企业档案数字化建设探析

摘 要：企业档案涉及企业秘密和行业利益，特别是涉及企业秘密的档案关系到企业切身利益，甚至生存大计。随着信息化时代的到来，传统的档案管理模式受到了严峻的挑战。为了能使档案信息能够更好地发挥作用，配置必要的现代化设备，逐步推进档案数字化建设是企业档案管理的必然趋势。

关键词：企业档案 档案管理 档案数字化

引 言

档案数字化理论的研究始于美国，随着信息技术与网络技术的飞速发展，逐步波及到发展中国家。国内档案数字化工作还刚起步，还处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚起步，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究，对企业档案数字化的研究甚少。

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则是档案信息化建设中的重要内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。

1.档案数字化建设概述

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①数字化的优点有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等。

1.1档案数字化建设的必要性

第一，档案数字化是提高企业工作效率的要求。数字化档案建设完成后，企业领导、各部门以及相关资源共享单位就能通过网络查询档案的电子文档信息，避免了传统文档在使用上的麻烦，不用多次重复地把相同的纸质档案到处传递、收回，这样可以节省档案管理者很多的时间，同时大大提高了工作效率，降低了档案信息利用的成本。

第二，数字化建设是档案管理工作的必然要求。库存的纸质档案实现数字化、电子化管理，既是各企业单位档案管理部门实施国家档案事业“十一五”规划的要求，也是促进档案管理现代化、信息化的具体举措，对企业档案管理实际工作具有重要意义。档案实施数字化管理后，不仅优化了档案管理的手段、方法，而且提高了档案的利用率，同时还可以大大提高企业的形象。

1.2档案数字化的内容和实施步骤

1.2.1档案数字化的内容

档案数字化的内容从程度上看包括档案目录的数字化（建立档案目录数据库）和档案全文的数字化（将档案全文按原貌逐页存储为图像文件）。具体讲，包括：提高档案标准化、规范化水平，即档案业务要规范，档案标准要建立健全并真正实施；提高系统的整体水平，档案数字化建设的着眼点应是整个系统，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力；抓好数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

1.2.2档案数字化处理的实施步骤

①档案整理。档案整理人员要检查档案案卷及文件的完整性，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号的正确添加。②

②扫描（录入）准备。如果具备扫描条件的企业，要准备好扫描仪，并与计算机正确连接；如果通过手工录入的，要备份好归档的文件夹，以保证电子文档的妥善保存。

③正式扫描（录入）。打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。手工录入的内容应当按顺序、分类进行。

2.新技术环境下企业档案数字化工作面临的挑战

2.1档案管理人员素质和档案管理水平有待提升

很多企业从领导者到档案管理者，对档案管理工作不够重视，对档案管理业务不够熟悉，档案管理素质普遍不高。有的企业为了节约成本，一个行政文员或秘书不仅要做行政文秘工作，办公室日常事务处理，还要做档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，因此企业的档案管理水平就上不去。企业各种档案实行现代化管理，人的因素起到关键作用，没有稳定的、具有档案专业知识和计算机基础知识的队伍，企业的档案现代化管理、数字化管理就很难在面上铺开。

目前，许多企业在档案管理配备专业人员的稳定性和专业人员对档案工作的适应性方面，还不能完全符合项目档案现代化管理的要求。如我公司在工程项目建设过程中，施工、监理单位对项目档案的规范整理水平还参差不齐；各项目业主及所辖县区建设指挥部在管理项目文件材料收集的完整性和征地拆迁材料整理的规范性、及时性等方面，还有太多不尽如人意的地方。加之对档案的数字化建设缺乏必需的硬件支撑，因此与档案现代化管理的要求相距甚远，档案数字化建设更是遥不可及。

2.2电子档案的网络化管理存在问题

电子文档之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。网络化带来的突出问题是，企业在办公自动化网络的建设中没有档案部门参加，而一些档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。因此，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现在的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，企业电子档案的丢失将难以避免。

2.3电子档案的真实性、安全性难以保障

电子文档具有操作方便、传递快速等特点，但也有一些缺点，如：电子文档对软件硬件设备的依赖；不能直接读取，信息与载体相分离；病毒侵害；容易被更改，数据容易丢失；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子文档真实性的技术过于复杂，不易于采用等。电子文档的这些缺点，使得它的真实性、安全性难以保障。加上实际工作中，档案管理方法的失误或单一，如：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文档时，忽略采集背景信息和元数据；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法等，电子文档的真实性和安全性受到了更多的影响。

3.企业档案数字化建设的对策

3.1打造高素质的数字化档案管理队伍

全力打造一支高素质的档案管理队伍，配备一批既懂项目档案管理又懂计算机信息技术的复合型人才，才为企业档案现代化管理奠定人才基础。

3.1.1提高档案工作者的综合素质

档案数字化建设要求档案工作者不仅有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如数字技术、信息存贮技术、计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域的相关知识。档案工作者的业务素质高低关系到档案数字化建设的成败。

因此，企业领导要高度重视，采取积极措施应对档案管理人员素质较低的问题：（1）引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作。（2）对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；（3）培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

3.1.2加强对档案使用者的培训

在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息。同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3.2完善数字化文件归档制度

第一，加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多。很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本。企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。

第二，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多。如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响。

3.3加大网络档案信息资源的开发和整合

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生。面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网。仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

3.4加大数字化档案信息数据库建设的力度

档案数据库建设是档案数字化的重要组成部分，是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础工作。

第一，加大档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件，档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。③

第二，加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，是以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

结 语

档案数字化建设是一项系统工程，需要长期的努力和摸索，需要企业领导者高度重视。企业要结合自身实际，不断采取措施，加强档案数字化建设工作，为我国档案信息化的深入做出贡献。本文提出的打造高素质的数字化档案管理队伍、完善数字化文件归档制度、加大网络档案信息资源的开发和整合以及加大数字化档案信息数据库建设的力度等措施，希望对企业档案数字化建设有一定的借鉴意义。

参考文献：

［1］冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

［2］朱铮，纸质档案数字化制作系统，山西档案，2005（3）

［3］梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年（4）

［4］李艳，袁向阳.张瑞梅.档案数字化问题的思考.陕西档案，2008（3）

［5］徐红.纸质档案数字化若干问题刍议.陕西档案，2008（3）

［6］葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考.兰台内外，2010（1）

［7］朱萍.基层档案数字化建设探讨.江苏科技信息，2010年第41期

注 释：

①冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

②朱铮.纸质档案数字化制作系统.山西档案，2005（3）

③ 梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年第4期

作者简介：

秦宗娟（1970.4-）女，汉，籍贯：重庆丰都 学历：大学，职称：助理档案管理员。