机关档案室也应成为已公开现行文件利用工作的主体

《中国档案》2005年第9期、2006年第1期分别刊登了董燕翔同志的《已公开现行文件利用机构建立所带来的问题》和陈艳霞同志的《迎接现行文件利用中心带来的冲击――与董燕翔同志商榷》两篇文章。两文对建立已公开现行文件利用机构后机关档案室的命运问题进行了探讨，得出了截然相反的两种结论。董燕翔同志认为：“既然现行文件查阅中心的功能已经能够覆盖档案室原有的功能，那么档案室原来的功能就会削弱，直至灭亡。”而陈艳霞同志则从机关档案室的工作性质、任务、服务对象以及当前我国机关档案室工作现状、管理体制等方面论述了机关档案室存在的合理性、必要性。认为“现行文件查阅中心的建立和运行与机关档案室工作的开展相得益彰……二者相互补充，共同为我们社会的发展提供科学、快捷的信息服务”。笔者比较认同陈艳霞同志的观点，但又觉得陈的观点还不全面。笔者认为：要使已公开现行文件利用中心与机关档案室工作“相得益彰”，就必须创新机关档案室的服务机制，确立机关档案室在已公开现行文件利用工作中的主体地位，只有这样，才能够适应机关政务信息公开的需要，进一步深化已公开现行文件利用工作。

一、确立机关档案室在已公开现行文件利用工作中的主体地位是完善机关政务信息公开、利用工作的需要

首先，机关档案室开展已公开现行文件利用工作是建立机关政务信息公开、利用工作平台的需要。建设开放型政府，首要问题是要推行政务公开。政务公开的关键是积极推进机关政务信息的公开。政务信息的公开，首先是要公开记录机关政务信息的各种现行文件。而要公开记录机关政务信息的各种现行文件，就要建立一个现行文件公开利用的工作平台。在当前我国市、县、乡级机构人员精简，经济条件并不宽裕的情况下，要求市、县、乡级政府及其组成机关都要重新建立一个独立的机关政务信息公开、利用平台显然是不现实的。而充分利用机关档案室原有的人员、设备和场所，开展以已公开现行文件为主的机关政务信息公开、利用工作，则是完全可行的。它不仅能够促进机关政务信息公开、利用工作的开展，使政务信息公开工作落实到实处，而且是对各级政府及其组成机关政务信息公开利用网络平台的有效补充和完善。

其次，确立机关档案室在已公开现行文件利用工作中的主体地位更符合一般公众对机关政务信息需求的需要。为方便公众对政务信息的需要，中办、国办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》明确要求各级政府及其组成机关要“充分利用政府门户网站、重点新闻网站、报刊、广播、电视等媒体以及档案馆、图书馆、文化馆等场所，为公众获取政府信息提供便利”。但对于一般公众，特别是中西部地区广大农村和城市一般公众来说，有许多因素制约着他们无法通过上述途径去有效地利用政务信息：一是利用网络信息需要一定的设备和操作技术，而广大农村和城市一般公众由于受经济和网络技术水平的影响，他们很难从政府门户网站、重点新闻网站上了解政务信息；二是利用报刊、广播、电视等新闻媒体公开的政府信息具有一定的时效性，而广大农村和城市一般公众则没有保存和积累这些已公开信息的习惯；三是把档案馆、图书馆、文化馆等作为政务信息的平台，虽然是公众获取政务信息的一种长效机制和途径，但又不十分符合一般公众获取政务信息的日常行为习惯。而机关档案室开展以已公开现行文件为主的政务信息公开利用工作，则可以克服上述政务信息公开、利用平台存在的不足。它不仅是建立适应政务信息公开长效机制的平台，而且更加符合一般公众就近、直奔目标的办事行为习惯和对政务信息需求的需要。特别是在乡镇农村，乡镇机关档案室开展已公开现行文件利用工作后，其效果更加明显。第三，机关档案室开展已公开现行文件利用工作能更有效地促进政务信息资源的有效组合，更大限度地满足公众对政务信息的系统利用。根据《档案法实施办法》的有关规定，机关档案室一般都保存着机关近十年来形成的各类档案，这些档案记录着大量的机关政务信息，具有很强的连续性、系统性和专题性，机关档案室开展已公开现行文件利用工作后，可以更有效地利用这些政务信息，更大限度地满足公众对政务信息的系统利用，促进社会的和谐发展。

二、机关档案室开展已公开现行文件利用工作是深化已公开现行文件利用工作的需要

近几年来，在各级党委、政府和档案行政管理部门的高度重视下，各地档案馆相继建立了已公开现行文件利用中心，把与人民群众普遍关心和涉及人民群众自身利益的已公开现行文件、政务信息进行收集、重新组合，并通过多种形式开展利用工作，取得了可喜成绩。但同时我们也应该看到各地已公开现行文件利用中心在运行中也存在着“收集已公开现行文件范围不够宽、数量不够齐全、时效不够及时”的问题。这些问题能否及时有效地解决，关系着已公开现行文件利用中心能否健康持续地发展，关系着已公开现行文件利用工作的成败。要解决这些问题，单靠已公开现行文件利用中心自身的努力是不够的。必须依靠已公开现行文件形成机关，即各级政府职能部门的大力协助才能完成。这就要求已公开现行文件利用中心与政府各职能部门之间必须有一条有效的交流、沟通渠道，去定期督促和提示政府各职能部门按有关规定将已公开现行文件及时、全面、准确地移交给已公开现行文件利用中心。而作为全国档案管理网络中最基础环节的各级政府职能部门的机关档案室完全可以担当此任。一是机关档案室本身就与各级档案馆有着良好的业务关系和交流、沟通渠道，便于档案馆督促、提示，二是机关档案室大多承担着本机关的文书处理工作，对本机关政务信息公开和已公开现行文件情况比较了解，便于已公开现行文件的及时收集和报送。问题是在以往的已公开现行文件报送、移交过程中，机关档案室为何没有表现出乐观积极的态度呢?这主要是在以往的已公开现行文件利用工作中，没有明确机关档案室在已公开现行文件利用工作中的主体地位造成的。客观地讲，基层机关档案室档案员大多身兼数职，如果机关不把机关档案室作为政务信息公开的一个平台，各级档案行政管理部门不把机关档案室作为已公开现行文件利用工作的主体，基层机关档案员就会认为已公开现行文件报送、移交工作是档案员的分外工作，就很难调动基层机关档案员报送、移交已公开现行文件的积极性。毕竟若要开展这项工作，档案员或多或少地是要增加工作量的。而如果机关档案室也承担已公开现行文件的利用工作，那么不仅方便了利用者，而且向当地已公开现行文件利用中心报送文件，就变成了非常轻松的一件事。因此，各级档案行政管理部门只有从深化已公开现行文件利用工作的高度，去重新审视机关档案室传统的工作性质和任务，创新机关档案室的服务机制，及时地确立机关档案室在已公开现行文件利用工作中的主体地位，才能够确保已公开现行文件收集的及时和齐全完整，更大限度地满足人民群众对各方面已公开现行文件利用的需要。

(作者单位：河南省许昌县档案局 河南许昌学院综合档案室 461100)