网站上实现，档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。也就是说实现网上的档案管理，方便用户的使用及查询。

建立数据管理中心

档案数据管理现在在全国已经普遍实施，档案馆必须与相关部门加强联系，密切配合，建立完整的数据查询管理中心，这个中心对资料的保存至关重要，不论是信息的查询还是保密性信息的保管都将由这个数据库完成保存，实现服务的最优化和速度化，实现其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

文件自动更新

这主要是针对电子文件的自动上传。传统的档案收集工作全部依赖人力，现在实现了档案管理依靠计算机去完成，但是上传和下载仍需要人力去完成，很多信息收集后无法及时的更新到网站上供用户去查询，因此实现电子文件自动上传成为相关部门努力地目标，也是信息保存的必须过程。这个方法相较于传统的方式更加简洁，更加方便也更加有效，是档案管理工作的发展目标。

网站在线服务是追求的目标

传统的档案管理工作，用户的查找使用都不是很方便，都需要区档案馆查询，电子计算机的出现弥补了这一不足，用户可以在线查找、使用、阅读。档案管理工作的信息化改变了传统的工作、学习和生活的环境，被动的、手工式的档案方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案管理部门也应该吸收现在网站上的服务优势，提供在线服务，电子信箱服务等，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，提供查询和资信服务。

提供在线阅读

现在的资料性网站均提供在线阅读或下载服务，方便利用者使用，档案工作也应该跟随国际化的进程，提供利用者阅读性的服务，但是针对工作的特殊性，可以不提供下载服务。如此一来，利用者可以不必出门去档案馆查询所需要的资料，尤其是我国加入WTO后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为了满足受众的要求以及适应新形势发展要求，档案管理工作是联系党和国家密切联系的通道，因此，档案管理部门要提供现行文件的接收以及在线阅读服务。

2.服务领域的拓展和开发

2.1 信息服务的多功能化

原本的档案管理工作的范围只针对企事业单位为主的国有单位，信息化后，档案管理工作的服务应该针对全社会，为整个社会的受众服务，这是档案管理工作者的目标。在信息化社会中，人们对对各类信息的需求日益迫切。如何满足群众是党和国家所需要考虑的，也是档案管理工作者所要考虑的。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。档案信息的全面化、多功能化是发展的必然要求，新时代的档案管理工作必须提供档案、文件、图书、情报检索资料。

2.2 做服务型的产业

传统的档案管理工作是单纯的社会信息的管理员，但随着时代的发展，他们的身份地位也发生了质的改变，他们在信息开发后成为信息的拥有者和使用者以及提供者，档案管理部门也成为信息的了流通地。现代化的档案管理部门应该建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案管理部门以及档案工作者应当树立服务意识和产业意识，现代是经济的社会，档案管理要提供对社会有用的信息，对社会发展有意义的服务，这是每一个档案管理工作者的职责。

2.3 实现信息资源共享

随着信息时代的到来以及科技的迅速发展，社会上的信息总量在不断的增加，面对如此浩瀚的文字资料，任何一个部门都无法完整的将信息收集，整理、加工、保存和利用。因此，必须打破传统的信息管理部门的各自为政的现状，建立一个完整的社会信息系统，实现统一的管理，也就是档案管理部门加强横向合作，建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

建立联合目录是用统一的著录格式和编排，联合报道两个或两个以上档案馆、图书馆（室）馆藏的档案目录。通过建立联合目录，形成网络，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。

2.4注重信息的反馈

任何一个部门的存在都需要社会的支持，因此档案信息电子化的改革必须注意社会的反馈，而且档案信息化后要注意信息反馈方法的改革，通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

结束语：信息化脚步的加快，国际进程的加速，都将促进档案信息管理的创新和改革，这将是社会发展的必然要求，也是社会进步的必然进程，因此只有档案管理部门以及档案管理管理工作者共同努力才能实现这一目标，促进社会的发展。