现代化档案管理存在的问题及对策探究

随着现代社会的不断发展，档案管理也应不断创新，实现档案管理现代化，即以现代管理科学加以指导，利用现代化管理手段与方法、先进设备与技术，发挥管理人员的创造性、积极性，变革传统管理方式，实现档案管理的智能化、信息化、定量化、系统化，以加大信息储存量，增强应用能力，加快信息传输速度，提高管理效率。但是，在档案管理现代化进程中，还存在一些问题，需及时解决。

一、现代化档案管理存在的问题

第一，缺少档案管理投入。在现代化档案管理中，其最大障碍则是经费不足，这又决定于管理者对档案管理现代化的认识程度。当前档案管理现代化意识不高，致使管理缺少资金投入，无法配置现代化先进设备，特别是那些基层单位, 仍旧是简陋的档案室，基础条件不好，没有充足的安全措施，亦或建设不规范、不标准，更谈不上数字化、信息化档案建设与管理。

第二，档案标准化需完善。在档案管理现代化中，档案标准化是其重要构成部分与主要条件。自20世纪80年代起，我国制定了系列的标准化文件, 并逐渐形成管理体系。因档案本身存在复杂性，这使得档案管理体系也具有复杂性、管理分散性等特征。又因历史原因，我国的档案管理往往是自给自足、各自为政，不同单位依据自身实力来选取设备，呈现五花八门、参差不齐的现象。目前，许多档案系统软件，未依据国际标准，缺少标准化水平，功能单一，数据零散，共享性不高，甚至存在较大的盲目性。这些都影响了档案管理现代化的进程，阻碍了档案信息化与网络化的建设。

第三，专业管理人员不足。在现代化档案管理中，管理人员按照不同层次可分为三种：第一种为高级档案管理馆员；第二种是档案管理馆员；第三种则为档案助理管理员。

其中，第一种管理人员，通常具备较强的政策水平与政治理论；具有较高的现代化管理技术与文化素质，擅长档案管理，可以科学拟定档案发展计划；具有较高的决策与组织、协调能力。在现代化档案管理中，对档案管理者提出了更高的要求。第二种管理人员，其学历较第一种偏低。缺少既懂得现代科学技术与档案管理，又懂得经济管理与社会科学的复合人才。第三种，则普遍素质较低，这直接影响了新方法与新技术在档案管理中的应用。

二、档案管理现代化问题的解决对策

第一，增加投入力度，加强管理意识。在档案管理现代化中，需要一定的物质基础，如资金、设备等。所以，为推进档案管理现代化，各单位需注意如下几点。一是各方应加大设备与资金的投入，培养优秀人才，将档案管理现代化融于单位计划中，并及时考核。二是各级领导，特别是档案主管领导，需定期开展工作汇报，以掌握档案工作状况，及时发现与解决问题，为后面的档案管理奠定基础。三是注重工作的合作交流，集思广益，补足档案管理现代化的缺陷，增强现代化管理。四是做好档案的经费预算，做好专项预算，如档案信息化建设、档案维护或抢救等方面的花费，需重点保障。五是严格标准，规范管理，建立综合性档案室，做好各项保护措施，如防火、防潮、采光、通风等。条件允许下，可添加扫描仪、电脑、空调等现代设备，以提升信息化管理水平，保证安全利用档案，避免损坏或丢失档案资料，同时保障档案信息严密性，避免泄密、失密。

第二，促进管理标准化，提高管理效率。在档案管理现代化中，其基础是档案管理标准化。只有基于先进技术、明确分工、广泛协作，才可实现档案管理现代化。在现代社会，我们进行档案管理时，需一定标准对信息共享与网络沟通加以规范，比如传递档案数据、交换档案信息、共享档案资源等，均需制定与构建不同的管理标准，以建立管理体系，保证现代化档案管理各项工作依照一定的标准顺利进行。在档案管理中，有时会出现侧重本单位的特殊性, 不可更改管理方式的现象。实际上，这拒绝了或无视了管理的标准化，限制了现代化管理的发展。而有些标准涉及的因素多，如数据格式、运行环境等，因而需花费一定的物力与人力，这就需要广泛协作，不断推进。

第三，培养复合型人才，提升管理人员素质。在档案管理中，人起着十分重要的作用。在档案管理现代化中，对人员的要求则更高，不但需具备丰富的档案管理理论与实践知识，也需具备一定的写作、信息技术与经济等综合知识。因此，企业应提升人员素质，加强队伍建设，培养复合型人才。其次，还需强化管理人员的继续教育与培训，通过全方位、多形式，如一专多才、一专多能、复合型的教育与培训，以优化人员知识结构，增强人员的操作与管理能力。同时，培养管理人员的优良品质，使其能甘于奉献、吃苦耐劳，为档案管理现代化，其积极推进作用。

总之，在现代化档案管理中，各单位应增强现代化管理意识，建立科学实践观，采用先进、前沿的科学管理手段，改变传统管理观念。同时，还需加大资金投入，完善管理标准化，提高管理人员素质，以促进档案管理由经验管理迈向现代化、科学管理。

（作者单位：内蒙古大兴安岭森林调查规划院）