基于和谐管理的输变电工程档案管理新模式

摘 要：将和谐管理理论首次引入电力工程档案管理中，通过建立“谐则”“和则”两大机制，实现档案管理整体和谐。“谐则”机制是制定科学的管理办法，进一步强化档案标准化管理；“和则”机制是从工作便捷维度进行完善，研发档案动态管理系统、开发手机APP等，进一步提升档案数字化和便捷化管理水平。该管理模式对保证归档真实、齐全、完整、规范发挥重要作用。

关键词：档案管理 和谐管理 输变电工程 模式

中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）01（a）-0094-03

随着天津市特高压工程及500kV工程趋向于规模化建设，建设体量越来越大，工程建设档案管理要求越来越严格。然而，当前档案管理理念相对陈旧、责任意识相对欠缺、标准化制度有待完善、工作便捷性有待提高等问题凸显。因此，为确保档案管理与工程建设同步进行，保证档案资料完整、准确、系统、安全和有效利用，进一步创新档案管理模式成为必然。

档案管理一直以来是各行业学者们研究的热点，加强档案过程管理是提高档案管理质量的关键。张淑婷[1]对电力工程档案质量管理控制要点进行了探析，构建了电力工程档案质量管理体系，对档案前期规范化处理，加强过程管控，提高档案管理质量。钟志平[2]对电力施工企业工程档案形成过程存在的主要问题进行了分析，提出档案形成过程控制的几个主要环节。陈铁山[3]通过分析电力工程档案管理中存在的问题，分别从队伍建设、制度建立、管理方法等方面提出具体措施。档案数字化管理是档案管理趋势，同样是学者们研究热点之一。陶琨[4]对电力工程档案管理流程、档案类别、档案标准化等方面进行了规范，同时引入现代信息管理系统，促进电力工程档案信息的查询、统计。陈炜[5]从国家电子档案产业政策、信息技术应用等角度，探讨了档案信息数字化的发展方向以及档案信息资源的开发途径。罗琴[6]，首次将和谐管理理论应用于企业档案管理中，实现了企业档案的和谐管理，达到企业档案管理工作健康有序发展。该管理理论为文章创新档案管理模式提供了新思路。研究新的档案管理模式，旨在促进档案形成的同步性、真实性和完整性；落实了“全员、全过程、全方位”的档案管理理念；提升工程档案管理工作的程序化、标准化和规范化。

1 基于和谐管理的档案管理模式

1.1 实践思路

国网天津市电力公司首次提出，以提升档案过程控制为核心，基于和谐管理理论，分别从科学管理和工作便捷两个维度进行制度优化和工作环境改善。一是建立“谐则”机制，即采用科学的管理办法使归档同步化、责任明确化、资料标准化；二是建立“和则”机制，以用户为根本，研发档案动态管理系统和手机APP等，提高归档便捷性和高效性。档案动态管理系统对科学管理办法进行了固化，科学管理办法推动了系统的准确、有效运行，最终实现档案管理整体和谐。具体实践思路如图1所示。

1.2 体系架构

该管理模式以《输变电工程档案深度规范管理指导手册》为标准管理依据，依托档案动态管理系统落实执行，互联手机APP辅助管理，创新应用NFC技术和OCR技术，自主研发新型档案柜。旨在提升档案管理标准化、数字化、便捷化水平。其体系架构如图2所示。

1.2.1 编制《输变电工程档案深度规范管理指导手册》

通过对各设计、施工、监理以及建设管理单位档案管理专责、质量管理专责等相关档案管理人员的调研，梳理行业规程规范以及企业内部管理规定，完成本手册编制。其特点如下。

（1）过程全覆盖。覆盖项目前期、工程前期、工程建设和总结评价工程全过程。其中，业主项目部分册，归档范围共计858项；监理项目部分册，归档范围共计218项；施工项目部分册，归档范围共计1289项。

（2）专业全覆盖。覆盖进度、安全、质量、技术、造价全部五大专业，涉及专业管理全部环节。

（3）岗位全覆盖。首次将归档责任主体下沉到业主、监理、施工项目部专责人员。

（4）标准化管理。①归档时间节点统一。归档时间节点与工程建设节点挂钩，保证与工程建设同步进行。②归档模板样式统一。编制档案文本标准化模板202份，负面清单146条。

1.2.2 研发“工程管家”电网建设全过程档案动态管理系统

以档案归档同步化、规范化、标准化、明确化为目标的档案动态管理系统，主要包括管理人员实施监督和检查、各管理专责检索、查看和提交，以及管理员信息维护3个子平台。

（1）管理人员实施监督和检查子平台。通过选择工程名称、工程建设阶段，管理人员随时对各参建单位归档现状检查，包括：查看当前应归文件资料内容和应归未归资料内容；对已归档的资料内容，可以点击文件填写正确性、规范性等；对于应归未归的文件资料，可以点击提醒相应专责，督促其及时提交资料。

（2）各管理专责提交档案子平台。通过点击样例参考，查看系统内资料内容标准化模板，按要求填写相应档案，并完成提交。

（3）管理员信息维护子平台。管理员对不同工程归档范围、资料标准化模板和工程一级网络计划等信息进行更新维护。

建立手机APP与档案动态管理系统互联，作为档案管理辅助手段之一，进一步提高了档案过程管理的便捷性。

1.2.3 创新应用NFC技术和OCR技术

通过NFC技术使手机APP与打印机无线连接，利用先进计算机技术和WIFI传递档案信息，实现远程自动打印，确保档案资料的安全性和保密性；利用OCR技术将纸质档案利用扫描仪，通过关键字识别，实现自动分类、智能化上传至PC端档案动态管理系统，并建立目录索引。

2 案例分析

该管理模式已应用于天津静海500 kV输变电工程、南蔡500 kV输变电工程、蒙西～天津南1 000 kV输变电工程、锡盟～山东1 000 kV输电工程档案过程管理中，取得经济效益明显。

（1）该管理模式明确了资料标准模板，节约了各专责档案填写时间，尤其减少了档案资料重复填写次数。根据调查，应用该管理模式的4个工程，节约495 000元。

（2）OCR技术的应用，使档案扫描工作由两人一周扫描4 h，减少到1人2周扫描2 h，此项工作节约327 600元。

（3）档案动态管理系统和手机APP实现了管理人员随时随地在线检查档案。据统计，应用该系统检查档案共计42次，节约126 000元。

3 结语

文章对档案管理新模式实践思路进行了介绍，对其体系架构进行了系统分析，对指导手册、档案动态管理系统、手机APP和新型档案柜的内容、特点和功能进行了具体介绍，对NFC技术和OCR技术应用原理进行了阐述，最后对模式的应用效益进行了分析。新的管理模式从科学档案管理和工作便捷两个维度进行了全面优化，对提升档案规范化管理具有重要意义。

参考文献

[1] 张淑婷.电力工程档案质量管理控制要点探析[J].中国高新技术企业，2015（13）：189-190.

[2] 钟志平.电力施工企业工程档案形成过程管理[J].办公室业务，2012（23）：39-40.

[3] 陈铁山.浅析电力工程档案管理建设[J].中国电力教育，2010（11）：246-247.

[4] 陶琨.电力工程建设档案管理新探[J].中国电力教育，2013（33）：179-180.

[5] 陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J].科技进步与对策，2006（2）：101-102.

[6] 罗琴.基于和谐管理理论的企业档案管理研究[D].湖北大学，2013.