论二级管理背景下的独立学院系级办公室管理工作

推行二级管理是独立学院发展和转型的需要，系级办公室管理有着独立学院的特殊性，也正面临着新的挑战。通过剖析推行二级管理对系级办公室管理工作的影响、职能作用与存在问题，并提出改进建议。

独立学院二级管理系级办公室管理工作一、独立学院推行二级管理的背景及其影响

随着我国独立学院教育事业的快速发展，办学规模不断扩大，办学层次稳步提升，办学水平不断提高，在校生人数不断增加，规模达到万人的已不在少数，对独立学院的管理也提出了更高的要求，在此情况下，独立学院开始推行二级管理，建立系一级管理机构，完善系一级管理制度，逐步将管理职能下放到系一级管理。

推行二级管理对系级管理也提出了新的要求和更高挑战。在推行二级管理形势下，学院将会把精力主要放在做好学校的整体规划，有针对性地做好学院的发展建设方面；而各系将具体负责教育管理职责，如日常教学管理、学生教育管理、教师科研、学科专业建设、各项经费的使用管理等。在系级管理中，系级办公室将作为系一级管理的中枢机构存在，系级办公室管理将经历从无到有，从起步到完善的过程，对系级办公室工作人员的工作也提出了更高的要求。因此，二级管理背景下独立学院系办公室的管理水平和工作情况需引起足够重视，避免在教学组织或学生管理中产生重大问题。

二、独立学院系级办公室的职能作用与特点

系办公室隶属于学院办公室的管理，作为学院与系沟通协调的枢纽与桥梁，对外接受学校职能部门工作任务，负责学院各职能部门或领导安排的各项具体工作的任务传达和协调，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用，反映着整个学院品牌的社会形象，对外宣传起着示范作用。系办公室作为系一个综合性的服务机构来设置，其职能一般包括协助学院等有关职能部门贯彻落实学院政策；传达上级领导或部门的指令与信息；综合协调处理好学院与教师、学院与学生、教师与学生等三方所产生的各种问题；辅助决策、服务和监督检查工作；资料的搜集与整理；营造文化环境职能；对外窗口职能等内容。

独立学院系级办公室有着传统高校二级办公室管理工作的特点，同时也具有独立学院自身体制带来的一些特殊性，因而也对独立学院系级办公室管理工作提出新的要求。

1.一人多岗现象普遍。独立学院是非国家财政性经费办学，在办学经费方面较紧张，对人力资源成本控制严格，这就造成了办公室管理人员较少，出现一人多岗的情况，对办公室管理人员的综合能力也提出了更高的要求。

2.年龄结构小，经验不够丰富。独立学院的教职员工，尤其是行政管理人员除了一些母体学校选派的干部外，主要以自主招聘人员为主，这些自主招聘的管理人员，又以应届毕业生为主，这就导致独立学院的行政管理人员年龄结构小，在独立进行系级办公室管理方面经验不够丰富。

三、独立学院系级办公室管理中存在的主要问题

1.系级管理规章制度不够健全，有待于建立和完善。系级办公室作为新的部门，同时作为系政策指令和教学计划的执行部门、从上到下和从内到外的协调部门、承上启下的服务部门；担负着学院和系里的协调关系、承上启下的任务，是系里工作运转的枢纽和调度中心，但系级办公室在成立之初，各项规章制度没有完全建立，对系级管理存在着一定的制约。

2.管理人员严重不足，工作头绪多且压力大。独立学院的民办性质决定了管理者会从成本上考虑，人为地减少工作人员的数量，节约学院的运营成本，这就增加了在职工作人员的工作强度。另外，随着办学规模的扩大，学院办公室所承担的日常管理工作大幅度增加，加上学院办公室作为学院有关部门任务下达的终端、各项信息收集的初端，工作量大、任务之繁重可见一斑。

3.分工不明确，权责不清晰且缺乏协调。独立学院是我国高等教育发展史上的一种全新的尝试，它的管理体制与传统的院校有些差别，因此，不能照搬原先的管理制度。另外，由于国家教育发展的需要，独立学院的规模快速膨胀，院系逐渐增多，内外联系变得更加频繁且多变，这导致独立学院的各项管理权限、职责划分不够及时，将严重制约办公室工作管理的有效性。在办公室工作中，由于分工、工作季节性等原因，在某一段时间内，经常会出现一部分人工作很忙，而另一部分人却相对较轻闲的局面。正是由于缺乏协调，经常会形成抱怨，甚至引发内部的不团结、工作间的不配合现象。

四、改进独立学院系级办公室管理工作的对策建议

1.建立高素质的管理队伍，不断提高管理水平。推行二级管理，必然要有一批综合素质高的行政管理人员。但是，目前高校办公室管理队伍中高教管理专业出身的较少，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，因此，对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。

2.建立和完善规章制度，形成良性运作机制。一是完善日常工作制度，明确权责分配。要做到事事有人管，人人有事干，同时也必须强调协作精神，做到分工不分家，员工互相支持和帮助。二是制定完备的工作程序，照章办事。学院必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，对接待事项、印章使用及管理、文件管理、档案管理等都要明确其操作程序和流程，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是员工要提高监督与自我监督意识，灵活督察方式。办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位，用制度来约束人。四是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。领导要善于激励，赏罚分明，激发被管理者的工作积极性。

3.提高服务意识，变被动为主动。一要增强自己的服务意识和全员育人意识。要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体老师和全体学生服务。二要提高服务的本领。办公室的工作涉及面广、工作量大，如何在繁杂的工作中做到有条不紊，让师生满意，这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务，掌握相应的服务技巧，优化服务程序，使服务工作既及时周到又不出差错。

4.鼓励求实创新，摸索新的工作思路。求实创新是社会进步发展的动力，也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作，工作人员最为了解，如何精简步骤，化繁为简，也只有工作人员最熟悉。让员工提建议，鼓励他们进行创新，只要能够更好地促进高校办公室的工作，就要敢于突破陈规戒律，放开手脚去干。把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中，建议一经采纳，就适当奖励。

参考文献：

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