浅谈旅行社财务监督与管理

[摘要]旅游业是一个高风险、高回报的行业,旅游业作为当今世界的“朝阳”产业,其拉动经济发展、扩大社会就业的重要作用愈来愈引起世界各国的高度重视。但应注意的是,在旅游业取得突飞猛进的发展的同时,也出现了一些财务管理弱化和失范的现象。因此,旅游业的持续发展必须以人为本,坚持科学的发展观,本人针对旅行社的业务特点谈谈加强对旅行社各种经济行为的财务监督。

[关键词]旅行社 财务 监督和管理

一、旅行社财务的特点

旅行社主要为旅游者提供一种中介服务,通过中间服务赚取差价和利润,企业本身并不生产最终产品,这就决定了旅行社在财务会计方面有如下特点。

1.资金周转额大,利润薄。

旅游者交纳的团费在营业收入科目核算,其中有80%―95%是代办费用,代办费在营业成本科目核算,主要表现为交通费(飞机、火车、轮船、汽车)、房费、餐费、门票费等。有的代办费甚至达到收入的99%,如单项代订机票服务。据浙江省对近几年整个旅行社行业的数据统计,行业平均毛利率在10%上下。

2.大量现金交易,往来客户繁多。

旅行社团队交易次数频繁,在旅游高峰期,一天在外活动旅游团队数多达几十个,而且每一个团队的交易次数每天至少十多次,如餐费至少三次,一般要求不同餐馆,旅游者能品尝不同风味的美食;景点七、八个;还有住宿、交通等。交易场所分布在国内外各个角落,而且有的场所和客户只能用现金(人民币或所在国货币)交易。

3.会计实行单团核算。

管理层和税务局均要求会计实行单团核算,旅行社团队一般分自组团和地接团两类:自组团指通过各种招徕手段形成的旅游团队委托给指定的旅游目的地接待社并由其负责完成合同中所规定的旅行游览活动过程。所以旅游者团费是全额交给组团社,由组团社根据委托合同拔付给国内外地接社。团队核算应按地接社分类,再在地接社下分项目核算,较复杂。

管理层为了掌握每个团队盈利状况和管理的需要,税务局为防止企业乱挤成本达到少交税目的,均要求企业会计实行单团核算。

4.现金收付控制难。

近些年出入境旅游的游客日益增加,由于出入境旅游大量使用外币,包括旅行社为旅游者个人代办兑换的外币。

我国的入境旅游,一般指外国公民到本国的旅游活动,但目前也包括港澳台同胞来大陆地区的旅游访问活动。旅客交纳团费一般不要求开具发票,故要加强收款控制,防止收入流失。我国的出境旅游,一般指本国公民到他国的旅游活动,但目前也包括大陆居民前往港澳台地区的旅游活动。在国外消费支出一般没有发票,大多是收据和白条,要加强付款控制,严格审核成本支出。

二、旅行社财务监督的保证措施

针对以上旅行社的财务特点,提出以下旅行社财务监督的保证措施。

1.加快法律体系建设。

财务监督的有效实施,离不开一系列的法律法规。因此,必须进一步加强我国法律体系的建设。目前,在已颁布实施新《会计法》的情况下,应严格执行《会计法》;要建立和完善统一的会计制度,满足旅游业多元化经营的需要;要明确会计监督、审计监督的执法职责和权限,以实施清晰明了的监督职能;要加大法律法规的处罚、赔偿和执行力度,对违规违纪旅行社及其连带负责人予以曝光;要强化一些相关配套法律及相关法规的实施。加快会计法律体系的建设步伐,使旅行社财务监督真正做到有法可依。

2.完善内部会计监督机制。

旅行社要想进一步加强财务监督的程度,必须完善内部会计监督机制。主要体现参与旅游经济业务事项所有过程的工作人员要相互分离,相互制约;重要旅游经济事项的决策和执行要明确相互监督、相互制约的程序;明确财产清查范围、期限和组织程序;明确对会计资料定期进行内部审计的程序。

3.发挥外部监督的作用。

对旅行社财务监督中单纯强调内部会计监督是不够的,也必须加强对会计工作的外部监督,即加强社会审计监督和政府监督。社会审计监督是指注册会计师接受委托,根据有关规定,以独立第三者的身份对旅行社的经济活动进行客观、公正、全面的评价,对依法公开披露的单位会计报告的真实性负法律责任。政府监督主要是指财政部门对旅行社会计工作的监督,按规定的职责,对有关旅行社的会计资料实施会计监督检查,进行宏观调控。

4.加强会计人员业务培训。

加强财务监督,一个重要的途径就是加强会计工作人员的业务培训,提高其整体素质。促进旅游业会计管理工作更好地与世界接轨,要紧紧瞄准国内外旅游会计市场,洞察世界旅游会计管理知识发展态势,准确分析和把握旅游会计管理理论的发展规律,以全新的教育思路和先进培育理念指导旅游业会计管理人才的培训工作,尽快培养出一大批素质高、业务精、特色鲜明的旅游业会计管理人才。

三、旅行社财务管理机制

加强资金管理,特别是建立以营运资金管理为核心的内部控制制度,加速资金周转,是旅行社实现经济利润最大化的关键因素。主要抓好以下几个方面工作。

1.完善信用管理制度。

业务部要坚持“先收款后服务”、“团到款到”的原则。对挂账单位在签订合同前应对其资信进行论证,根据客户信用状况拟定信用限额,经总经理批准后由财务部备案。任何客户赊销额不得超过信用限额,对于信用好且存在长期合作关系的客户,可以给予最长不超过一个季度的赊销期。对没有核定信用限额或超信用限额的销售而形成的坏账,由业务人员全额赔偿。对经业务部门总经理批准的,则业务人员赔偿70%,部门总经理赔30%。财务部根据客户的信用额度,加强对客户信用状况监控,并提醒业务部门重点关注接近信用限额的客户。

2.加强应收帐款管理,明确收款责任和规范收款流程。

财务部每月把应收账款清单交给各业务部门,按应收客户分别进行归集,内容包括前几个月欠收金额、账龄、对账清单,对本月发生额要求在次月15日前出具对账结论。对规定期限之内的欠款,由业务员主动清收;对没有信用限额或超信用限额的要求在半个月内清收;对欠款数额或欠款时间都超出规定的,要求限期催收或者由我方给欠款社“发团”,以应付账款冲减应收账款;对少数信用差的旅行社则通过法律途径解决。

应收账款管理是旅行社重中之重,一方面对员工进行应收账款重要性教育、培训,提高员工对应收账款变成坏账的风险意识;另一方面明确责任和规范流程。制定应收账款管理制度,建立“谁做业务谁收款”的责任体系,也就是说收款责任在业务人员,信息统计和汇总责任在财务人员,监管责任在管理层。

3.对业务部实行“资金余额控制”。

资金余额控制,即财务部对各业务部门设立资金专户,年初统一拨入一定金额的流动资金,平时经营结余资金归部门所有。财务部根据各业务部门营运资金余额扣除一个月内可预见费用(如工资、奖金、房租、邮电费等)为最高支付额度,在额度内办妥财务手续的给予支付,否则不予支付。实行资金余额控制可促使业务部门合理安排、调度好资金,保证业务正常经营。

4.加强现金收付款控制和发票管理,堵塞漏洞。

应规范陪同报销程序,境内支出一定要向对方索取发票,否则一律不予报销;境外团队可凭收据、无据支出报销,但手续和证明材料必须齐全;对于发生意外,亏损额大的团队,业务、财务应加强审核力度,业务经理和陪同应详细说明原因、过程和支出情况,报总经理批准。所有营业款应足额、及时上交财务,一律开具发票,特别是个人和入境团队,即使对方不索取发票也应开具。上交的营业款必须注明团号、交款单位;有多个团队组成的,应分别列明每个团的金额;特别注明冲账金额和预收团款的情况。

5.加强外汇管理,减少汇兑损失。

旅行社的外汇收入,最好通过中行结算,个人结汇的将结汇税单上交财务。由于出、入境团队大量使用外币结算,所以要加强外币特别是美金管理,密切关注汇率变化,减少汇兑损失。