高等院校绩效反馈有效性保证模式研究

时间:2022-09-09 10:50:12

高等院校绩效反馈有效性保证模式研究

摘 要:通过分析高等院校绩效反馈存在的问题,从坚持绩效反馈SMART原则、优化整合绩效反馈流程、运用PDCA循环模式等三维度出发,研究了高等院校绩效反馈有效性的保证模式,为高等院校持续提高绩效水平提供了理论依据。

关键词:高等院校 绩效反馈 SMART原则 PDCA循环法

高等院校绩效管理是由绩效计划、绩效监控、绩效评价、绩效反馈等环节构成的一个封闭循环。绩效反馈是绩效管理的重要环节之一,但在高等院校绩效管理中常被忽略或重视不够。高等院校应高度重视绩效反馈环节,制订有效的绩效改进计划,正确引导教职工的行为,不断提高教职工绩效水平,使高等院校整体绩效水平得以提高,为实现高等院校的战略目标提供保障。为此,本文从多维度研究如何提高与保证高等院校绩效反馈的有效性。

1.坚持绩效反馈SMART原则,确保高等院校绩效反馈的有效性

由于高等院校岗位分工不同、专业化程度不同,因此,学校与教职工之间存在信息不对称的情形。为了提高绩效反馈的有效性,学校与教职工进行绩效反馈时应遵循SMART原则。SMART原则是目标管理中的一种方法,目标管理的任务是有效地进行教职工的组织与目标的制订和控制,以达到更好的工作绩效,SMART原则由管理学大师彼得・德鲁克于1954年首先提出。SMART原则便是为了达到这一目的而提出的一种方法,本文中SMART原则中的S、M、A、R、T五个字母分别对应了五个英文单词:

1.1 明确性Specific

绩效反馈交流要直接而具体,不能只做泛泛的、抽象的、一般性的评价。对于学校来说,无论是赞扬还是批评,都应有具体客观的事实、结果、数据来支持,使教职工明白哪些地方做得好,差距和缺点在哪里,这样既有说服力又让教职工明白学校对自己的关注。

1.2 激励性Motivated

绩效反馈是一种双向沟通,为了获得对方的真实想法,学校应当鼓励教职工多说话,受到鼓励的教职工才可能充分表达自己的观点。对教职工意见的表达,学校不应随意打断压制,对教职工好的建议要充分肯定,也要承认自己有待改善的地方,双方共同制订改进的绩效目标。

1.3 现实性Actual

绩效反馈中涉及的是工作绩效,是工作的实际表现,教职工是怎么做的,采取了哪些行动和措施,效果如何,不应讨论教职工个人的人格特征或其他方面,对于关键性影响绩效的个性特征需要指出来,必须是出于真诚关注教职工与发展的考虑,且不应该将它作为指责的焦点。

1.4合理性Reasonable

绩效反馈需要指出教职工的不足之处,但不是一味地指责,而应立足于帮助教职工改进不足之处,共同分析绩效未达到的原因,并努力给予指导、建议,使教职工感觉是合理的和可接受的。

1.5信任性Trustful

没有信任就没有真正的交流,缺乏信任的绩效反馈会使双方都感到紧张、烦躁甚至充满冷漠和敌意,双方似乎在演戏,不能放开说话。绩效反馈需要学校和教职工建立一种彼此相互信任的氛围,沟通才可能顺利进行,达到理解和共识。学校应该多倾听教职工的意见和想法,换位思考,勇于当面向教职工承认自己的错误和过失,承认自己的不对不但不丢面子,反而会赢得教职工的信任,只有这样做才能获得双赢的效果。

2.优化整合绩效反馈流程,确保高等院校绩效反馈的有效性

高等院校绩效反馈流程是指绩效评价结束时,学校与教职工就绩效评价所进行的面谈,使教职工充分了解和接受绩效评价的结果,并由学校指导教职工在下一绩效周期如何改进绩效的动态过程,包括以下环节:

2.1和谐氛围的营造

好的开始是成功的一半。因此,绩效反馈气氛的营造应该是让教职工感到自在而无约束,要将严肃的气氛化为和谐的气氛,态度诚恳且尊重对方,使教职工能坦诚地表达意见,与学校建立并维系良好的依赖关系。

2.2反馈目的的沟通。

学校需要详细阐述本次绩效反馈的主要目的,因为只有在沟通双方对沟通目的达成一致意见时,绩效反馈才能取得良好的效果。

2.3评估结果的认同。

学校根据评估结果告知教职工本次绩效表现状况,可以采用三明治说明法:即先对教职工的优点、进步的情形,提出简单扼要的赞美;再告知教职工的缺点及需要调整的工作项目;最后指出教职工努力的方向及实现的途径。

2.4问题原因的分析。

学校必须清楚教职工到底做错了哪些事,使业绩减少、错误率上升。教职工业绩只是他们表现的行为结果,教职工也并不知道怎样做才能使业绩提高。作为学校,必须首先知道教职工存在哪些不恰当的行为,然后才能选择一个正确的解决方案。

2.5 绩效改进计划的制订

绩效反馈不仅反馈教职工的工作业绩,将评估结果作为确定教职工薪酬、奖惩、晋升或降级的依据,而且通过制订教职工绩效改进计划,以达到持续提高教职工绩效的目的,实现高等院校人才强校的战略目标。

绩效反馈结果的重要应用就是为不同的教职工制订不同的绩效改进计划。在制订教职工绩效改进计划时,不仅要考虑教职工能力的提升,也要充分考虑教职工的性格、动机、价值观、态度、压力、工作条件、工作环境等诸多因素。关心教职工的一切,也许对于学校而言仅仅改变了其中的一小部分,但却可以发现收获了许多新的成果,这是以人为本在高等院校绩效管理中的重要体现。

3.运用PDCA循环模式,确保高等院校绩效反馈的有效性

PDCA循环是由出生于美国而成名于日本的耶鲁大学博士、质量管理专家爱德华兹・戴明(Edwards Deming)于20世纪50年代提出的,又称为戴明循环或戴明环。它实质是指在管理活动中,为提高管理质量和管理效益,所进行的计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)、处理(Action)四个阶段工作的循环过程。其循环过程的四个阶段必须环环相扣,不得中断;且每一个循环都紧密衔接,周而复始,从而形成大环套小环、不断循环、不断上升、持续改进的特点。PDCA循环作为一种质量管理工具在生产管理中发挥了重要作用,高等院校绩效反馈过程中,应用PDCA循环,对持续改进、不断提高高等院绩效水平,也将起到积极有效的作用。

3.1 基于PDCA循环的高等院校绩效反馈有效性保证模式

通过构建PDCA循环的高等院校绩效反馈有效性保证模式,可以进一步了解PDCA循环在高等院校绩效反馈中的应用,进一步明确PDCA循环在绩效反馈中的特点与优势(图1)。

3.2 PDCA循环法在高等院校绩效反馈中的作用

在高等院校绩效反馈中,采用PDCA循环可以保证绩效反馈的有效性,以达到绩效水平不断提高的目的。具体作用表现为以下五个方面:第一,基于PDCA循环的高等院校绩效反馈有效性保证模式有利于提高教职工自我设计、自我发展、自我完善的能力。每经过一轮PDCA循环,教职工也会结合期初的个人目标,进行分析总结,为下一次PDCA循环制订新的个人计划,开始新的循环。通过PDCA的不断循环,实现教职工自我设计、自我发展、自我完善的过程。第二,PDCA循环按照计划、实施、检查、处理的顺序不断循环,不断改进,从而不断提升绩效反馈的有效性。第三,在整个循环过程中,大环套小环,小环保大环,相互联系,不断促进,每次绩效的改进由多个小型的PDCA循环来保证。第四,在PDCA循环中完成绩效反馈的改革与创新。在不断循环、不断积累的过程中,不断改进绩效反馈方法。第五,绩效反馈不断循环,绩效水平不断上升。每次PDCA循环都是在上次循环的基础上去发现问题和解决问题,相对上次循环而言,每次PDCA循环都上升到一个新台阶,在新的平台开始新的PDCA循环,实现新的目标。

基金项目:广东省高校人事管理研究会立项科研课题(编号:2009B10)。

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