对企业会计电算化管理的思考

摘要：会计电算化作为企业信息管理系统的一部分，在企业管理中已经得到了相当的普及与应用，也收到了良好的效果。但会计电算化系统在使用过程中遇到的管理标准及控制要求，还有待进一步加强。本文对会计电算化整个操作过程的管控进行了分析，提出通过完善系统管理制度，在系统实施的事前、事中、事后强化管理，可以使电算化系统得以有效使用，促进企业管理效率的提高。

关键词：会计电算化；管理；日常维护

随着我国经济的飞速发展，越来越多的企业实行了会计电算化，会计电算化的应用给企业现代化管理带来了前所未有的高效率，会计人员的劳动强度大大减轻了，工作效率提高了，但由于计算机会计信息处理过程的不可见性和高度集中性，也给会计电算化系统的日常管理提出了越来越高的要求。在使用过程中，怎样进行行之有效的管理，确保系统正常、安全地进行，成为一个越来越重要的问题。

一、会计电算化系统的实施基础需要完善

（一）做好人员、环境、硬件的合理配置

1.高度重视机房管理。机房内应保持室内清洁，应充分满足防火、防潮、防尘、防磁和防辐射及恒温等技术要求，系统摆放要合理，有条件的应进屋换鞋。室内严禁吸烟、乱扔果壳纸屑等杂物。对进入机房的人员进行严格的控制，无关人员不能随便出入，严格禁止无关人员接触系统，做到专机专用。任何人员不得随意带软盘进入机房，系统内严禁插入不相关的磁介质，不能在系统上玩游戏，也不能用安装系统的计算机上网，若必须用于网络的远程操作，应安装杀毒软件，并定时杀毒，定时升级。每日结束操作时要及时关机，锁门锁窗，防止他人篡改数据。

2.合理配置硬件设施。一般来说，传统的单机版电算化系统对系统的要求都比较低，而当前较多的电算化软件特别是升级后实施的ERP软件往往是要联网使用，通过分布式系统，众多的使用终端通过网络实现对服务器的访问，因此对于计算机硬件的要求相对较高。这就需要企业考虑配置较高的的电脑，且考虑适当的带宽。设置服务器的工作地对于电脑、网络的要求则需要特别测算，否则将会极大影响整个企业（集团）的工作效率。

3.确定专人负责，合理分配权限。手工记账时，财务人员可以分为出纳、核算、稽核、档案管理、会计主管等岗位。而在电算化系统中，在原来的基础上，又增加了数据操作员、系统管理员、系统维护员、电算化主管等岗位 ，这就要求在现有的会计人员中，进行合理的分工，可能有人不适合系统，就需要分流了，也有可能出现一人兼两职的情况，这都是正常现象。严禁由一人变换身份登录完成制证、复核和记账的整个步骤。系统开发人员和系统维护员不能兼任系统操作员和系统管理员，数据维护管理与审核分设，系统操作与档案管理分设。另外，还应建立岗位轮换制，出纳人员不能进行复核、记账，也不能进行档案管理工作。各岗位既要分工明确，互相独立，又要互相牵制和制约，职权分离，这样可以有效限制和及时发现错误违法行为，从而防止出现舞弊和欺诈。工作流程要安排科学，前后衔接合理，不能由于某个人的消极怠工而影响后续工作的进行。

（二）选择符合企业管理战略的电算化系统

在20世纪中叶，电算化已经初露端倪，发展到现在，已经开发出不少的电算化软件，企业从自身的行业特点、日常经济往来业务的要求、企业规模的大小，以及财务的承受能力等几点出发，选择适合自己的财务软件，在此基础上对经济业务的性质进行综合分析，对企业未来的发展做前瞻性的预测，有选择的安装数据模块，切记好高骛远，选择大而全，结果造成闲置，形成浪费。系统由软件的开发人员安装和调试，并根据企业的经济业务情况，和会计人员一起对系统的模块进行调整，使其与企业的经营特点相贴合，实现企业的经济业务情况与财务系统相有机融合，避免生搬硬套。

在市场经济条件下，企业发展的趋势是集团化、全球化。因此，企业必须根据管理战略的要求，实施ERP等管理系统，此时需要考虑财务系统与ERP系统的对接或在ERP模块设置财务系统，兼顾财务习惯与操作的简便性。

二、做好电算化系统的前期实施工作

1.做好人员的岗前培训。在选择好适合的软件系统后，由系统开发人员对会计人员进行上岗前的培训，一般1-2个月时间，每个人要做到对系统的各个步骤都熟练掌握，培训未合格人员，可做其他辅助工作，不能上机操作，这样可杜绝系统数据的破坏或丢失，保证正常工作的进行。系统操作人员必须取得会计电算化初级培训等级证书，没有证书者不能上岗。

2.完善基础信息录入。系统调试成功后，进行企业会计信息录入，包括科目的选择与设置、编码、期初余额、人员信息、往来单位信息及各明细账的设置等。输入信息是会计电算化系统的数据信息源头，无效信息的输入会产生大量的数据垃圾，必须仔细认真。输入完各科目的期初余额后，可用系统的试算平衡功能，来检查录入的数据是否平衡，如果系统显示期初余额不平衡，需要重新修改。输入结束后，应由两人以上对录入的数据与手工记账的账本进行反复核对，只有核对无误后，方可进行系统的正常操作。系统试运行后，至少在3 个月内，实行手工和系统双重记账，只有经过一段时间的使用，系统运行正常，数据保存成功，取得与手工记账相一致的结果，才能停止手工记账。

3.建立电算化系统管理制度。系统操作时必须遵循一定的操作规程进行，操作规程应明确各操作人员的职责、操作程序和平时应注意的事项，并形成一套本企业的会计电算化系统文件，打印成册，同时公开张贴，组织会计人员学习，并在使用的过程中不断加以完善。

三、做好电算化系统的日常使用管理

1.操作权限的设置。在系统中，应设置不同的权限，要层层设置，最大权限的人只能是会计主管一人，严禁每个人都设置成最大权限，每个岗位只能拥有自己的权限，每个人按照所授予的权限对系统进行操作，防止非法操作和越权操作，防止财务机密外流，确保会计数据的安全、准确、可靠。操作权限控制采用设置口令来实行，每人应设置本人密码，不能所有人共用同一密码，每人对自己的密码有保密的义务，严禁泄露，也不能故意窃取他人的密码。密码应由会计主管统一授权和管理。操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出已经运行的程序。对关键步骤如反结账、大额调账等特殊环节，要建立操作审批记录，并签字留档，以备查验。

2.财务数据质量管理。输入信息是会计电算化系统的数据信息源头，无效信息的输入会产生大量的数据垃圾，必须仔细认真。凭证输入后，系统将自动进行多项业务处理，一旦输入操作不当，将会引发日记账、明细账、总账乃至会计报表等一系列错误，因而数据输入管理是整个会计电算化业务处理程序中关键的控制环节。

3.账表输出管理。每月在结账后，进行报表的打印。对于现金科目和银行存款科目应每日制证，每日打印凭证和日记账。出纳人员每日根据日记账余额和库存对账，做到账实相符、账证相符，做到当日账页打印出来，当日对账完毕，如有不符，及时查找。其他科目，可视具体情况，选择合适的时间制证，但当月发生的经济业务当月必须制证完毕，并在审核无误后，及时打印凭证和财务报表。选择在年底打印账簿，平时对稽核人员的要求就比较高，企业应设专人担任稽核工作，每月核对凭证与所记账目是否相符，报表和各明细账余额是否相符等。稽核工作非常重要，必须由有责任心的人员担任，做到当月记账，当月稽核完毕。如有不符，及时查找原因并进行更正。打印输出的账表凭证应由有关人员签字盖章，并装订成册。

4.电算化系统的日常维护。由于电算化系统软硬件由于种种原因可能出现硬件或者软件的故障，而导致无法正常使用时，操作人员不应擅自进行系统软件的删除、修改等操作，不得擅自升级、改变系统软件版本或更换模块，不得擅自改变系统环境的设置。企业应设专人担任系统维护员，一般是由会计人员担任，负责系统的日常维护或者与软件服务商直接联系，以便及时解决问题。

四、做好电算化系统的备份与安全管理

1.备份管理。系统应定期备份，由系统管理员负责，其他人员不得擅自备份，可以每个月为周期，也可以按企业的具体情况而定 。一般系统都有强制备份功能，除在计算机上进行备份外，还应在另外的光盘人质或磁介质上进行备份，一般应备份两份，以免财务软件出现故障，数据丢失。每隔一段时间，对备份文件进行检查，看是否运行正常，防止由于磁介质损坏而使会计档案丢失。

2.安全管理。会计电算化条件下，数据从后台上来看是完全开放式的，因此保密性、安全性等都比传统模式更加脆弱，如系统数据被删除、破坏和非法篡改并且不会留下任何痕迹和审计线索，这使电子数据的安全保护、备份和恢复、禁止非法操作变得极为重要。一是，要设置并实施完善有效的系统管理制度，提高会计人员素质，规范和完善操作管理章程、重视内部稽核、增强数据安全是当前会计电算化系统日常管理的关键，只有这样，才能确保企业财产的安全，为企业经营者提供完整信息，创造更高的效益。二是，要积极防止病毒对系统的破坏与入侵。企业应尽可能做到财务系统的相对封闭运行，及时更新防杀病毒软件，充分运用加锁存储设备，加强磁盘读写控制。在网络财务软件环境下，还应采用防火墙、网关封锁、身份认证、验证密码等安全技术，确保系统的安全。

参考文献：

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[2]相新江.论会计电算化应用中审计风险及应对措施[J].科技情报开发与经济，2006（8）.

[3]张汇臣.会计电算化潜在风险与应对策略[J].郑州经济管理干部学院学报，2004（2）.

（作者单位：大同煤矿集团煤气厂）