浅谈文档一体化管理的原则和方法

随着计算机技术、网络技术、多媒体技术和远程传输等现代信息技术的迅猛发展，推进了办公自动化和信息资源利用网络化的进程，同时也为实行文档一体化管理奠定了基础。档案管理者必须转变观念，适应新形势和新技术发展的需要，充分利用局域网络，科学有序的推进文档一体化管理进程，发挥档案工作的服务功能。

一、实行文档一体化管理的意义

文档一体化管理是指以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。实施文档一体化管理有以下现实意义：

1.有利于发挥文档工作的整体优势。实行文档一体化管理，把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入统一的系统之中，在同一个控制中心的组织指导下开展工作，可根据档案工作的要求安排文书工作，有效地协调文书人员与档案人员的配合与协作，科学地调节和组织劳动投入，减少了不必要的工作环节，避免了重复劳动，提高了办公效率。

2.有利于档案工作的标准化、规范化建设。实行文档一体化管理，从文件的形成开始直到立卷归档，按照统一的标准、统一的格式、统一的术语，进行文件处理、文件立卷和档案管理工作，保证了归档质量，为档案工作的标准化、规范化建设打下了坚实的基础。

3.有利于档案资源的数字化建设。实行文档一体化管理，将电子文件归档为电子档案，减少了将来对纸质文件扫描、处理、压缩存贮的烦琐步骤，加快了档案资源数字化建设进程。

4.有利于提高检索查询效率。实行文档一体化管理，无论是对现行文件还是归档文件，均可进行有效的检索查询，且网络化的检索系统可在几秒钟内从数以万计的数据库中检索到查询的目录数据。即使用户无法提供准确的文号和题名，也可通过模糊查询的方式，找到符合条件的记录。

5.有利于用户下载利用。实行文档一体化管理，用户通过检索查到目录数据后，可方便地浏览文件或图样、照片。如需对文件内容进行编辑加工，可进行下载。为文件起草、论文写作、编写史料等工作提供了便利，用户只要在众多档案资源的全文库中找到自己需要的素材，再通过下载编辑，即可快速得到电子版稿件，极大地提高了写作效率。

二、实行文档一体化管理的原则

文档一体化管理是基于计算机信息网络系统对电子文件、档案的管理实现的，涉及到管理技术、流程、体制、原则、方法等各个层面，每个层面之间相辅相成，相互关联，相互作用。因此，必须从本单位实际出发，协调相关部门，共同采取科学的管理原则，推进一体化建设进程。

1.集成管理原则。文件和档案管理是前后衔接、互相影响、不可分割的两个部分。过去在系统设计时，把文件管理系统和档案管理系统设计为两个独立的应用系统，分别完成公文处理和档案管理业务。实行文档一体化管理就是要将这两个业务系统通过总体设计整合到一起，成为一体化的完整闭环系统，同时要将电子文件的捕获、鉴定与归档、检索与存储、保管和利用等全过程集成为一体，将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式组合集成在一起，达到图、文、声、像并茂的效果，更加真实地再现当时的活动情况，从而强化文件对业务活动的记忆和再现功能。

2.全程管理原则。“全程管理”是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，涉及电子文件的流程、管理规则、管理方法及质量要求，而且，各个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就要求对电子文件生成、流转、利用、保管等每一环节的实施过程进行实时监控，及时发现和纠正失误，不断调整管理策略，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。

3.前端控制原则。“前端控制”是指档案工作者必须在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括电子文件归档）的管理要求融入系统功能设计中。前端控制包括统一编码体系，统一文件形成要求（如文件描述信息的记载），统一数据存贮结构，统一文件格式，统一访问控制机制，统一文件查询利用规则等。前端控制原则是确保电子公文、档案完整安全、真实可靠、长期可读的有效政策，是实现电子文件全程管理的重要保障。

4.动态管理原则。由于电子公文、档案本身具有很多“动态”因素，使电子文件管理处于变化之中。如：电子公文生成过程中，其版本、状态、数量都在动态变化；电子公文与载体可以相互分离；电子公文载体性能的不稳定性；信息化的发展带来新的信息编码方式、新的存储格式和新的系统软件等。因此，要实现前端控制和全程管理，就必须实行动态管理。

5.安全保密原则。由于一些电子公文、档案涉及国家秘密和敏感信息，为了确保安全，国家保密局针对信息安全保密管理提出了分类管理、分级防护原则；范围最小化原则；综合防范、全过程监管原则。实行文档一体化管理必须认真贯彻执行安全保密原则，根据电子公文、档案的重要程度划分安全保密等级，并采用相应的安全防范技术和手段，确保办公局域网和档案信息的安全。

三、实行文档一体化管理的方法

1.制定总体规划，加强宏观管理。要实现文档一体化管理，就必须打破文件、档案各自为政、独立发展的狭隘观念，树立整体与局部、宏观与微观相结合的一体化思想，把档案工作重心转移到文件信息的整个生命周期，统一制度、统一管理，确保文件、档案信息的完整、准确，充分发挥文件、档案信息的利用价值。档案工作者要主动参与到文件形成过程的管理中去，文件工作也要融入到档案管理和开发利用之中。

2.整合系统资源，实现资源共享。实现文档一体化管理必须把文件管理系统和档案管理系统整合在一起，组成一个综合的文件管理系统，而文件和档案作为两个前后衔接、互相影响的子系统。整合后要保证使用者在计算机网络的各节点上，都可实现文件数据的自由存储和档案资源的共享，使整个系统达到最优化。由于文件、档案是前后相承的关系，文件管理是档案管理的基础，只有文件管理科学化、规范化、标准化，档案管理才能达到规范和标准。

3.统一标准规范，提高归档质量。文档一体化管理覆盖了各个职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件档案，为了提高归档质量，充分发挥各个部门文件、档案的整体效果，必须制定综合管理文件、档案信息的标准，对每一个单位的文件、档案类目的划分和设置进行规范，运用计算机对文件、档案实行文档一体化综合管理。

4.进行实时归档，确保文档完整。文档一体化管理系统，是以网络为起点，将文书与档案工作统筹规划、相互协调，两者在网络系统内衔接，从而实现文件的一次性输入，多口、多途径的输出和全网络信息共享，使档案的资源能够达到最大限度的开发和利用。在线实时归档就是从电子文件形成的源头抓起，以提高档案质量、保证档案完整为出发点，使档案的形成到利用的整个过程成为一个协调有序的系统工程。具体来讲，就是在电子文件开始起草时，规定由文件的起草人进行内容价值的鉴定和档号标引，并且接受档案部门的监督和指导；一旦文件正式签署形成，就要同时通过网络传输进入档案部门的数据库或计算机服务器系统内；在网上仍然有上述文件的前提下，档案部门再进行第二次鉴定，并且将认为需要保持相当时间的文件下载到移动载体中保存。由此可见，在文档一体化管理中，档案管理的职能，已经前移到文件的形成时期，这其中包括对文件价值的鉴定以及档案分类等工作的实施，这样做既是保证文件原始性、真实性、完整性、系统性的最优方法，也是档案部门对电子文件整个运动过程监控的必要措施。