信息化在企业预算管理中的应用研究

【摘要】会计预算管理是企业生存和发展的基本出发点,随着信息技术的不断发展,企业预算管理也发生着深刻的变革。企业为适应新的经营环境并增强自身的核心竞争力,必须重视财务预算管理的信息化水平。本文主要分析了预算管理信息化的必要性和意义,并且针对当前企业在预算管理方面的不足提出自己的信息化预算管理构想,以期望对信息化在企业预算管理中的应用研究有一定的借鉴意义。

【关键词】信息化 预算管理 应用研究

在当今信息化迅猛发展的时代,企业的经营管理模式和外部环境也发生着深刻的变化,预算管理信息化在企业信息化管理中处于核心的地位,因此,建立和完善预算信息化管理体系对企业加强内部资源的整合、提升整体竞争力都有重要的意义。

一、预算管理信息化的必要性与意义

预算管理的本质含义就是采用事先规划的原则首先明确企业的发展方向,并且在预算实施的过程中通过合理有效的控制来达到优化企业资源配置、保障企业发展的目的。在预算管理中,财务预算系统能否为企业管理者提供各种必要的信息资源以便于决策的制定和实施是预算管理水平的重要衡量指标。

目前,有许多企业在财务预算管理工作中实现了会计电算化,但是仅仅是用会计核算的方式来代替原本靠手工的工作,这样表面信息化的结果便是有许多的数据与数据之间彼此孤立,企业的预算工作不能充分实现资源数据的共享,因而这样的信息化在财务预算管理中仅仅是比较低级的阶段。面对企业经营的多元化和纵深发展,企业对于财务预算的要求也会愈来愈高,于是如何建立科学高效的财务预算以此来规划和指导企业未来的发展是对预算管理工作提出的新要求。

财务预算管理工作面临大量的和财务相关或非相关的信息,在预算管理的编制过程中,财务人员要对所获取的信息进行筛选甄别并进行合理有效地分解,从而建立企业战略发展的财务预算指标。如果在这个过程中没有会计信息化系统的建立,那么企业的长远发展规划与企业财务指标就会缺少有效的整合平台和桥梁联系,这样的结果便是虽然预算编制工作表面上做得很规范,但是当企业的战略发展规划具体化以后,各个财务预算指标很难科学准确地予以对应。而当建立了信息化的财务预算管理系统后,与企业经营有关的财务或非财务的信息资源都会统一的整合到信息化的平台,达到短期规划与长期规划、宏观目标和具体计划措施的实时、有效对接。于是,在企业的发展规划和预算指标之间便建立了可操作的信息平台,真正实现了理论计划与实践执行的统一。

因此,加强信息化在预算管理中的应用对于实现企业目标管理的总体要求有着重要的意义。一方面,通过信息化建设可以使企业对未来的发展做整体有效的规划,同时提高企业危机管理的能力,优化企业的经营管理水平;另一方面,通过在预算实施过程中的信息化指导可以使企业对经营过程做到及时控制,准确纠正存在的偏差,高效地保障了财务预算指标在实践中的落实。

二、企业预算管理中的现状与不足

由于传统的财务会计和管理会计之间的具体界限比较模糊,人们往往对管理会计的研究和重视不足,而预算管理正是管理会计中的核心部分。上世纪五十年代管理会计的诞生标志着管理会计和财务会计真正的分割,越来越多的人开始重视预算管理的重要性,逐渐形成了许多技术水平相对较低的预算管理方法。但是真正的具备信息化水平的财务预算管理体系并没有建立,而已经存在的会计电算化系统缺乏模式和信息技术上的更新,很难满足现代企业对财务预算管理的要求。当前企业预算管理中的不足主要有以下几点。

1、信息处理流程比较封闭

许多企业建立的传统的会计预算信息系统只是为了达到提高劳动生产率的目的,在这样的预算管理系统中只是简单的将手工的会计预算模式和流程在计算机中进行仿真,将传统的账簿改为比较现代的计算机显示器。在这样的预算模式下,企业的财务系统自然而然地会形成一个相对自我封闭的环境。传统的手工账面的信息收集仍是企业财务预算体系中的主要信息获取方式,财务人员对于非相关部门的关注较少,在信息收集方面缺乏一定的宏观规划,企业的财务会计体系并没有与企业的整个经营部门建立有效的对应联系,这样的结果常常是查询其他相关部门的财务信息是一件比较费时费力的事情,本来应作为企业管理核心的财务预算却成为企业信息的孤岛,严重影响到企业财务部门的价值的体现。

2、预算管理中出现松弛现象,影响预算的有效性

企业的预算管理工作需要得到各级管理人员的支持与合作,但最终的决策者是企业的高层人员,于是高层管理者对待预算的态度往往决定着财务预算的编制和实际执行的方式。作为预算的制定人员来说他们既是企业预算的制定者同时也是企业预算管理的实际执行者,制定者为了完成既定的工作目标,会选择性地制定相对宽松的财务预算标准,常常会夸大或缩小既定的预算水平,这样就会在企业产生预算管理松弛的现象。

预算松弛的现象主要发生在财务预算最初的编制过程之中,预算人员通过高估企业生产成本的方式来夸大预算中的实际困难,或者在相关的项目申报中以降低预算支出而在项目建设中加大资金投入等方式来完成既定的预算。这样的做法严重的影响到了企业预算管理的有效性,具体表现为:一方面,企业的潜力由于过于宽松的预算管理而难以得到有效的激发,造成企业大量闲置资源的浪费,增加了企业的无效成本,影响到企业资源的合理优化配置。在另一方面,由于预算低估的错误,在实际的企业经济活动中常常会产生不小的预算差异,而这种人为的预算差异会使企业决策者难以真正查明预算差异的客观原因,从而进一步影响了企业的决策。

3、信息披露滞后,预算管理形式化

对于传统的会计流程来说,企业的财务账户余额都不是当前的即时数据,因为会计工作中对于各部门工作的数据信息采集是在企业经营生产活动后才进行的,相对复杂的数据收集工作所汇总得到的信息便有着严重的滞后性,企业财务部门的报告也只能是定期性的报告,这种信息严重制约的局面在某种程度上也影响了信息的有效性。对于决策者来说,信息的可贵之处恰恰在于它的时效性,没有时效性的信息便失去了信息所具备的参考价值。所以说,以此为基础而制定的企业财务预算在很大程度上难以作为实际经营活动的指标,这样的财务预算模式也是流于形式而难以发挥预算管理的真正价值。

三、信息化在预算管理中的应用构想

针对上述信息化预算管理中的不足之处,本文提出以下构想。

1、增强预算信息获取渠道,加强部门间的合作

对于企业的财务预算人员来说,预算管理工作能否对企业的战略规划起到有效的指导和保障作用主要取决于相关人员对财务预算信息的获取程度和效力。首先,企业的高层人员要改变传统的忽视预算管理的观念,增强对企业预算信息化建设的重视程度和参与程度。作为企业财务预算管理的负责人不能把预算管理仅仅视为财务部门的工作,而要用全局的眼光来审视企业未来的发展规划。财务的预算管理不仅与企业的战略目标有关也与企业日常中的资金投入、生产运营、销售服务等多个环节息息相关,财务部门与企业其他部门有着必然的关联性,只有真正将这些相关环节的信息资源进行整合,并将各种数据作统一的信息化处理,构建信息化的共享平台,才能为预算管理工作提供合理的科学保障。

因此,在信息化平台建立的基础之上,企业管理者在预算管理制定之初要加强对其他部门信息资源情况的获取,在通盘掌握企业各部门运作和了解信息的情况下来制定企业的预算。同样,在预算管理的执行过程中,财务部门以及企业其他部门的相关人员都要参与到预算指标与实践活动的统一中,加强协作与沟通,共享信息,只有各个相关部门的相互支持和合作才能真正实现财务预算管理的最优化。

2、合理制定预算,采取激励措施

为了避免产生由于企业预算人员人为原因带来的松弛现象,企业的高层管理者可以加强预算管理信息化平台建设,综合各种数据信息对预算工作进行监督,在源头上杜绝财务预算人为差异的存在。一方面对于企业预算的制定人员,企业要加强对他们专业知识和技能的考核与监督,选拔信息化知识水平较高的财务人员来担当预算编制和监督工作,并给予预算人员一定预算误差空间,在思想上给予解放。在这样的工作氛围之下,财务预算者会很珍惜企业领导给予的机会与信任,不断地鞭策自己做好预算管理工作。在另一方面,企业的相关决策者要制定合理的激励措施,采用规章制度的方式来推进企业预算的合理科学的执行。虽然通过信息化平台的定性分析,各个部门能够自觉执行既定的预算标准,但预算的执行情况可以根据企业当年的自身资源经营环境的变化而做出一定的变通,对于由于经济环境等原因造成的企业预算失衡不能归于相关部门的不作为,相反,对于敬职敬业的部门和工作人员要予以奖励,以期望他们在以后的工作中做成更好的业绩。

所以说,信息化的财务预算管理机制可以在源头上制止人为预算差异的产生,而在预算执行的过程中合理的规章制度也可以保障各个部门人员的工作热情,从而有利于企业最终规划目标的实现。

3、信息即时,制定动态预算

由于会计流程的局限性,企业财务信息的披露都是定期的,因此要想企业未来的财务预算具有科学性和可执行性,企业的财务部门可以按照以下的模式来操作:重要信息即时,一般信息定期;同时,组织相关的财务预算人员对本周、本月等相关重要信息做采集和统计甄别,以此来作为企业制定动态预算体系的参考指标。

因此,强化信息化在预算管理中的应用可以从根本上改变企业信息滞后的局面,通过建立统一的信息收集和即时平台,企业可以构建出动态的财务预算体系,从而使得企业为未来发展规划所制定的预算更具科学性和可操作性。

四、结束语

总而言之,在这个信息化的时代,通过预算管理与信息化相结合而构建出的预算管理信息化系统不仅会有益于企业发展规划的合理实施,更是对于提升企业综合竞争能力大有裨益。

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